关于事业单位会计档案电子化管理的几点思考

廖杰常

（中共重庆市开州区委政策研究中心，重庆 405499）

信息技术的发展，使得会计工作已由电算化逐步转向了信息化，财务人员借助高端信息化技术手段，形成了无纸化财务信息，会计档案的形式也相应发生了重大变化，从原来的纸质化记账，到现在利用电子凭证等进行记录。传统档案管理模式紧跟时代发展脚步，不断进行革新。从传统管理模式角度来看，其中缺少对电子档案管理的内容说明，如何有效利用和充分发挥会计电子档案的作用，是事业单位会计档案电子化管理的重要任务。

1 信息化条件下会计档案电子化管理的特征

从信息化条件下会计档案管理和管理的特征上看，主要有四大特征，具体如下。

1）档案信息保存环境要求高。会计档案电子化管理对存储空间的需求不大，但对存储环境的要求较高。档案信息多以硬盘或光盘的形式存储，信息保存的完整性与否，对信息存储环境有一定要求。

2）电子类文档易篡改。会计档案电子化管理不同于传统纸质档案，传统纸质档案一旦被篡改将或多或少留下痕迹，电子类文档则不会留下明显痕迹，无形中降低了档案信息的真实性。

3）档案信息内容丰富。会计档案电子化管理的档案信息内容，不仅包括传统的会计档案内容，如原始单据、报表、记账凭证和账目等，还包括大量的电子数据。

4）档案信息具有共享性和高效性。会计档案电子化管理基于信息化而生，网络信息化给会计档案信息的共享提供了便利，使得两地之间的档案信息传递更为高效和便捷。

2 事业单位会计档案电子化管理的几点思考

1）加强会计档案电子化管理制度建设。会计档案电子化管理离不开制度保障，应该结合会计档案电子化管理的实际需要，完善相应的管理制度，进一步明确会计档案归档、保管、交流、使用、销毁各个环节的制度细则，确保会计档案电子化管理各项工作开展有制度可遵循。首先，要加速推进会计档案格式标准化建设，会计档案电子化管理需要标准化的电子文件作为依据，同时标准化的会计档案也有利于提升档案管理工作效率，便于档案查询。档案部门应与财务部门沟通交流制订既符合财务工作要求，又符合档案管理要求的标准化电子文档，并对产生会计档案的各部门工作人员进行培训，要求各部门在产生会计电子文档时一定要执行相关标准；其次，要制订和完善会计档案电子化管理制度。传统的会计档案管理制度已经很难适应会计档案电子化需求，因此应从会计档案电子化发展的长远角度出发，对会计档案电子化管理制度进行细化，既要借鉴传统会计档案管理的优势和经验，同时也要结合会计档案信息化建设的新问题、新情况，对管理制度进行优化，进而更好地指导会计档案电子化相关工作开展；最后，要加强会计人员的教育和培训，会计档案多来源于财务部门，因此会计人员的能力和素质将直接影响会计档案的质量，在具体人才培养过程中要制订严格完善的教育培训制度，财务部门要加大对教育培训制度的落实力度，一方面，要结合会计档案电子化建设的实际需要，对会计人员的知识结构进行更新，确保会计人员具备专业的档案管理知识和计算机知识，能熟练地运用各种数据和软件对会计信息进行处理，并生成符合档案管理要求的文件；另一方面，要加强会计人员的职业道德教育，进一步提升会计人员的责任感、使命感。确保档案部门保存的会计档案的真实性和原始性。

2）合理使用电子档案。第一，档案人员要主动借助于计算机技术开展档案编研业务，经过有效撰写或整理，进一步展示档案的内涵以及文化，使档案利用人员可以很快获得档案文件里面的关键信息以及知识，为档案利用人员提供良好、全面的信息服务。第二，为保证电子档案的操作简单性以及便捷性，需要借助计算机技术对电子档案的索引目录进行编制，并且认真遵守有关的保密规定，有效查阅以及使用电子档案，关于保密等级的电子档案要通过审批以后才可以开展利用，以此有效保证电子档案的真实性以及安全性，避免档案信息被泄漏，为档案工作的深入发展提供良好的环境。第三，在使用了电子档案以后，也要对档案利用登记表进行认真填写，其中内容涵盖了档案利用者的单位与姓名、查找内容、查档目的与范围等等，进而促进电子档案的合理使用。

3）提高会计信息存储环境安全性。会计信息存储环境的安全性对于确保会计档案电子化管理至关重要。在信息化条件下，会计档案电子化管理，通过营造安全的会计信息存储环境，提高会计信息存储的安全性，防范因为环境问题对会计档案电子化管理带来的风险。其可以从客观上保障会计档案电子化管理工作的开展，在具体做法上，要提高会计信息存储环境安全性。首先，会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，存放电子档案需要防火、防潮、防磁，防止电子数据的丢失和毁损。其次，会计电子档案对环境的依赖性强。会计档案信息以数字编码的形式存储在各种磁性介质上，入库的磁盘都要放在特制的防磁柜中保存，而且对温度还有一定要求，应安装温度感应设备，还要远离易燃品堆放地，以此提高会计档案电子数据的稳定性。

4）提高档案管理人员素质。会计档案记录了事业单位经济事项的活动轨迹，包含了许多重要数据，在单位的正常运行和发展中是不可或缺的。首先要在思想上提高对相关档案工作的重要认识，将电子化管理方式纳入相关从业人员岗位责任制中，防止管理人员在日常工作中出现随意性。其次要开展计算机应用知识、网络知识、通信技术、电子档案管理制度等方面的专题培训。会计档案管理人员通过专题培训，提升对财务软件的基础操作，进一步了解会计电子档案的存放以及管理细则。再次，开展职业道德方面的培训，增强档案管理人员和财务人员的职业道德建设，不断增强责任感、使命感，提升道德素养。最后，要多途径选拔培养复合人才，加强多方合作，提高会计信息管理应用能力。财务部门、档案部门要通过人才招聘、教育培训、交流轮岗等方式培养会计档案管理人才，使一般财务人员和档案人员都可以在会计档案信息化建设和管理方面相互提出需求，建立一支素质过硬、业务过关的电子会计档案管理的专业队伍。

3 结语

档案是人力资源管理的关键性内容，也是人力资源开发以及利用的核心依据。伴随社会经济的飞速发展，对人才的标准要求也逐渐提高，档案管理的重要作用更加凸显。借助于信息化技术强化档案管理信息化建设，是时代飞速发展的必然趋势，是提升资源利用率、及时更新档案信息以及确保档案管理安全性的要求，也是提高人力资源管理水平以及建立和谐劳动关系的核心渠道。因此，一定要有序开展档案管理信息化建设，唯有如此，才可以使管理主体更好地适应社会的飞速发展。