信息时代城建档案查阅利用模式的探索与发展

马静娟

（喀什市城乡建设档案馆，新疆 喀什 844000）

随着信息化的不断发展，在大数据、云计算、移动应用等新形态知识不断加持创新下，“互联网+”作为互联网思维的进一步实践成果，正加速推动经济形态不断演变，从而为改革、创新、发展提供了广阔的平台。城建档案作为城市建设历史的记忆载体，是组成城市多元文化的重要一环，也是城市可持续发展的宝贵资源，在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件等工作中都具有非常重要的作用。因此，如何将信息时代的创新形态与传统档案查阅利用模式相融合，将城建档案查阅利用事业纳入“互联网+”行动计划，令其更好地为城市发展建设服务，是摆在城建档案从业者面前的一道新的命题。

1 城建档案查阅利用现状

随着城市建设发展的不断科学化、理性化，城建档案在城市生活各方面的参与度越来越高，城建档案的利用率也不断提升，近几年来，城建档案查询量、来访量以及12345市民热线等求助量以每年超过30%的速度在不断增长。以某地城建档案馆为例，目前城建档案查阅利用主要集中在以下几个方面，一查阅图纸，包括装修改造、确认工程状况、解决纠纷等用途，约占总量45%；二查阅前期审批文件，包括办理确认产权、办理竣工验收、留档备查等目的，约占总量30%；三政府部门调研，用于办理案件、明晰产权、建设规划研究等目的，约占总量15%；四查阅拆迁、土地及其他部分因各种原因纳入馆藏的文件或单纯业务咨询等，约占总量10%。因此，传统的档案查阅利用模式也越来越需要进一步改进提升，自我优化，以更加契合城市发展的脚步。

2 城建档案信息化建设的现状

1）对城建档案信息化建设认识不足。很多城建档案馆由于城建档案信息建设才刚刚起步，城建档案管理人员对信息化管理的重要意义认识不够，不愿意创新改进工作方式，城建档案信息化管理工作处于薄弱环节。由于地区、城市发展程度以及规模的差异，城建档案的信息化工作也呈现出区域性和内容上的差别。在不认可电子文件地位或者缺乏保障性措施的情况下，许多单位都不敢去使用或不愿意使用电子文件进行业务活动。单位在电子文件管理上也存在许多盲目性，对电子文件管理缺乏正确的认识及科学管理理念。

2）城建档案信息化建设缺乏专业人才。城建档案信息化建设需要专业人员对计算机软硬件进行维护、保养、更新，专业人才在城建档案信息化建设中发挥着极其重要的作用，而现有的城建档案馆很多工作人员虽然在档案管理工作中具有丰富的经验，却不擅长计算机软硬件操作，难以有效完成城建档案信息化建设的具体工作任务。

3 信息时代城建档案查阅利用的探索和发展

1）系统的开发建设和后期维护。首先，一个基本功能完备的城建档案管理系统，既要满足城建档案从接收入馆到查阅利用各阶段工作的需求，又要服务器处理速度够快、存储容量够大，可以根据需求增长不断追加硬件配置模块，以满足日益增长的数字化信息大批量处理及存储数据的需要。在此基础上，系统功能的可扩展性以及软件公司后期维护的保障执行能力至关重要。而以往的软件公司往往更注重前期市场开发，系统一旦交付之后，经常会暴露出后期维护不力的缺陷，修改一次需求动辄需要等几周甚至几个月，这样的维护能力完全无法满足现在信息化高速发展的需要。因此，需要在前期市场调研时选择合适的软件及负责任的公司，将系统从调研到交付运行及后期维护各阶段的指标规定明确写入合同中，并且在系统需求建立阶段，既要明确列出当前需要实现的功能，也要留足未来可能扩展的功能 接口。

2）建立高素质档案管理人才队伍。要加强城建档案的信息化建设，必须造就一批高素质的人才队伍，既要强调政治素质，又要强调文化素质和专业素质。城建档案的工作人员要有强烈的工作责任感、工作使命感，要有城建方面的专业知识，拥有计算机与软件的应用技能，拥有城建档案收集与管理方面的专业知识及技能，加强计算机应用、档案管理、建筑识图、工程管理、工作方法等方面的培训，使城建档案的工作人员从数量型向素质型转变，力求高效多能，以适应新时期城建档案工作的需要。

3）应用系统建设。应用系统能够有效对城建档案中所涉及的信息数据进行采集，结合需求进行处理加工，同时还能够实施管理以及储存传递等各种功能，不断提高档案数字化建设的速度以及质量。因此，要不断完善应用系统的建设，要使其能够与局域网建设以及各单位办公自动化建设共同发展。另外还应该提高数字化管理体系以及相关技术的融合，可以利用扫描技术、数据库技术、数字摄影等各种技术，不断完善多元化的档案信息管理形态，使应用系统更加丰富，加强城建档案内部管理以及外部服务的有效结合，提高城建档案的利用率，充分发挥城建档案的价值。

4）强化城建档案信息化管理的安全保障。首先，城建档案接收部门要做好电子文件接收的检查，确保接收数据的质量，保证电子文件载体清洁、无划痕、无病毒等。其次，归档的电子文件，应按城建档案分类大纲进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。再其次，城建档案部门应加强对归档电子文件的管理，提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守国家有关保密的规定；采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制，自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证电子文件的安全性。最后还要重点关注病毒、木马、黑客等威胁城建档案信息安全的因素，做好计算机和网络的加密和防范。

5）城建档案管理数字化建设需政府支持。城建档案管理数字化建设离不开政府的大力支持，只有政府做好相应的引导，才能够保证树立城建档案信息建设的实际目标，提高相关单位的意识，使他们能够具备一定的责任感，有利于在城建档案数字化建设管理工作中进行统筹规划，提高科技创新能力，不断进行发展。在城建档案数字化管理工作中，还应该着重注意按照标准化以及规范化的原则实施相应工作。政府要结合实践操作推出符合实际的标准规范。城建档案管理数字化建设过程中，也应该积极学习一些优秀的建设经验，不断提高对全国信息化建设的认识，保证带动我国城建档案数字化建设的进程。

4 结语

无所不在的网络会同无所不在的计算、无所不在的数据、无所不在的知识，一起推进了无所不在的创新，并推动“互联网+”不断演进与发展。目前“互联网+”尚处于初级阶段，各领域对“互联网+”还在做论证与探索，这要求城建档案利用服务工作，在以往保质保量服务用户的基础上，不断与时代接轨，进一步做到与时俱进、精益求精。在查档服务工作的各个方面，都保持求新求变的心态，不断吸收先进技术，不断改进服务质量，在创新的时代迈出更新的步伐，进而不断推动城建档案事业高质量发展。