加强学院档案信息化管理的举措

赵悦然

（云浮技师学院总务科（档案管理），广东 云浮 527300）

现代化信息技术的发展以及多媒体技术的盛行，使得高校办公系统更加便捷，优势在于系统更加自动化、无纸化，这种新办公模式已经成为当今办公系统发展常见的趋势。在社会发展的大力推进下，传统的封闭式纸质档管理模式已经不能满足于当前信息资源的共享工作，因此步入现代化信息管理义不容辞，值得高校为此付出行动。再者，学院档案资源信息化管理主要建设的核心就是档案信息建设，以此为基础成为社会共享的目标，那么加强档案信息化管理不仅仅是表面上的客观要求，更是提高学院档案管理服务水平的必经之路。

1 学院档案管理当前现状问题

1）档案载体存档方式没有更新。现代信息化进入教育管理后，除了教育方式需要更迭之外，档案信息也需要换一种方式管理。目前，高校学院的档案采用的依旧是传统的管理方式，纸质管理与实物载体管理，档案载体存档方式没有及时的更新，不仅影响了档案的更新节奏，也大大降低了信息资源的利用率，这是管理工作中失职的表现。首先我们需要了解到学院作为高校中的教学系统单位，责任巨大，所需要转接的信息内容也十分复杂，那么信息的准确率与更新时间十分重要，学院的档案主要是为教书育人服务的，教育过程中不仅仅兼顾科学研究的责任同时还兼备着管理服务。而学生考试材料涉及的内容过多，主要问题是纸质档材料过多，电子单材料占据信息的少数部分，而纸质材料不利于长期保存，容易存在丢失、潮湿发霉，意外损坏等情况发生，最重要的是纸质材料占据的空间过于庞大，而且查阅困难，给工作人员增加了不少工作量，所以一般情况下，学院都会在纸质档材料保存8-10年之后就会销毁，腾出空白给新的存档。众所周知，学院是一个更新替代非常快速的地方，每个学期都会有新生入校，其中也包括转校生，那么加上原来的学生以及新生入学，那么档案存放的问题也更容易爆出弊端，充分显示了传统纸质档案不足之处，而信息化管理技术目前最好的存档方式[1]。

2）资金不足，硬件设备落后，信息化更新速度慢。想要顺应时代的潮流，紧跟信息更迭的过程也需要大量资金的投入，目前，学院档案室设备中主要是以计算机打印为主，其他的智能设备非常少，例如扫描机、路由器等硬件方面的设备都十分紧缺，那么想要实行信息化管理，就需要一个良好的设备环境，连接外部网络是设备必要条件之一，开通内部网络以及信息安全防护之后，信息化管理的计划才能顺利进行。由此可见，设备的完善是当前信息化技术管理的阻碍主要原因之一。

3）学院档案管理制度不全。不管是学校领导还是学校的教职工，想要在原有基础上融入现代信息化管理，需要制定全面的管理制度，高校档案信息化管理相关工作人员都有一定要求，不但需要专业的档案知识，还需要具备现代化信息管理相关的管理技能。目前，高校档案管理人员大部分都是半道出家，要么就是熟人介绍，要么就是学生兼职，缺乏管理的专业知识。例如档案格式不统一，一半是手写一半是电子信息，再者对各类档案没有进行科学分类，资料存放的位置也不统一，最终导致档案管理系统杂乱无章，没有秩序的缺陷 暴露[2]。

4）档案信息管理工作人员认知不足。某些学院的档案管理工作目光短浅，一些领导将大部分时间都投入到学校的经济效益以及教学上管理中，从而忽视了学院核心管理，甚至还错误的将档案信息化建设认为只不过是普通的数字化，虽说信息化可以在很大程度上扩充了传统管理的发展空间，但是这不意味着现代信息化就是要抛弃传统管理模式，诸不知多元化才是信息管理方式的主要管理方向。

2 学院档案信息化管理加强举措

1）传统管理方式与电子档案之间的转变。首先，学院需要一个良好的管理机构，就需要建立统一的管理方式，传统的纸质档案管理方式过于陈旧，暴露诸多弊端，因此学院需要利用数字化技术直接将传统的纸质档材料转化为可被计算机识别的电子档案。传统的纸质档管理工作的对象是实体档案，占据空间大，容易发展意外，转化为虚拟档案便于存放也节省了很大一部分的空间，同时更便利于管理工作人员的操作。例如计算机软件程序要对档案信息进行排序，进行相对应的整体与存取工作，学生考试试卷材料，可通过扫描仪直接将纸质档转化为电子档存入学院的管理系统中，之后进行分类管理，便于查阅。同时，学生的毕业论文以及实习材料也可进行电子档存放，而纸质档也可以另行存放，这样既有纸质档也有电子档，更便于管理人员的查阅，也节省了档案存放的空间[3]。

2）学院的硬件设施与数据库建设需要加强。硬件设施的牢固以及数据库的安全问题首先要做的就是资金的投入，只有加大资金的投入，才能进一步加快硬件与软件设备的建设问题，其中硬件设别就包括数字化设备、图文扫描设备，服务器以及音像设备等；其次是软件设备上的到位，外部互联网以及内部局域网都需要开通网络。最终就是要加强学院数据系统安全上的建设，毕竟学院的数据库也有一些安全机密问题，作为高校档案室的重要组成部分，安全问题格外重要，对接工作不可出现纰漏。

3）高校档案管理工作人员的综合素质需要加强。现代化信息技术以及计算机操作都需要专业工作人员，当档案管理制度更加规范化，管理工作也会更高效。尤其是关于网络科学知识以及相关法律知识的档案的管理工作人员都需要隔一段时间进行综合素质考评，考评结果合格才能正式上岗，避免工作过程中出现纰漏，造成不可挽回的损失。为此，高校可以进行宏观调控，从长远与大局的角度上看发展，在已存档的基础上进一步完善档案信息，并且更严格更具有规范性，使档案信息有章可循，避免出现不协调性的矛盾。同时，高校在管理工作这一块可以进行内部协调，学校档案部门人员都需要积极地参加电子管理信息课程建设的培训，各个部门之间进行有效衔接，借助网络进行信息共享，也间接的为其它部门提供了更高效性的 服务[4]。

3 结束语

学院档案的管理工作作为高校重要的组成部分，也是教学不可忽视的一项重要工作，在现代信息化建设新平台新视野的引导下，也对学院的管理制度提出了更高的要求与挑战。想要做好高校档案信息化管理工作，就必须要从认识自我开始，提高制度的规范标准，不管是硬件还是软件设备都需要受到高校的关注，只有为学院档案信息管理建设提供了充足的动力，才能更好地为社会服务，同时，学院档案信息管理的进程也对高等教育的可持续发展也存在着重大意义。