关于高校学生档案实现数字化转型的思考

葛春晖

（上海工商外国职业学院，上海 200000）

1 传统纸质档案的主要弊端

1.1 档案制作繁琐复杂

建立个人档案是一个严肃且复杂的积累过程。一份档案的形成，要经过资料采集，去伪存真、审核把关、分门别类、综合制作等多个环节，档案并不是把原始材料简单地汇总集合。尤其在学生毕业阶段毕业生的档案整合和转移工作面临要求高、时间紧、任务重、涉及面广等主要特点，要耗费大量的人力物力。

1.2 信息采集迟滞落后

在一般情况下，通过学生基本信息登记，只能满足简单的检索要求，无法发挥数字化人工智能、量子信息、大数据、云计算、互联网等优势，失去及时便捷的功能。信息化是迈向智能时代的一个重要环节，以数字化为基础的智能化发展无疑是我们推进学生档案数字化转型的一个有利契机。

1.3 档案传递方式落后

高校毕业生档案传递方式，从最初的机要文件传递发展到了今天用EMS学生档案专递投递。虽然传递主体发生了变化，但经过这几年的实践不难看出：在安全性方面EMS不如投递渠道相对封闭的机要通信，在经济成本上机要通信费用低于EMS；但在便捷程度上两者显然不如智能化的方式。

1.4 材料消耗数字惊人

高校毕业生的档案除了记录在校期间的学习轨迹、奖惩情况、身体状况等，还包含初中、高中阶段的学习情况。一个学生从初中高中到进入大学，每一次身份的变换都要更换一个新的学生档案袋。一个高校在校学生动辄数千上万人，每年要更换的档案袋、封条之类损耗品，单单消耗牛皮纸袋就是一个巨大的数字。据统计，每用纸1千克，就会排碳3.5千克。学生档案数字化后，可大福减少碳排放量，更符合绿色发展观念。

2 数字档案的概念及其优势

2.1 什么是档案数字化

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，将传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。所以档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。

2.2 数字化转型已成为当今社会发展的新亮点

《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》把“加快数字社会建设步伐”列入形成强大国内市场，构建新发展格局的一条重要远景发展目标①。我们从出席会议的人大、政协代表的发言中，可以看到数字化转型正深刻改变着我们的生活方式、社会关系、社会形态和治理环境，充分意识到加快数字化转型，让数字经济大跨步迈进的必要性紧迫性，在举国努力打造数字化时代产业链应用生态的大背景下探索高校学生档案数字化转型已成为必然。

2.3 有利于人才的选拔与培养

高校学生档案实现数字化转型后，可以将收集捕获的有价值的信息资源，分门别类地通过与网络相互连接，建立分布式、跨地域的有序信息资源系统，以用户需求为中心，向社会提供各种服务。从而使“死”档案成为“活”档案，最大程度发挥档案的作用，让档案真正成为可供全社会共享的资源之一。当前我们面临的基本情况是：一方面每年都有数百万高校毕业生迫切寻找就业机会，另一方面国家在高新科技，核心制造业，综合治理等各领域急需。招聘各种有用人才，实现从制造大国向制造强国的发展。采用大数字方式能实现跨地域、跨部门、跨等级的统筹协调。高校毕业生档案数字化平台的建立可以从满足国家发展需要的角度向各行各业提供有力的人才资源保障，最大限度发挥人才的自身优势，形成个人创业与国家进步的双赢氛围。而档案数字化最大的优势是使人才选拔与培养工作更方便快速，真正实现人尽其才。

2.4 有益于提升院校办学水平

实现学生档案数字化转型，对学校自身来说可以通过大数据分析，清晰地看到哪些院系的毕业生就业率高，哪些专业的毕业生就业比较困难，能否依原专业方向就业。也可以进一步分析教学质量的高低，管理部门存在的问题或不足。学校在推行学生档案数字化过程中，可不断提升学校的整体教学、管理水平，也可以根据此及时调整院系的设置或招生人数的增减，甚至可调整师资管理人员的岗位。对上级管理部门而言，可通过学生档案数字化平台及时掌握学校的各种动态，采集各种所需的数据，极大地减少各种报表、报告及文字图片影像资料的上报，既提升了工作效率，又大幅降低了学校的工作压力。同时对办校的发展方向予以指导。

2.5 有助于实现学生信息资源共享

人事档案与其他档案一样，因其保密性、时效性等因素带有一定的神秘性。在一般情况下许多重要内容无法实现资源信息共享，从而使学生档案信息常处于长期封闭的状态。学生档案信息资源共享包含三方面需求：一是学校内部各教学管理等部门的需求。每个学生档案的形成，离不开学生处、教务处、保卫处、征兵办、各院系、党团组织等部门提供的各种信息。实现数字化转型后可方便这些职能部门通过数字平台及时查阅。由于校园网络覆盖了各职能部门，这就实现了档案部门与相关管理部门的信息链接。与此同时各部门也可对档案进行有效的监督管理，对档案资源的采集、整理、缺失等问题能及时发现并予以补充完善，从而进一步保证了档案的质量。二是学生（包括学生家长）也有了解自己（或子女）的学习信息需求。实现数字化转型后，学生或家长可通过一定的权限，运用手机电脑等电子设备远程查阅自己的信息，这就避免了直接查阅纸质档案的不便和繁琐的审批手续。三是社会相关单位。如教育主管部门、人才交流中心、社会保障系统、部队或者是企事业单位，通过档案数字化平台可以直接查阅或多次反复查阅所需信息，真正实现信息共享，档案的使用价值也能充分得到体现。

3 实现档案数字化转型的基本构思

3.1 逐步实现档案从纸质向数字转换

构建数字大平台是个复杂的系统工作，在尚未全面实施推行的情况下，可先将在校的学生档案进行初步的数字化转换工作。建议由档案部门牵头，整合全校各有关部门的力量，采用先易后难，先简后繁的原则分步实施。在此基础上，今后新产生的档案信息可采用“谁提供，谁负责”的原则，一律采用数字化的方式录入系统。数字档案在形成过程中难免发生更新替换等修改过程，为此要设定一个管理办法，确保不发生数据的丢失、篡改或泄密等意外情况发生。

3.2 运用信息技术，构建学生档案信息模块

构建学生档案大数据平台，可借鉴上海市教委组织部党务管理信息系统的思路，其主要包含系统构架，系统管理两大模块。在系统管理模块下再分设2个分支模块：设置管理模块和查询模块。管理模块属于内网范畴，供本校相关职能部门输入学生在各个阶段的必要信息，也便于查阅。查询模块也分两个部分：即个人查询模块和对外查询模块。个人查询模块满足本校学生查阅自己个人信息需求，对外查询模块主要用于向社会用人单位等提供相应信息。查阅者根据需要进行有针对性地选择。在实际操作过程中也可以根据需求，增减其中分支模块的设置。

3.3 数字的安全保障

构建大数字平台后，信息安全保障是一个重要环节。制度保障、人员保障、技术保障。建立一套包括满足于大数字运用管理各个环节的保障制度，其中设定相关工作人员的工作职责与权限是最基本的前提与保证。人员保障是需要培养一批政治素质高，信息素质强，网络技术硬的档案管理人才队伍，技术保障主要包括数字平台的合理设置，系统的日常维护及风险防范。在安全防范上，可通过身份验证，密匙管理，防火墙等手段，有效阻断外界攻击，防止信息外泄。此外，数据大平台应有备份，防止因意外导致数据丢失。

3.4 档案的查阅与传递

学校内部有关人员需要查阅档案时，可根据管理模块设置的权限操作。学生或校内老师需要自查信息时，可采用如指纹识别、人脸识别等方式。外校有关人员需要查阅档案时，可在查询模块中设置申请阅档电子表或提交阅档函，按要求填制经批准后，通过短信验证码登录，而系统仅提供申请对象的资料。

在档案传递模块，申请单位先填写传递申请表，提交调档函后由学校档案室加密传递，收档单位在确认查收后自动反馈“确认收悉”，传递工作便可完成。

4 结语

当今社会正步入数字化经济时代，数字化正时刻改变着生产生活方式、社会关系、社会形态和治理体系。而深化教育改革的根本目的，是培养与造就国家急需的人才，让高校学生档案脱去神秘外衣融入当今大数据时代，这对各高校来说不但是一个全新的挑战，更是一个深化教育改革的良好契机。

注释

①引自《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》第五篇《加快数字化发展，建设数字中国》