国企档案信息化管理的构建思路

刘嘉盛

（梧州市工程咨询有限公司，广西 梧州 543000）

档案管理为国有企业战略运营和可持续发展提供了十分重要的基础保障，因此是国企管理体系中不可或缺的一部分。但是以往传统的档案管理工作需要耗费大量的企业资源，包括人力、财力和物力，但档案管理的工作效率却始终得不到保障，无法让档案管理的工作价值充分地发挥出来。通过信息化管理，能够改善以往档案管理中的不利局面，有效提高其工作效率，不仅可以节省大量企业资源，还能够提高资源共享的效率，为国有企业实现现代化建设提供了动力支持。

1 档案信息化管理建立的必要性分析

1）提高档案管理的工作效率。信息化管理具有高效、便捷、共享的特点。随着互联网时代的到来，各行各业都陆续实现信息化办公，国有企业的档案信息化管理也是时代发展的必然选择。利用计算机和信息技术，可以把传统的纸质档案变成电子档案，有利于企业各种信息数据的收集和储存，极大地提高了档案管理的工作效率，同时也有利于信息查找、避免纸张的丢失、浪费；并且电子档案不需要像纸质档案一样维护，为企业节省了一定的管理成本。除了可以有效提高档案管理的工作效率，同时还能节省人力资源，在提高工作效率的同时，还能够明显降低档案管理人员的工作压力。除此以外，运用计算机进行档案管理，还有力信息资源的搜集、共享，实现远程的信息共享，这也是以往纸质档案无法实现的。

2）确保档案管理的准确性和有效性。企业档案管理的价值就是能够保证在既定时间内，使用者可以拿到相应的档案资料，便于信息调查及资料参考。因此保证档案资料的时效性也是档案管理的工作内容之一。过期档案更多的是作为历史信息被保存起来，实际的利用价值较低。另外，档案信息还必须保证信息数据记录的科学合理性，信息化档案保存的信息记录，是不可更改的，因此很好地避免了信息数据人为修改的可能性，从而保证了档案信息的准确性。

3）实现远程信息共享。随着社会经济的持续发展以及时代的进步，各行各业都在快速发展，这不仅是企业自身努力的结果，同时也是由于企业相互间不断的交流合作，促进了各自的发展和进步。当前我们正处在一个开放、包容、合作的时代当中，在此背景下，企业相互间的沟通交流不论是频次，还是效果上来说，都得到了极大的加强。在互联网技术和计算机技术的运用下，我们实现了远程信息共享。企业再不需要用厚重的档案资料才可以进行相互间的沟通交流，档案信息化管理能够有效促进企业相互间的信息共享和远程交流，让信息资源得到高效应用，不仅积极推进企业的共同进步，同时还能够强化企业上级对下级部门的监管力度。

2 构建档案信息化管理的实施路径

1）做好硬件建设。部分国有企业在开展档案信息化管理的过程中，只是利用计算机和互联网技术，进行各种文字、数据、图形、表格等信息采集，而对于计算机各种硬件设备的重视度不够，甚至会出现一台计算机使用好多年的情况。计算机硬件、软件系统得不到及时更新，都会对档案管理造成严重影响。要想做好档案信息化管理，首先要做好信息管理的硬件设施建设，搭建一个良好的档案管理运行平台，同时还应加强对计算机、网络线路维护人员的购入。因此，企业除了要选择质量过硬的计算机，及时更新信息管理的硬件设备，才能确保档案信息化管理的顺利实施。

2）加强纸质档案更新管理。随着国有企业相互间信息交流的加强，很多业务工作变得更为复杂，企业在开展档案信息化管理的同时，还不可以将纸质档案全部摒弃。企业的所有信息资料都需要有电子档案和纸质档案记录。档案信息的记录和计算机录入都是根据原始的纸质信息数据而来，因此，纸质档案记录的准确程度直接影响着档案信息的准确性。如果没有原始资料进行核对，企业的电子档案也得不到有效管理。首先，要不断更新纸质档案，及时清除掉那些没有价值或错误的档案，纸质档案必须要保证姓名、时间、身份信息和内容等记录的完整准确。其次，还应运用新型管理手段对纸质档案进行管理。特别是对于涉及国家绝密、机密和安全信息的档案资料，可通过专人专管、分层管理等方式，保证信息资源不被泄露，进一步提高国有企业纸质档案的管理效果。

3）开发建立档案管理软件系统。由于不同国企的工作本质也各不相同，大体可以分为管理类和技术类。因此国有企业在开展档案信息化管理时，有必要根据自身的行业属性来实施管理，这样有利于提高档案管理的效率。而每个国企在开展档案信息化管理的过程中，都需要根据行业和不同的部门，开发创建多种档案管理的软件系统。比如扶贫开发所用的大数据系统，社保行业中的三核管理软件系统等。不同的软件系统能够对应处理相应的电子档案信息。要想做好这方面的工作，首先必须要保证电子档案录入的准确性，对于较为复杂的档案管理软件系统，越是要认真对待。其次，要及时更新升级软件系统。升级更新后的档案管理软件系统，有利于企业档案管理工作效率的有效提升。最后，要不断加强对档案软件系统的开发、创建。信息技术的飞速发展，给社会生产带来日新月异的变化，因此企业所用于生产制造的计算机也必须不断优化升级，相应的各种管理软件也必须及时升级。

4）提高档案管理人员的专业素质。不论是国有企业对档案管理软件系统的开发、创建，还是保证企业网络线路的安全性，都需要由高素质的专业管理人才来实施管理，才能够确保企业档案信息化管理的顺利开展。比如企业需要搭建局域网共享平台，或者行业内软件管理系统出现故障等导致无法查阅档案、出现系统瘫痪等情况，如果企业管理人员不具有较高的专业技术，就需要外聘技术服务商来帮助解决。因此提高企业档案管理人员的专业素质是非常有必要的。首先，企业应通过交流学习、培训等方式不断提高管理人员的理论知识和技术水平。档案管理人员必须能够熟练掌握企业的档案信息化管理系统，并且还要进行管理软件系统的研发、升级和推广。其次，要加强档案管理人员的职业素养。档案管理人员不仅要具备专业技术，还需要具有良好的职业素养，他们在工作中不仅要录入档案、做好档案更新、维护工作，还需要随时为企业其他工作人员提供相应的档案信息资料。因此工作人员档案信息录入的和维护的准确性都会直接影响到档案信息的使用效果，如果由于录入不及时或不准确导致信息错误记录，并没有及时加以改正，就会给企业和个人带来不可挽回的巨大 损失。