浅谈科技档案数字化处理策略

董 野

（航天材料及工艺研究所，北京 100076）

科技档案是指在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，是科研生产活动全过程的真实记录。在信息技术飞速发展的今天，传统科技档案管理模式已经无法满足科研生产及技术研究的需要，必须改变以往传统管理模式，寻求新思路，探索新方法，走数字化与网络化之路，推动数字化档案馆（室）建设，最大限度的实现科技档案信息资源共享，以满足科研人员的需求，更好的服务于科研生产。

1 科技档案数字化处理的必要性

1.1 推进数字档案馆（室）建设的需要

数字档案资源建设是数字档案馆（室）体系建设的重点任务，也是保证数字档案馆（室）发挥效用的基础性工作，从传统档案资源管理到数字档案资源管理是新形势下档案工作的重要转型升级，而科技档案数字化处理是科研院所数字档案资源建设不可省略的关键步骤。利用现代化技术手段及设备对馆藏科技档案通过扫描录入等手段加以数字化处理，将传统载体的信息转变为文本、图像等数字格式的信息，形成数字文档，载入档案数据库，不断提高档案信息数字化率，进行电子原文保管、利用及信息共享，实现业务数据数字化、电子化和网络化，完善档案信息数据库，为数字档案馆（室）建设奠定坚实基础。

1.2 对科技档案原件的保护有着十分重要的意义

科技档案数字化处理有利于档案原件的保护，尤其对于保存期限较长的档案文件，数字化处理将为其提供更好的保管及利用条件。科技档案由于形成及保管期限时间较长，在查阅过程中，往往会导致纸张的破损，不利于档案原件的保护，而纸质档案经数字化加工处理后转化为电子档案，利用者可直接查阅电子档案，按需要打印输出即可，避免了因反复翻阅原件档案而造成的纸张损坏，有效地保护了档案原件。

2 科技档案数字化处理策略

科技档案数字化处理是一个系统化工程，为了确保数据资源建设的质量，做好前期准备工作、统一扫描工作方法、载入数据库的档案资源收集加工与整合、检查全文图像、数据上传与保管利用、信息安全控制等每个环节都至关重要。

2.1 做好科技档案数字化处理前期准备工作

首先，完善科技档案数字化处理各项管理制度，使数字化建设有法可依，有章可循。包括制定方案及规划，明确数据分类及时间节点、加工方式、步骤，以及档案数字化处理后的数据库信息安全管理、数据库信息的网络存储、离线备份和灾难备份与恢复等。其次，基础设施的准备。应设置独立的数字加工场所，还要配备计算机、刻录机、存储介质、专门进行数字化处理的扫描仪器等。再次，确定数字化加工形势。数字化处理工作除采用企业自主加工方式外，也可采用“业务外包”方式，联合具有相关档案数字化加工处理资质及保密资质的公司，遵循规范化、成本效益、分层优先原则，对库存纸质文件进行批量数字化加工处理。最后，人员的准备。设置专人专岗负责档案数字化建设工作，数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。

2.2 加强科技档案资源的收集、加工与整合

档案资源的收集、加工与整合是科技档案数字化处理工作的基础。首先结合工作实际，筛选有价值的科技档案信息载入数据库，确定文件著录项、字段长度和内容要求，如有错误或不规范的案卷题名、编制日期、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。其次，按类别进行卷内排序，如科研类档案卷内文件应按照课题准备立项阶段、研试阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段进行排序。管理类档案卷内文件应按事由、时间或重要程度等进行排序。另外卷内科技文件排序应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。有印刷品的一般放在案卷最后排序。

2.3 统一科技档案数字化的扫描工作方法

统一科技档案的扫描工作方法，有利于提高档案数据库的规范性，为后续电子文件检索、利用奠定基础。根据档案幅面的大小，如A1、A3、A4等，应选择不同规格的扫描仪，按照案卷排序，遵循档案原件内容进行扫描，彩页和黑白页必须和档案原件一一对应，其中，档案封面、硬质纸张及超过A4大小纸张需采取单页扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，纸质状况好的档案可采用高速扫描方式，以提高工作效率。并且要规范格式要求，存储方式、访问机制、检索方式。

2.4 加强科技档案数字化加工后的全文图像质量检查

科技档案全文图像的质量是衡量科技档案全文数据库建设质量好坏的重要指标。因此，要对图像偏斜度、清晰度等进行质量检查，发现不符合全文图像处理要求时，应重新进行图像处理。如由于操作方式不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时进行补充扫描并按其相应条目正确上传图像。并且还需要对图像数据进行检查，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。

2.5 加强科技档案电子数据的上传及备份管理

科技档案数字化处理完成的文件目录与图像数据，经档案管理人员确认“合格”后，应通过综合档案管理系统及时上传到数据服务器端，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，以及批量、快速挂接。以纸质科技档案目录数据库为依据，将每一份纸质科技档案扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件目录下，要认真核对每一份图像文件的名称、页数等是否正确。并且验收合格后的完整数据应及时进行备份。为保证数据安全、准确，备份载体的选择多样化，应采用多套备份，并注意异地保存。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

2.6 加强科技数字化档案的信息安全控制

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和信息系统环境的复杂性，使数字档案信息安全问题日益显现出来。因此，必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证数字化科技档案信息的安全性。由于科技档案比一般的档案更具有保密性和安全性，所以对科技文件的检索、浏览、下载、打印均应进行权限设置。要增强档案安全意识，对于信息化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于密级较高的档案，原则上不进行数字化处理，可采取其他保护和复制措施。

综上所述，科技档案数字化处理工作是一项长期的任务，具有一定的复杂性，因此要建立健全各项规章制度，做好数字化建设的基础工作，严把质量关，保证数字科技档案在检索、利用过程中的查全、查准率，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时科技档案数字化建设将极大促进科技档案信息资源的开发利用，促进档案部门管理方式的改变，对于推动档案事业的改革和创新，加快数字档案馆（室）假设，迎接新时代的挑战都有着十分重要的意义。