关于电子档案管理的思考

程 虹

（新疆维吾尔自治区煤田地质局，新疆 乌鲁木齐 830091）

目前，我国已经正式进入了信息时代。信息网络技术的广泛使用给我国的很多行业带来了很大的冲击，资料信息的收集和整理工作变得越来越重要。在档案管理工作中，电子档案已经应用到现在的档案管理中，这一应用优化了档案管理工作的流程，在进行管理时更加便利。企事业单位采用电子档案管理，极大节约了查找档案的时间，更有力地推动企事业单位地发展。

1 开展电子档案及其管理工作的必要性

1）随着科学技术的不断进步，网络设备逐渐普遍应用于人们的生活工作中，传统的各种纸质文件资料等逐步被以网络信息数据的电子样式取代，电子档案应运而生。在电子档案刚刚起步阶段，我们常常还按传统的档案管理理念，通过打印的方式，把档案资料保存起来。《电子签名法》的正式实施使得电子档案与纸质档案同等重要，随着慢慢地发展，电子档案的应用以绝对优势压倒纸质档案，推进档案管理工作的变革。

2）开展电子档案管理工作，是当前社会经济发展的必然要求。在社会经济背景下，开展电子档案工作，不仅能够提高档案管理水平，还能满足当前科学技术的需要，利用信息技术能够更好地为人们服务。

3）电子档案实际工作过程中，工作人员能够把原有的档案信息进行有效的整理归类，同时把大量的数据整合起来，通过检索就能找到相关信息，在一定程度上减少了工作人员的压力。此外，电子档案可以随着资料信息的变动，随时增加或修改信息，保持档案的完整。电子档案管理工作使得档案管理更加便利，有助于档案信息的使用，防止因频繁的借用归还造成档案的损坏和丢失等。

2 电子档案管理在实际工作中的问题

1）电子档案管理专业化水平不够。我国的电子档案管理工作是一项比较复杂的工作，需要使用信息技术进行档案管理，这就要求工作人员必须要有较高的信息技术和网络应用技术，才能胜任这项工作。所以必须要建立一个健全的电子档案管理体系。但是，就目前的电子档案管理工作中，档案管理人员对电子档案工作和作用没有足够的认识，仍然沿用传统的管理办法，不利于提高档案管理的效率。

2）电子档案的真实性有待提高。档案管理的目的是满足管理和使用，档案的真实性是非常重要的。如果档案信息与现实不符，就会造成不好的影响。在实际工作过程中，如果档案人员操作问题会引起档案信息的错乱，就会影响档案信息的真实性，不能为查找人员提供完整的信息资料，影响管理工作的工作成果。

3）电子档案信息在应用时有所制约。在进行档案信息的查找工作时，想要获得哪个部门的信息，就需要去到哪个部门，各部门的档案都归各部门内部整理。这样造成了档案的分散和单一，如果想要获取全部资料，需要花费大量的时间和精力，在查找和整理资料上不利于工作的开展，从而影响了正常的工作效率。

4）电子档案管理人员的业务技能素质偏低。在实际工作过程中，单位工作人员业务知识学习不精，素质偏低，缺乏一定的专业技能，导致电子档案管理工作整体质量不高。

3 推行电子档案管理的措施

当今世界已步入信息化的时代，档案管理面临改革，电子档案及其管理工作是未来档案发展的方向和趋势。要做好档案的管理工作，应当全面提高档案的管理服务意识，将电子档案及其管理工作作为一项重要任务来完成，充分认识电子档案及其管理工作的重要性。借鉴正式文件管理的方式和方法，从根本上提高电子档案及其管理工作的工作效率和质量，具有非常重要的现实意义。

1）建立健全的管理体系。在日常管理工作中，需要建立健全的管理体系。一是建立相关管理制度，在制度中规定出工作中的具体操作流程，要求所有工作人员严格按照规范流程操作，不得出现纰漏。同时明确每个岗位工作的岗位职责，在规定时间内完成本职工作，如果出现个人工作岗位调整，要严格做好工作交接，计算机的更迭等。二是应当关注电子档案的管理工作，定期组织培训，提高档案工作人员的工作积极性，树立正确的管理意识。三是还应当针对具体的档案管理工作内容，设立相应的奖惩措施，使工作人员能够自觉约束自己的行为，在工作中互相监督，及时发现档案管理工作中的不足之处，并及时整改。

2）保证电子档案的真实性。电子档案的管理工作在单位的发展中发挥重要的基础作用，必须保证电子档案是真实有效的。一是电子档案管理人员在进行文件维护与归档时，应在归档前认真辨别信息，在文件归档后不得篡改或破坏，确保文件在整理过程中不能遭到损坏。二是单位应当负责档案文件的内容与现实情况相符合，保证档案的真实性。档案管理工作人员应防止归档后的档案被误用，维持档案的原始形态，从而维护档案信息是真实有效的。三是为了避免电子档案的遗失风险，应当对电子文档进行备份，加强档案的管理，为档案信息的真实提供原始数据保障。

3）加强管理，实现资源共享。在实际工作中，电子档案具有特殊性。它是由一个个单位档案组成的，每个单位档案之间有联系又有区别，为了使得人们查找工作过程中更加便利，可以利用互联网技术，建立信息共享平台。以单位为主，把档案信息整理成查找目录，查找内容设置权限，这样既提高了资料信息的安全性，同时实现了档案信息共享，提高了整体的工作效率。

4）加强对电子档案管理人员的培训。电子档案的工作人员必须具备专业的理论知识和技能，才能在工作中发挥更大的作用。因此，要加强对档案管理人员的培训，通过持续的培训，使得工作人员的知识内容不断更新，适应现代档案管理的工作需要，同时提升自身的综合素质。

5）运用先进的信息技术。电子档案的信息是大量而繁杂的，如果单纯依靠人力，是非常不现实的，所以要将先进的信息技术与电子档案管理工作有机结合起来。同时在保证电子档案真实完整安全的前提下进行相应的技术创新，在档案管理系统应用电子签名、电子检索、原始数据采集等技术，使用格式转换、电子档案通用浏览器等进行电子文件的管理和长期保存工作，提高电子档案管理工作的效率。

4 结束语

综上所述，电子档案管理是发展的一项重要工作，是现代社会经济发展背景下的一项重要工作。我们可以通过建立健全的管理体系、保证电子档案的真实性、加强管理，实现资源共享，加强对电子档案管理人员的培训、运用先进的信息技术等措施来提高电子档案管理工作的效率和管理水平，推动单位经济的有序发展。