现代图书馆纸质档案数字化管理的新思路

丁华英

（商丘工学院，河南 商丘 476000）

在现如今时代背景下，图书馆越来越受到人们的广泛关注，而在时代不断发展的背景下，图书馆纸质档案管理模式也在经历着数字化的改革，也只有落实数字化管理，这种情况下才能够有效提高图书馆纸质档案管理工作质量以及工作效率，才能够保证图书馆获得更好发展，由此能够看出，加强现代图书馆纸质档案数字化管理至关重要。为了能够使得图书馆纸质档案数字化管理充分发挥其作用价值，一定要注重加强分析探究现代图书馆纸质档案数字化管理。

1 现代图书馆纸质档案数字化管理的基本现状

其一，现代图书馆纸质档案数字化管理概念。图书馆纸质档案的数字化管理，一方面就是指将图书馆当中的纸质档案借助与现代化信息技术等等技术手段将其转变成为电子形式，在此基础上将电子形式的纸质档案存储起来，以此就能够达到更加方便阅读，运用等等实际目的。另一方面，就是指将图书馆当中的珍藏书籍或者是读者的相关数据运用现代化信息技术，以数字化的形式存储起来，进而为查找相关数据以及管理工作的开展奠定良好基础，还能够做到强化存储效果。在现代化背景下，图书馆纸质档案数字化管理存在着系统化特点以及无纸化特点，这种管理方法具备查找档案资源更加准确、方便以及快捷的优势。

其二，图书馆纸质档案数字化管理的重要意义。在数字化管理支持的背景下，人们可以通过相关检索工具直接搜索到自己想要的档案信息，不仅如此，在此过程中档案管理工作人员能够更加清晰的掌握图书馆内的档案信息，并且还能够做到大程度提高归纳工作质量以及工作效果，除此之外，档案管理工作人员还能够做到更加详细及时的掌握读者的身份信息。

2 现代图书馆纸质档案数字化管理的新思路

2.1 管理制度科学化严谨化，体现档案数字化管理优势

要想能够将图书馆纸质档案数字化管理的优势充分体现出来，首先要做到的就是构建一套科学严谨有效的管理规章制度，在这其中包括：设备管理方面、工作人员考勤等等各个方面。针对图书馆的管理工作而言，实际上国家已经颁布了与其相关的法律法规，这种情况下也就意味着在构建完善管理规章制度的过程中一定要建立在国家相关法律法规的基础上。其次，将管理工作人员的管理工作责任以及工作量进行科学合理的划分。其三，针对图书馆纸质档案数字化管理而言，需要运用到相关的信息设备，而想要保证这些信息设备能够充分发挥作用价值，做到正常运行，那则需要定期的开展信息设备的检验维修保养工作，并在此过程中应做到不要遗漏任何一个小问题。其四，切切实实严格的落实管理工作人员考勤制度。其五，构建完善的激励制度，在此基础上能够做到激发管理工作人员的工作积极性以及主动性。其六，管理工作人员一定要做到及时针对自己的传统工作理念进行更新转变，进而做到与时俱进，并能够做到充分意识到图书馆纸质档案数字化管理的重要性。其六，充分重视信息设备的更新工作以及保护工作，并建立在此基础上制定与其相关的安全制度，具体而言，就是要保证信息设备的安全以及档案的安全。

2.2 加强管理工作队伍建设，积极开展培训教育工作

管理工作人员是开展图书馆纸质档案数字化管理工作的基础，同时也是整个图书馆档案管理工作最为灵活的一部分工作内容，也是最容易产生改变的一个方面，而想要能够保证图书馆纸质档案数字化管理充分发挥作用价值，保证管理效果，那么就一定要重视构建一直工作能力强，工作水平高的专业管理工作队伍，以此为开展图书馆纸质档案数字化管理工作奠定良好的基础。在此基础上，首先应做到积极引进具备较强信息技术运用能力的专业型管理人才[1]。其次，需要针对管理工作人员开展培训教育工作，以此实现转变工作人员的传统工作理念，使得管理工作人员能够做到熟练运用系统、软件以及相关信息技术。再次，鼓励管理工作人员自主进行相关知识的学习，同时加强管理工作人员以及管理工作人员之间的沟通交流，这种情况下能够逐渐形成一个积极并且有效的学习平台，还能够营造良好的学习氛围。最后，图书馆还可以积极与图书馆管理专业进行合作，这种情况下能够实现不断吸收专业的优秀毕业生，在此基础上还可以为高校图书馆管理专业提供实习场所。

2.3 加大管理资金投入力度，奠定良好数字化管理基础

针对图书馆纸质档案数字化管理来说，一定要建立在充足资金的基础上，这种情况下也就意味着需要加大资金的投入力度。在此基础上，图书馆可以选择运用多种多样的资金众筹方式来众筹资金，例如：吸引相关企业或者是社会人士加大对于图书馆的资金支持。建立在充足的资金支持基础上，能够引进各种先进的管理设备以及管理软件、管理技术等等。另外，在进行图书馆纸质档案数字化管理的过程中，传统的管理理念已经不能够满足数字化管理要求，这种情况下也就意味着应强化更新管理工作人员的管理理念。

2.4 强化管理人员档案意识，构建完善档案管理规章制度

图书馆档案管理工作人员一定要能够意识到档案资源的重要意义，档案资源的宝贵性，这种情况下能够使得档案管理工作人员从根本上重视档案管理工作，在此基础上档案管理工作人员还需要重新审视图书馆纸质档案数字化管理的重要意义，从思想的高度上重视以及意识档案管理工作，做到突出档案意识[2]。除此之外，还需要构建完善的图书馆纸质档案数字化管理规章制度，此规章制度需要建立在数字化管理的基础上加以制定，进而保证规章制度能够满足数字化管理要求。完善的图书馆纸质档案数字化管理规章制度能够保证管理工作顺利有效开展，是做好图书馆纸质档案数字化管理工作的基础保障。

2.5 强化管理人员数字意识，有效提高数字化管理效率

在现如今时代背景下，科技以及经济获得了迅速发展，进而促使信息技术在各大领域当中获得了广泛的运用，并且已经取得了良好的应用效果，电子文件越来越多，电子文件的种类越来越丰富，因此，档案管理信息化需求越来越高，在此基础上纸质档案管理工作或者多或者是少都会出现一系列的相关问题。而在电子化管理的支持作用之下，档案管理工作人员能够在计算机设备上通过相关检索工作搜索自己想要的档案资源，具备非常精准的搜索精准度以及非常高的搜索效率。不仅如此，在此基础上运用互联网还能够实现档案分享以及档案收集，这种情况下能够做到大程度上降低人力资源以及物力资源运用，使得数字化管理效率有效提高[3]。另外，图书馆还可以将一些非保密性的档案资源实现公开，这种情况下能够使得档案资源的使用效率大程度提升。想要强化管理人员数字意识，那么还需要加强在图书馆当中宣传纸质档案数字化管理。图书馆领导人员一定要注重加强重视图书馆纸质档案数字化管理，并积极引导档案管理人员开展数字化管理，这种情况下能够做到提高档案管理工作人员对于数字化管理的重视。

2.6 积极运用信息管理系统，科学系统实现数字化管理

落实图书馆纸质档案数字化管理，那么首先要做到的就是积极运用信息管理系统。在此基础上，其一，可以运用信息管理系统提高图书馆档案管理工作效率。数字化的信息管理系统运用能够做到迅速的采集到具备一定价值的信息资源，在此基础上信息管理系统还能够根据这些信息资源将其进行处理以及存储，信息资源存储具备非常高的安全性，并且还能够非常容易实现备份，还存在着查询简单快捷的特点。为了能够充分发挥出信息管理系统的优势，一定要注重积极提升信息管理系统的等级，积极更新信息管理系统。不仅如此，为了能够保证档案资源的安全性，在运用信息管理系统的过程中，一定要运用到相关安全防护技术保证档案资源安全[4]。其二，为了能够做到科学系统的实现图书馆纸质档案数字化管理，在此基础上一定要注重构建科学的档案管理系统，保证任何档案资源的查询都能够做到有迹可循。除此之外，为了能够将图书馆以往封闭局面得以有效打破，可以构建一体化的读者分析系统，分析出读者的兴趣爱好，分析出读者感兴趣的档案资源，这种情况下能够大程度提高档案资源的使用效率，不仅如此，在此基础上还能够加强这些档案资源的管理，以此能够进一步提高管理工作的针对性以及管理工作质量以及工作效率。其三，还可以构建属于图书馆的档案资源数据库，这种情况下能够满足任何读者对于档案的实际需求。

2.7 落实档案管理外包服务，有效减少管理成本消耗

在现如今时代背景下，随着我国经济的迅速发展，外包服务已经成为当前社会的一项重点热门话题，也是人们都在积极运用的一种工作手段，如果图书馆想要能够自己落实图书馆纸质档案数字化管理，那么在此基础上一定会消耗掉大量的人力资源、财力资源以及物力资源，比如：需要构建引进先进的软件等等，但是，落实图书馆纸质档案数字化管理就必须需要相关软件的支持[5]。当前，外包公司获得越来越好的发展，并且其工作体系以及工作流程等等越来越专业，在此基础上图书馆可以通过与外包公司合作，进而做到更好的实现图书馆纸质档案数字化管理。具体而言，图书馆可以与外包公司合作，采取数字化的外包服务，在此过程中外包工作能够提供的服务也非常全面，无论是档案文件采集工作，还是档案文件的存储工作都能够有效实现，以此能够做到在降低管理成本消耗的同时，大程度上提高了管理工作效率[6]。

3 总结

总而言之，在现如今时代背景下，数字化获得不断普及和发展，在此基础上对于图书馆纸质档案管理要求进一步提升，为了能够保证图书馆获得更好发展，保证图书馆能够充分发挥其作用价值，一定要注重充分有效落实图书馆纸质档案数字化管理，在此过程中注重完善数字化管理设备，加大资金投入，提高管理工作人员综合素质，积极运用管理信息系统等等，进而实现有效提升纸质档案管理工作质量以及工作效率。