中职学生学籍档案管理的现状与改进措施

邓 洪

（惠州市广播电视大学，广东 惠州 516001）

学籍档案对学生具有重大的意义。学籍档案不仅记录了学生在校整个过程中的日常生活、学习、培训等各方面的表现，还对学生的表现进行详细的评价。当前，很多中职学校在学生的学籍档案管理存在信息化水平低、管理员素养不高、规范不够等问题，严重影响了这些中等职业学校对学生档案的管理。基于此，本文充分分析了我国中职学校对学生档案管理方法上的不足，在理论知识和实践经验的基础上，论述如何优化学生的学籍档案管理。

1 信息技术发展背景下中职学校学生档案管理的现状和前景

在互联网、大数据、云计算及其他信息科技不断发展的大背景下，越来越多的高校也将这些技术引入学生的学籍档案管理中，不断完善高校的学籍管理制度。但是，与高校相比，中职学校的学籍档案管理制度比较滞后，起步晚、人才匮乏影响中职学校学籍档案管理制度的完善和管理方法的落后[1]。尤其是随着国家对职业技术重视程度越来越高，中国职业教育获得快速发展，中等职业学校数量剧增，这也就导致中职学校的学籍档案管理更加复杂。例如，一些中职学校的学生成绩为人工录入，一旦录入错误就会影响学生录取资格审批，给学生的学籍档案管理造成困难。

2 中职学校学籍档案管理中的不足

2.1 学籍档案管理规范不够

学生的学籍档案信息具有全面性、完整性特征，信息搜集需要进行系统性规划，即每个学生的个人文件包括哪些信息条目，哪些信息需要客观录入，哪些信息需要进行评估，都要提前做好规划，避免出现学生学籍档案信息不完善的情况。很多学校在学生信息搜集时，只关注学生在校期间的奖惩，忽视了学生的德育发展状况；或者对需要进行真实性评估的内容被相关人员忽略。同时，学生学籍档案管理制度和流程需要具有标准化和规范性。很多学校存在整理学生学籍档案信息时，对非标准信息不能进行统一分类存储，容易造成数据和文件的丢失，这些都会对学籍档案信息管理的标准化造成严重的影响。

2.2 学籍档案管理员个人素养不足

档案管理人员的综合素质和专业能力对中等职业学院的学籍档案管理至关重要。理论知识不断进步、技术设备不断更新，带动学籍档案管理制度不断创新、管理方法多样化，这就对档案管理人员的综合素质和专业能力提出了更高的要求。但是，根据相关研究，大多数中职学校的档案管理团队中普遍缺少理论和技术兼备的综合型人才，这就导致学籍档案管理缺乏系统性思维，制约了管理制度的创新[2]。同时，大多数学籍档案管理人员存在理论基础薄弱且信息化技术落后的问题，如果不能对这些人员进行系统化的专业知识和技术培训，将会影响工作效率和创新发展。

2.3 学籍档案管理信息化程度不高

随着我国信息化水平的不断发展，信息技术已经渗透到各行各业中，尤其是将各类信息技术集成为相关管理系统已经充分应用到各行业的人财事务的管理中。但是，大多数中职学校信息化水平较为落后，影响了学生学籍档案的全流程管理。首先，有些学校在学籍档案管理信息化推进过程中缺乏专业能力和专业指导，导致信息技术只应用于浅层管理，缺乏整体规划和管理体系。其次，一些学校缺少具有信息技术水平的专业档案管理人员，他们普遍存在技术水平不高和信息化意识落后的问题，导致不能最大化发挥学籍档案设备及相关软件、系统的功能，阻碍了探索最适合本学院学生学籍档案信息化管理的最佳方法。

3 中职院校学生学籍档案管理策略优化

3.1 对学籍档案进行规范化管理

如今，中等职业学校学籍档案管理存在方法标准水平较低的情况，所以，每所中等职业学校都需要建设学籍档案规范化管理机制。首先，在中等职业院校中，提高档案管理人员对学籍档案管理的必要性的认知能力和科学研究的意识，以便于更好地进行学籍档案管理体系化的建构。其次，中等职业院校需要明确学生学籍档案的信息收集范围，完善档案资料收集和保存制度，制定学生学籍档案的借阅规划，保证学生的学籍档案的管理工作的规范化运转[3]。最后，中等职业院校需要建立和明确学生学籍档案的追踪机制，并建立档案管理的责任人制度及审批规则。为了保证学生学籍档案内容的有效性和真实性，以及档案管理的公平性，学校需要针对问题进行积极地沟通和审查工作。

3.2 对学籍档案管理员进行体系化培训

现阶段，中等职业院校普遍存在学籍档案管理人员的专业能力不足的问题。每个中等职业学校都需要建设一支具有理论知识和技术素养的人才队伍，并建立体系化培训制度，充分发挥校内培训和校外学习的作用，提高管理人员的综合技术水平。一方面，中等职业院校需要紧跟学籍档案管理方法的创新和发展趋势，充分利用自身的教育资源，对学籍档案管理人员进行专业化的培训，为提高培训效果需要建立系统化的考核和评价机制，并将培训出的综合型人才匹配到学籍档案管理体系改进的最佳岗位中[4]。另一方面，除了学校内部的培训外，中等职业学校还需要关注行业前沿信息，帮助管理人员获得更多的指导和意识进步，还需要提供更多的技术和知识的外部培训机会。同时，在对对学籍档案管理员进行体系化培训的基础上，还需要在人才队伍建设、培训工作过程中充分发挥人员沟通的作用，将方法人性化这一发展趋势准确应用于学籍档案管理工作中去。

3.3 对学籍档案进行平台化管理

当前，中等职业学校的学籍档案管理水平落后于高校，普遍存在信息化管理水平不足的问题。中等职业学校的学生学籍管理信息化需要从根本上建设，着手规划建立信息化管理平台，有助于改变传统的管理工作落后的问题。每个中等职业学校需要根据自身的需要和学生学籍档案的多样性开发适合自己学校的同一的数据化管理平台，对当前的学籍档案进行整合和完善，并设置适用于当前阶段的管理功能和权限。通过学籍档案的信息化管理平台提高统一管理能力和工作效率。同时，中等职业学校还需要做好学籍档案管理信息化发展趋势的学习和研究工作，确保数字化管理平台的平稳运行和不断迭代升级。

4 结束语

中等职业学校在学生的学籍档案管理上，需要在自身对学籍档案管理需求的基础上，不断提升理论知识的学习和新技术的应用，不断探索新的学籍档案管理方法，提升学籍档案管理水平。人才是学籍档案管理的关键，数据化平台和管理体系是学籍档案管理不断创新、升级的基本保障。中等职业学院在学籍档案管理方式探索和学习的过程中，需要充分发挥综合型人才的作用，才能更好地提升学籍档案管理水平，并将新的技术和方法更好地应用在自己的学校中。