浅析事业单位人事档案管理问题及措施

陆 俊

（钦州市钦南区事业单位登记中心，广西 钦州 535000）

在新的历史条件下，人事工作必须有新的目标和任务。当传统的档案管理方法不再适用时，就应该及时抛弃。由于与经济发展的步伐不同步，以及事业单位人事档案管理存在问题，在我国经济快速发展的背景下，一些传统的管理体制出现了问题。针对这些问题，需要进一步完善管理要求，使档案管理员能根据本单位人事档案工作的实际情况，落实各项行政措施。

1 我国目前事业单位人事档案管理的意义

从生意人的角度来看，不管做什么投资，都要收益大于成本。这一点也同样适用于机关人事档案管理。当企业充分认识到人事档案管理工作所能带来的价值后，才能真正重视企业人事档案管理工作。

1）优化我国事业单位内部的人力资源结构。机关人事档案主要是由其学历、资历、政治身份、工作能力、是否有违法违纪等因素组成的，因此，我国大部分机关在招聘和评定各类人员时，都会对这类人事档案管理的具体内容进行审查，并作出规定[1]。以促进事业单位档案资料管理系统的应用，使档案资料管理工作的基础工作更加简单化。另外，我国大多数事业单位的人事档案管理尤其要适应岗位的变化，对人事档案、事业单位及有关内部机构等消极内容要及时处理，以保证单位正常运转。

2）可以有效加强事业单位内部控制建设。当前，我国大部分事业单位建立了庞大的财务管理、工作组织和人事档案管理制度。能否顺利地落实这些具体内容，是一个大问题。举例来说，就是事业单位能否履行其社会职能这一问题，在很大程度上是不够的，关键在于其人事档案管理计划是否完备、是否足够健全。另外，内部控制结构尤其包括内部控制。人员管理机构可以有效地完善或加强内部人事档案制度，这是提高或强化人事档案管理水平的基本前提，证明了它可以有效地提高机构的控制力和员工的工作积极性。

2 事业单位人事档案管理中存在的问题

1）人事档案信息材料记录的不全面。当前，我国许多单位在人事档案管理工作中存在的最突出问题是档案资料不全，这严重影响了人事档案的完整性，不仅影响了人事档案的利用，也阻碍了人事档案管理与薪酬管理工作的顺利开展。另外，有些人事档案管理人员在处理这一问题时，常常在人事档案中插入虚假材料，极大地降低了人事档案的真实性，最终也会对人事档案更新工作造成不利影响。未及时更新员工档案[2]。很多组织都有文件陈旧和更新太早的问题。现在的档案主要是个人档案、干部调查表、任命文件、职称、任职文件、年度考核材料等，但是干部档案的更新、激励培训档案不能做到及时更新，档案的定期收集和更新一般由员工自己负责，员工自己也不知道自己是否需要提供最新资料给员工存档。

2）人事档案管理信息化建设滞后。当前，我国人事档案管理仍普遍采用纸质档案，人事档案信息化建设进展缓慢。此外，在一些单位推行人事档案管理制度的地方，工作人员更多地采用传统的人事档案管理方式，人事档案根本无法发挥作用，形同虚设。职工信息录入时，只录入系统人员的基本个人信息，有些重要信息仍保留在纸质人事档案中。查资料不仅要查到个人资料管理系统，还要查到纸质文件，这不仅浪费了职工的时间，而且还浪费了职工的精力，导致劳动效率低下。

3 事业单位人事档案管理问题的解决对策

为了让人事档案管理工作顺利进行，必须先了解人事档案管理。只要单位管理层开始重视这方面的工作，就能够在提高工作质量和效率的同时，最大限度地创造价值。这项工作的主管部门，一方面要重视并把它作为日常工作的重要内容之一，运用于日常管理中，根据单位的实际情况，制订相应的调整方案，以达到人、财两方面的充分配置，提高单位的整体管理水平和持续绩效，创造良好的内部环境，增强管理的影响力。

鉴于此，不难看出，事业单位人事档案管理中还存在着许多问题，因此，有关管理人员必须根据这些问题，结合事业单位发展的实际情况，有针对性地采取对策，创造有利于事业单位长远发展的良好社会效益，尤其要从以下几个方面着手。

1）提高人事档案的真实性和完整性。收集和存储有效的人才信息，把它作为人事档案管理的有效依据，是人事数据管理的重要内容。唯有持续提升个人资料的真实性与完整性，才能有效发挥个人资料管理的效能价值。因此，认识员工培训与工作经验，不断提升个人资料管理的实践性与实践性，坚决杜绝舞弊及资料失真，另外，相关管理人员还应该提高个人资料管理的有效性，通过各种渠道收集员工的个人资料，在一定程度上保证档案资料的真实性。唯有如此，才能提高工作效率，为薪酬管理和考核的顺利实施提供可靠的参考依据。

2）推动档案管理信息化建设的全面发展。因特网环境下，人的信息技术在人事档案管理中的应用，将信息技术运用到人事数据管理中，可以使事业单位查询更加方便。利用不同的技术手段，科学、高效地把不同的数据输入到系统中，使个人信息的传递具有及时、准确的特点，但在录入信息时要注意保密，系统应做到这一点，这样既能更方便管理人员查询员工信息，又能有效提高人事档案管理的效率。

3）积极打造一支专业化的管理人才队伍。职业化水平的高低直接影响到整个档案管理工作的质量，是人事档案管理工作的领导者和实践者。因此，事业单位要不断提高档案管理人员的专业素质和管理能力，使其在本职工作中光辉灿烂，为实现事业单位的全面发展作出贡献。机构要提高档案从业人员的聘用门槛，优先培养档案从业人员，使其能把科学的管理理念和经验运用到实际工作中去，推动档案管理专业化水平显著提高。

4）规范的人事档案管理工作流程。人力资源档案完整性是评价新闻资料科学管理的基本标准之一。在此基础上，要规范人事档案管理工作流程，严格按标准办事。一是仔细收集有效的人事档案。在规定的时间内，按规定及时收集、整理年度考核、干部任用、干部认定等档案信息，保证个人资料的完整性。二是做好选人用人工作。档案工作人员在此阶段应认真考虑文件材料的时间、真伪，确定文件材料是否为工作人员所有，并办理有关手续。嗯。如有缺失，应及时登记、收集、完善。三是做好人事档案整理。归档的基本原则是：资料的“分类，页数，编号”，复制文件目录，装订，著录索引等，编档归档[3]。

4 结语

总而言之，机关人事档案管理工作的重要性显而易见。有关部门要结合实际，采取有针对性的对策，为人事档案管理工作的顺利开展创造良好的条件，使管理人员不必过分担忧，因为没有问题才是最大的问题，而问题的出现意味着他们省去了一次机会。另外，管理者的管理理念也应与时俱进，运用现代科技，创新人事档案管理体制，全面提升事业单位管理水平。