高校办公室档案管理的不足及应对策略

夏 菁

（石河子大学，新疆 石河子 832003）

伴随着持续的扩招，高校规模不断扩大，各大学院和学科也在逐渐完备和细化，高校办公档案的数量开始大幅增加。高校办公室档案具体囊括了学生档案、教学档案、科研档案、办公档案等，是高校档案管理中的关键的组成部分。高校档案管理的职能在于高校办公室档案的有效、有序及数字化，不过，高校档案整理过程往往极为复杂，伴随着大量时间精力的消耗，因此，怎样和数字化相结合，并探索出一套高效率的科学管理办法，是新时代背景下，高校办公室档案管理最为迫切的、待解决的问题。

1 高校办公室档案管理之现状、不足

1）标准不一致，档案整理秩序混乱。自国家《高等学校档案实体分类法》正式颁布及实施以来，各高等院校均对此表示欢迎，越来越多的高等院校也将该文件中的规定实际地应用到了校内的办公室档案管理之中，此后实行的《归档文件整理规则》，则对档案管理方法作出了必要的改进，采取了“按件整理方法”来完成归档整理。尽管上述两种方法取得了较广范围的应用，但在具体的应用过程中，难免会有不足，各自的利弊也很凸显。高校办公室档案管理工作的手续当前仍不太健全，在整理过程中常发生过分随意的问题，在人员出现变动时，无任何可靠的、规范化的工作交接程序，较易引发文件遗失的问题，造成归档文件材料不齐全、不完整，削弱了档案的利用价值。当前，仍然没有一个完善的、高效的高校办公室档案管理办法，这也是高校的办公室档案管理工作中，迫切需要解决的一个问题。

2）没有完备的保障，电子档案尚未大幅普及。在新时代的背景下，数字化电子档案早已成为办公室档案管理中的一种新的手段，重要性不言而喻，在《电子文件归档与管理规范》的介绍中，电子文件是指在数字设备以及环境中形成的、以数码形式被保存在磁带和光盘、硬盘等载体中，需要依靠计算机等多种数字设备实现阅读和处理，同时可在网络通信中上传和发送的文件。电子档案应用时必须有可靠的存储设备，然而，当前许多高校在办公室中只是配备了电脑和扫描仪、打印机等最基础的设备，硬件设施还未有可靠和完备的保障。再者，没有很强的网络保护措施 ，极易发生网络漏洞问题，严重地威胁到了系统文件的安全。此外，在分类形式上，数字化电子档案也有别于传统的纸质档案。从数字化电子档案的发展角度而言，电子档案中还未具备较优的系统管理模式，应用方面也没有得到较好的普及，这也是阻碍数字化电子档案发展的一个实际问题。

3）专业性比较薄弱，工作人员的技能较差。在高校的办公室中，多数工作人员身兼数职，精力分散使得投入档案工作的时间精力较少，对于档案管理的专业知识未能够严格掌握，缺乏档案管理方面的经验。档案管理专业人员也并未构建起较强的档案管理意识，学习主动性比较欠缺。在工作的过程中，多会混淆新、旧文件等，档案的归档更新未能做到及时处理，数据的采集使用的重复问题多发等，都是实际工作中常有的不足。

2 高校办公室档案管理合理解决的对策

在新时代背景下，高校的办公室档案管理已迎来了全新的机遇和挑战，这也促使各大高校开始注重办公室档案管理工作的基础性以及重要性，对此，应当在多方的努力与合作下，提出可靠的应对措施，持续地完善高校办公室档案管理工作。

1）制定相应的标准，构建档案管理的新秩序。在高校办公室档案管理中，按“卷”整理和按“件”整理虽然不同，但是伴随着时代的变迁与发展，二者的优势以及弊端都已经很突出，因此，笔者建议结合相关专业指导规则和实际，按高校办公室的实际情况，来作出具体的处理，将两种方法的优势发挥出来，构建规范性的、高度实用的、高度系统化的、可行的整理模式。

将“按卷整理”和“按件整理”应用于不同类的档案管理中。比如说，按卷整理比较适于针对科研领域档案整理工作，而按件整理则比较适于在高校内部党群和行政文案整理工作中。而在结合两者的同时，要综合考虑学校和该院、该专业的实际情况，基于此来编制出新标准，如此一来，将使得高校档案管理工作走向新的秩序化管理，其科学性及系统性都将得以全面提升。

2）增强保障，推行全面的档案数字化。档案数据通过著录、扫描等形式，将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘阵列等存储器中，同时上传至档案管理系统通过网络实现远程查阅利用，实现高校档案馆的馆藏档案信息向数字化转化的过程。档案数字化，能够使查档用户检索信息更加快捷方便；使档案管理者更容易实时同步备份；大大缩减档案的存储空间；使档案信息更加安全地保存；对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。高校要同本校自身的具体情况结合，构建自己的办公室数字化电子档案完备的管理规范，明确档案分类目录，并规范其操作流程及格式。此外，应当增强对于硬件设施的保障，争取学校部分资金投入，同学校的信息化中心等相关部门做好积极的配合协作，建立真正的信息化平台。数字化是新时代、新形势下，高校办公室档案管理需切合的新的要求，为了能够真正地切合时代发展需求，各高校需在其校内的各个部门及各个科室内部，积极地普及数字化电子档案的整理手段，构建高校自己的大数据库，强化各个部门间的良性、高效沟通，促使信息利用率切实提升。

3）注重培训工作，提高办公室档案管理人员的专业性。高校办公室档案管理工作需涉及机密安全内容，从事档案的整理时需要一定的专业性，因此，应对工作人员展开专业性的系统化培训，以使其在实际工作中发挥出较为出色的工作状态。为此，高校应在工作岗位需求的基础上，让工作人员能够多学习一些有关档案管理的专业知识，并定期地组织人员展开档案管理培训，将最为准确和新近的档案管理信息科学地在各部门中传递，并组织一些小竞赛问答活动等，以巩固工作人员的学习内容，让其能够在意识以及行动上，均有所提升。另外，高校应考虑建立一个可互动的问答平台，建好网络聊天群来解答工作人员在实际的工作中所碰到的困难，又或是组织大家分享各自在工作中的实践经验和窍门等。针对操作违规的人员，则要给予严厉的处罚，对于在工作中有突出表现的人员，则给予比较有激励性的奖励，要在工作人员和工作人员之间，形成互帮互助的、良好的学习氛围。

3 结语

高等院校是持续向社会输出人才的地方，重在教育培养专业水平过硬的人才，高校办公室档案管理的水平也需与此相适应。伴随着时代的发展与变化，高校办公室的档案管理还有许多问题和不足，高校办公室需对此给出应对措施，要能够积极地配合学校档案管理部门在持续的求变中寻找规律，创新方式方法，有效地用于档案管理的实际中，投入更大的人力与物力，强化人员的专业性培训，强化他们档案管理责任意识，让高校办公室的档案管理高度契合于新时代高校发展的要求。