人事档案如何为人力资源开发服务探讨

张 晶

（齐齐哈尔市新闻传媒中心，黑龙江 齐齐哈尔 161005）

所谓的人事档案，是指在对人力资源进行管理的过程中，对职工的工作经历、个人经历、品质、德能等进行记录，并且将这些材料进行集中的保存与管理。人事档案具有重要的价值，反应了个人成长轨迹，学历、过往职务、社会关系、政治面貌等被记录在档案中。人事档案与人力资源管理工作相互依赖，相互依存，人事档案中的个人履历、学历、入党情况、政治资料、干部任免等具有重要的参考价值，将一个人学习、生活、工作经历全面反映出来。人事档案是人力资源考察的重要依据，具有十分重要的作用。

1 人事档案管理对于人力资源开发的作用

首先，通过人事档案进行动态分析，观察职工的生活轨迹，预测其未来的发展潜力，最大程度挖掘其潜能，要及时地发现人才，不要压制人才，让人才被埋没，找到有利于单位发展的人才，将他们安排在适合的岗位上，让各类人才都发挥出作用，各司其职，扬长避短，综合起来发挥作用；第二，可以促进人力资源的合理配置，人事档案可以精准了解职工的各类信息，对档案进行科学的管理与合理的利用，找到不同类型人才的能力与潜力，在单位内部进行配置，依据工作类型的不同配置不同的人才，让每个人才都发挥出自身的作用，让企业内部不同部门之间、不同系统之间、不同组织之间合理的沟通，让人才流动，不要让人才被埋没，让人力资源得到合理的配置；第三，预测人力资源的需求。人力资源主要受组织内部的影响，科学合理的人事档案管理可以对单位内部人力资源的状况进行分析，人力资源是否适应单位发展的要求，需要制定科学学合理的人力资源计划，给单位发展带来新的机遇，因此必须制定科学合理的人事档案管理体系，满足人力资源管理的需要。

2 发挥人事档案对人力资源的开发作用

2.1 建立科学合理的人事档案管理制度

为了适应新形势下社会经济发展形势，必须要对人事档案进行改革，建立科学合理的人事管理制度，依据人力资源的需要，建立档案库，对档案进行鉴别，在档案收集的时候要做到及时完整，按照不同人才的特色，建立不同类型的档案库，人力资源的相关档案要与其他部门有所不同，要依据人才队伍的转变，及时准确地更改档案，满足人力资源部门发展的要求。

2.2 认识到人事档案在人力资源开发中的作用

人事档案是人力资源工作的重要组成部分，当前人事档案管理工作要贯彻党的相关方针路线，加强相关队伍建设，将人事档案管理工作纳入日常议事的日程中，有关档案的重大问题，都要领导开会决策，确保人事档案工作在资金、设备、人员上齐全，让人事档案管理工作人员具有较高的学识与眼界，认识到人事档案在人力资源上的重要价值。

2.3 树立正确的人事管理理念

做好人事档案管理工作的前提就是树立正确的档案管理理念，人力资源工作人员不仅仅要具备了解人才、选择人才、任用人才、留住人才的素养，还要根据实际的需要提出合适的人才方案，人事档案管理人员要具有服务意识，传统的方式是坐等上门，比较被动，现在要深入基层，与职工进行交流，主动了解情况，收集职工的相关资料，看看是否有变化然后填写到履历表上，客观、准确地将职工的情况反映出来，引导职工写自我评估、自我认识，让档案资料具有每个员工的自身特色，要留住不同的人才，也要为人力资源管理提供人才 信息。

2.4 加强人事档案管理的现代化水平

以往的人事档案是以纸质材料为基础的，随着社会经济的发展与科技的进步，传统的人工、纸质的档案管理不适应新形势下的发展要求，在查找资料的时候会出现很多不便之处，出现错误的概率也比较高，因此，加强人事档案管理的现代化已经势在必行，建立人事档案管理的信息系统，让个人信息在互联网上可以查询，丰富人事档案的内涵，用现代化的手段管理档案，为人力资源选择人才发挥积极 作用。

2.5 利用人事档案为人力资源管理服务

当前单位人力资源具有不同的功能，人事档案在其中都发挥着重要的用，具体来说，体现在以下几个方面：首先，在人力资源规划上，人力资源规划依据组织的需要确定人力资源的数量，提升人力资源质量，完善人力资源结构，在职位交替、人员变动的时候，查阅档案资料可以快速了解情况，了解该部门的发展情况，该部门曾经的组织结构、人员情况，通过档案对历史数据进行分析 研究，对未来人力规划提供资料；第二，在招聘人才的时候，人事档案为人力资源管理部门提供职工的学历、知识技能、工作履历等，在招聘人才的时候可以找到合适的人才，找到专业对口的职工，将不符合要求的员工剔除，简化环节、节省成本；第三，在薪酬与福利上，员工入职那天开始，薪酬福利与个人信息之间就密切关系，例如职工入职定薪、职工社会保险的参保、劳动保险待遇等，与人事档案管理都有着非常密切的联系；第四，在绩效考核的时候，人事档案对绩效考核具有十分重要的价值，绩效考核是对工作质量、工作效率的评价，关乎到职工的个人利益，人事档案是否完整与考核是否公平密切相关，考核的时候需要完整的资料，这些资料需要相关负责人盖章，结束的时候要将这些材料纳入人事档案中，确保考核有迹可寻，避免不必要的争议。

总而言之，科学合理的人事档案管理可以提升人力资源管理水平，发挥好人事档案管理可以为人力资源管理服务，将人事档案管理与人力资源开发结合起来，为单位选拔任用合适的人才，促进单位的进步与发展，让每个人才都得到合理地利用，完善人力资源管理。