机关单位档案管理的网格化建设思考

于亚弘

（山东省烟台生态环境监测中心，山东 烟台 264010）

自从90年代以来，诸多机关单位逐渐应用了计算机技术，并且与互联网进行接轨，到了2000年以后，计算机办公得到了普遍应用，各单位也逐渐接受了局域网。计算机网络建设迅速崛起，这就对档案管理工作提供了良好的发展前景。对于机关单位来说，要想做好档案管理工作，需要进行网格化建设。对自身的档案管理系统进行升级和完善。通过计算机实现网格化管理这种管理方法，比传统管理具有诸多优势，既可以提升档案管理整体水平，也能够方便信息检索，成本比较低，提升了信息共享。不过，由于机关事业单位在网格化建设方面起步比较晚，还需要对此进行深入的研究。

1 机关单位档案管理进行网格化建设的必要性

1）有利于保证档案信息安全。在机关单位中，对档案进行管理时，主要针对纸质档案进行管理，在温度、湿度的影响下很容易导致档案内容破坏，一旦档案遭到损毁，很难恢复到原来面貌[1]。由于纸质档案安全性受到了严重的威胁，所以需要进行创新管理。通过网格化建设，在很大程度上能够减少传统档案管理，所消耗的人力和物力也进一步提升了档案管理，信息化水平为档案信息的真实性奠定了基础。

2）有利于方便档案查询。在机关单位中，档案查询频率比较高。为了能够提升工作效率，需要加大信息管理系统建设力度，这样可以提升档案信息的查询效率，为工作人员也提供了诸多便利。不仅如此，通过与互联网进行连接，各部门之间也能够实现信息资源共享，有利于档案利用率的提升，对相关信息资料进行查阅的过程中利用档案管理平台，能够快速地获取相关信息，并且不需要查阅纸质版档案，操作起来也比较简单。

3）有利于提升档案信息传输速度。在传统的档案管理方式下，审阅权限往往集中于机关领导，而普通职工查阅档案信息具有一定的困难，需要得到领导的同意，通过档案管理网格化建设，档案查询可以不受时间的约束，借助于互联网就能够检索相关信息，在发现错误的情况下也可以进行纠正，大大提升了档案信息准确性、完整性。不仅如此，在档案网格建设的推动下，不需要领导授权，就能够完成档案检索，只要相关人员具有一定权限，就可以自主下载相关资料，信息传输速度也得到了大大的提升。

2 机关单位档案网络化建设存在的相关问题

1）建设标准比较低。对于机关事业单位来说，档案网络化建设方面由于受到了历史因素的影响，档案网格化建设往往是采取各自为政的发展路线，有机关单位自给自足，由于受到技术、经济的制约，在硬件设备方面往往比较落后，所制作出来的档案系统也是不统一的。根据现今的实际现状来看，在档案管理系统方面的功能比较单一，建设标准也比较低，还会出现数据不完整的现象，档案信息共享也比较差，不少档案缺少主题，这就导致档案建设没有盲目，建设标准也比较低。

2）数据库建设比较滞后。在多年努力下，不少机关单位均建设了相应的档案数据库，各个档案馆往往各自为政，数据库采用自建自用的方式，有的机关单位数据库规模比较大，而有的机关单位数据库规模比较小，重复建设现象比较严重，数据管理不够规范，整体服务质量比较差[2]。大多数的情况下，数据库往往提供本单位使用，降低了档案信息的利用率，整体的数据库建设具有较强的滞后性。

3）人员素质比较低。对档案管理进行网络化建设中，人员仍然是关键的影响因素。根据现阶段实际现状来看，在档案管理人员方面还需要进一步培训，他们虽然能够精通传统的档案管理业务，不过，对网络技术信息技术的掌握水平还有待提升，这样就无法利用先进的技术以及设备，降低了档案管理水平尤其在计算机环境下，对档案管理人员提出了较高要求。由于缺少复合型人才，从而影响了网络化建设进程。

3 机关单位档案管理的网络化建设策略

1）建立网络化协调机构。在机关单位中，对于档案进行网络化建设的过程中需要建设网络化协调机构，使其能够充分发挥牵头组织作用，既要协调行政方面的工作，也要协调技术方面的工作，使得机关单位档案管理工作能够实现网格化建设目标。不仅如此，也需要对建设标准进行规范，尤其要对不同阶段的发展目标进行明确，既要具有长期的战略目标，也要有短期的建设目标，确保档案管理工作能够得到实质性的引导。除此之外，在思想方面要统一，针对应用软件进行积极地开发，加大人力物力的投入力度，对数据库进行大力建设，打破传统系统的约束，尤其要对各自为政的局面进行有效破除，使得各个单位之间能够发挥联动作用，建设大型数据库。

2）标准化建设。对于档案管理工作来说，进行网络化建设的前提需要明确建设标准。作为网络化协调机构应该积极的邀请相关专家参与该项工作，共同制定可行的建设方案，选择适合的技术以及方法，积极引进先进设备，原则以及规范方面进行统一，结合国际以及国内标准，分析行业发展趋势，在此基础上遵循所制定的标准进行网络化建设，比如说，针对网络通信，又或者是计算机硬件等等都要说明相关的建设标准，避免走弯路，这样能够节约成本。通过协调组织，合理地应用高质量软件，能够实现数据库标准化建设目标。

3）开发馆藏资源。对于档案管理工作来说，需要针对档案馆网络建设进行高度关注，尤其要加大数据库建设力度，对网络信息资源进行整合。根据相关国家标准以及国际标准等等，对人力、物力以及资金进行合理分配。所构建的数据库要具有良好的性能，不管是文件条目，又或者是全文都要清晰完整，机关单位还应该扬长避短，充分地发挥自身的优势，将信息资源利用率最大化，打造自己特色数据库，避免重复建设。除此之外，对于小型数据库也要进行标准化升级和改造，不断的扩充数据库的容量，提升数据的传输效率，安排专门的人员进行维护，确保网络档案管理工作的服务质量。

4）培养网络化人才。在机关单位中，对于档案管理工作来说，为了能够全面推进网格化建设进程，需要针对人才进行培养，既要懂技术，也要具有良好的职业素养。对档案管理人员进行培养时，需要让他们掌握先进的信息技术、计算机技术，并且做好继续教育工作，使其自身的知识体系能够不断地更新，与时俱进，从而合理地利用现代技术，提升档案管理水平[3]。除此之外，也可以引进复合型人才，为他们安排相应的岗位，使其能够对档案管理人员提供必要的指导和帮助，这样也能够推进档案管理的网格化建设进程。

4 结语

综上所述，在当今社会中，随着信息技术的不断发展，机关单位的档案管理工作也需要与时俱进，为了能够全面实现网络化建设目标，机关单位需要充分认识到自身的实际现状，采取有效的措施解决自身的实际问题，不仅要构建网格化协调机构，也需要明确建设标准，针对馆藏资源需要加大开发力度，同时，做好人才培养工作，只有各项工作准备充分，才能够与互联网接轨，真正的实现资源共享，提升机关单位的档案管理水平，为用户提供优质服务。