探讨提高文书档案年度整理归档质量的意义及对策

姚丽琼

（武汉市气象局，湖北 武汉 430040）

新时代，文书档案年度整理归档作为事业单位内部最基础的业务工作，此项工作有着非常重要的地位。文书档案年度整理归档工作是展现一个事业单位档案管理工作是否成功的具体表现形式，它对档案能否在工作中被充分利用起着巨大的影响意义。最近几年，我国各项政策体制都在不断改革发展，这些政策的发展也促使文书档案立卷的改革，从而在提升了文书档案年度整理归档工作的整体效率上面，取得了很好的成果，再加之“8号令”的实施出台，让各个事业单位都更加重视年度档案整理归档工作。可是，即便如此从目前我国事业单位内部的文书档案年度整理归档工作细节来看，依然还有许多问题有待优化改革。

1 文书档案年度整理归档的概述

文书档案整理归档工作包括：文书整理、档案管理等方面的工作，事业单位的文书管理部门必须要将处理完毕且有重要价值的档案依照它形成进程中出现的内在联系和规律开展分类整理工作，然后再将文书档案装盒、归档。在开展文书档案年度整理归档工作的时候，相关工作人员要对文书档案开展集中处理，把一些临时性、重要性差的文书档案摘除，对有重要价值意义的文书档案开展整理工作。在这个工作流程中，文书档案年度整理归档工作如果出现了严重纰漏，就会致使文书档案状态零散，进而发生文书档案损毁、丢失的情况发生，严重影响文书档案的保存和后续查阅，这对有关工作的开展过程起到了极大的阻碍和影响。

2 文书档案年度整理归档工作的现存问题

1）认知度不够。在开展相关工作的时候，文书档案年度整理归档现存的首要问题就是事业单位及其内部相关工作人员对此项工作的重视程度和认知程度不够。很多事业单位与相关管理人员在开展文书档案年度整理归档工作的时候依然没有明确认识到它的必要性，也没有做到针对此项工作给予其充分的发展空间和支持，许多管理人员都不能完全做到对文书档案年度整理归档工作实际影响意义的全面认知，也不能把握此项工作对于事业单位整体经营的重要影响。因此，文书档案年度整理归档工作没法从中得到应有的重视和支持，进而导致了后续工作不能顺利展开。另外，此项工作如果不能得到高效的重视，事业单位领导管理层就不会给其投入运作资金等相关资源，此项工作的工作办法就会固步自封，人员构架上也会一直得不到更新，进一步让此项工作的效率和质量无法达到理想目标。

2）收集难度大。在事业单位文书档案年度整理归档工作上，许多职能部门和工作人员因为没有对文书档案收集及整理起到应有的重视，导致事业单位内部一直存在“轻档案，中经营”的错误理念。这就致使文书档案管理相关工作人员的主动性和对工作的积极性比较差，在文书档案的收集整理上工作不够仔细认真，造成了文书档案收集工作的完整度上受到了恶劣的影响，从而不能保障后续年度整理归档与收集工作间的有机连接。

3）相关工作人员专业素养太低。文书档案年度整理归档工作在进行中，相关工作人员在其中作为关键影响因素，只有确保相关工作人员的专业素养和专业技术得到提升，才能够真正保障文书档案年度整理归档工作的整理效率与质量能够达到既定目标。但是因为许多事业单位在日常工作中并没有对文书档案管理工作重视起来，就构成了对档案管理的相关工作人员并没有开展培训、教育工作等，这就导致相关工作人员的实践能力，因为长期缺少专业技能和理论知识而一直停滞不前甚至有退化趋势，从而让相关工作人员不能与不停进步发展的信息化时代相接轨，也没有办法将新时代下的新技术运用到档案整理归档工作中，不能满足新时期文书档案年度整理归档工作的各类 需求。

4）信息化和现代化程度不高。当下，我国已经全面步入了信息化技术社会发展时期，所以，文书档案年度整理归档工作也必须要紧跟现代化、信息化的发展趋势。可是，现在许多事业单位因为资金投入等原因，构成事业单位内部库存设施不能满足文书档案整理归档工作的最低标准需求，档案在保管整理上面的安全化、信息化程度也比较落后，进而引发管理质量和工作效率低下的问题。随着计算机网络技术的不断发展普及，档案管理工作的现代化程度已经逐步成为能够影响提升档案管理工作效率的重要因素，如果事业单位内部依旧不能运用实现在此项工作中加入信息化、现代化技术，就会让文书档案年度整理归档工作一直处在一种落后停滞的状态，严重影响事业单位自身和文书档案年度整理归档工作的正常发展。

3 提升文书档案年度整理归档工作的对策

1）提高人员重视度。在开展文书档案年度整理归档工作的时候，最重要的一点就是应用相应的理念开展指导工作。事业单位中的管理人员必须做到能够全面认识到文书档案年度整理归档工作的关键意义，并从中加入现代化的管理理念，以此来指导开展各项工作环节步骤，确保各级员工从思想认识到对理解文书档案年度整理归档工作的根本意义上都能得到提升，只有这样才能构成上行下效的发展局面，进一步保障有关认知能够得到全面贯彻落实。

2）运用信息化的管理模式。目前，我国已经全面步入信息化时代，关于文书档案年度整理归档工作，相关工作人员也要尽可能多选择信息化操作办法来开展处理。不但能够快速高效的查到想要的信息，消除人工查阅的各种不方便因素，还能够高效提升文书档案年度整理归档工作本身的质量与效率，让文书档案年度整理归档工作朝着信息化、现代化发展方向不断进发。

4 结语

综上所述，事业单位内部在进行日常工作时，文书档案年度整理归档工作在其中是不可或缺的重要环节。当前，我国经济社会不断发展壮大，已经全面步入了新的时期，信息化技术的运用也已经被全面普及应用，这让文书档案年度整理归档工作面临许多改革机遇和挑战。事业单位相关工作人员必须要正确认识到此项工作开展的重要意义，大力开展支持此项工作，并运用科学、合理、高效的办法去处理相关工作内容，进而全面实现文书档案年度整理归档工作的改革 创新。