人事档案在医院人力资源管理中的价值

许 迪

（青岛市第五人民医院，山东 青岛 266000）

人事档案管理是人力资源的基础性工作，人事档案不仅可以为医疗人力资源的信息应用提供重要的决策依据，而且也能促进医院的全方位协调发展，随着我国医疗事业的快速发展，各地医院人事档案管理也受到了行业内的广泛重视。作为相关管理人员，要注重针对新形势背景下的人事档案特点以及理念分析，探讨中医医院的人事档案管理优化路径，提升人力资源管理综合效能[1]。

1 人事档案与人力资源管理的关系分析

医院是我国基础医疗公共体系中的重要环节，随着现代科技的快速发展，医院应注重人才宝贵资源的合理化应用、促进医院的核心竞争力，同时也为优秀的人才提供公平的上升渠道。医院的档案管理关系到个人的发展及未来的人事调动，因此要高效地记录个人经历、品质道德等多个方面内容，随着互联网以及相关信息化产业的快速发展，医院档案管理注重科学化、信息化以及制度化的档案体系建设。当前各大医院都面临着巨大的工作压力，会产生大量的人力资源档案信息，这个档案管理工作带来了一定难度，因此建议医院通过人事档案管理提升人力资源管理水平，通过人力资源数据整合、数据优化等方式，减少传统档案的存放量，同时也能提高医院的人事档案管理效率。医院的档案管理人员要与相关的管理人员进行密切联系，建议通过长时间的工作观察和互相学习，共同讨论人力资源建设的具体内容，平台的建设要考虑医院内部所有部门的工作融合，强调人力资源档案的信息细致化。我国人口基数大，近些年来对于医疗服务以及医疗质量的需求也在逐步提升很多中医院都没能及时培养专业化的人事档案管理人才，因此常有其他科室工作人员进行兼职，由于工作任务量大、工作时间紧，因此人事档案资料常常不能及时进行整理或更新，由此也导致了人事档案归档速度慢归、人事档案资料内容有所欠缺的问题出现。同时很多一线的医护人员日常工作较为繁忙，因此没能养成及时将工作或学习资料进行及时整理的习惯，加上移交人事资料的时间拖沓过长，因此被动的档案整理工作往往无法展现出档案资料的完整性，对于缺失内容随着时间的推移也很难再进行复制[2]。

2 人事档案在医院人力资源管理中重要价值

人事档案在医院人力资源管理中具有重要意义，对于提升人力资源管理效能具有积极的推动作用。从实践来看，医院人事档案涉及的内容较多，同时具有一定的私密性，因此需要相关部门改变传统的工作模式，注重新技术新系统的应用。随着近些年来互联网以及信息化产业行业的快速发展，很多医院已经从传统的纸质人事档案资料管理转换为电子化的档案管理模式，但是却缺乏相应的硬件和软件升级，仅仅用计算机进行数字化的文字记录，缺乏科学化、系统化的档案管理模式，因此造成了很多中医院档案管理不规范、工作效率低等问题，并没有充分结合目前的互联网及计算机行业发展趋势进行人事档案管理的模式优化及调整，甚至由于缺乏相应的安全防范措施，造成档案遗失或暴露在隐患较多的网络环境当中。很多医院人事档案管理常常由于人手不够进行岗位调配，但是流动性过强也造成缺乏档案管理的整体性和统一性，往往在细节处不能规范行为，造成后期档案的安全性、严谨性受到较大影响。基于此，通过优化人事档案管理，解决管理中存在的现实问题，有助于进一步提升人力资源管理的综合 效能[3]。

3 人事档案在医院人力资源管理中的策略

1）转换人事管理理念。医院的人事档案管理涉及医院自身的长远性发展，同时也关系到每个职工的自身晋级，因此要提高全体医院职工对于档案管理的全面认知，让职工了解人事档案的重要性。首先，医院要将档案管理与个人的职称、工资福利以及退休环节事项向广大职工进行明确阐述，让所有职工自觉配合人事档案管理人员的工作，并注重其档案管理的时效性和真实性。其次，针对目前医院的档案管理问题，可以开通广大职工的进言渠道，对于档案管理细节鼓励职工献计献策，为管理本身的优化和完善打下坚实基础。最后，医院管理层应注重档案管理实施的人力与财力投入，为自身的档案管理效能提升做好铺垫。

2）健全人事管理制度。人事档案管理规章制度是医院进行人事管理的重要基础，同时也是促进医院全方位协调发展的前提。首先，医院应根据自身的特点进行深入分析探讨，并借鉴其他单位的成功经验建立先进的档案管理规章制度，既要包括档案的存储规范制度，还要包括人事档案的补充制度的。其次，医院的人事档案要建立完善的三级审查制度，对于档案的整理和收集要逐层进行核验，以此避免后发生，并要对归档的材料进行组织查验，对于材料的合法性真实性进行科学判断，只有三级审核后才能入库[4]。

3）加强信息化的管理。互联网以及数字化产业是未来社会的发展必然趋势，因此医院也应注重自身的信息化档案管理系统建设，改变传统的信息化管理的偏见，注重通过数据整合对自身的档案管理进行优化，强调档案管理与其他部门之间的有效结合，以此提高工作效率。另外，信息化的档案管理要注重信息共享性以及信息传递性，很多资料内容只需一次扫描即可录入，在今后的工作中可反复使用，还要建设档案资料的智能检索功能，尽量降低人工劳动强度，实现智能化管理模式。

4）提升人员综合素养。随着当前科技的快速发展答案管理人员，必须紧跟时代步伐，注重提高自身的业务能力及综合素养。首先，医院应组织档案管理人员进行定期学习，尤其对于新理念、新技术等要重点进行探讨，并秉承科学谨慎的态度，将医院实际情况与新技术、新理念进行结合，探索和创新符合自身发展的档案管理路径。其次，在医院内部要引入竞争机制，对于档案管理人员要定期考核，表现较好者要给予一定物质和精神奖励，而对于表现不如人意的则要进行相应的处罚。最后，要在档案管理部门建立严密的资料保密体系，加强纸质资料和电子资料的保管过程，档案资料在使用过程中要有至少两人在场，并严格控制医院网络与外界网络的连接，实现医院档案管理的安全性能提升。

4 总结

综上所述，医院人事档案管理人员不仅要具备基础性的档案管理专业知识，同时还要求性格细致、责任心强，随着当前科技的快速发展传统的档案管理方式已经不能满足目前中医院的实际需求，相关的档案管理人员还应该具备一定的系统运用能力和网络安全知识，但是目前来看中医院的档案管理人员还存在素质参差不齐的问题，仅会运用传统的档案管理方式。作为相关人员，要积极探索医院人事档案管理新模式，提升综合管理水平。