智能化发展在高中档案管理中的应用

李 琳

（淄博第十八中学，山东 淄博 255000）

信息技术的快速发展给我们的生活、学习和工作带来巨大的影响，我们在享受便利性的同时也要对自己所在的行业思考，探索利用信息技术为行业提供便利性的方法。信息技术的发展也给我们的生活带来了智能化，智能化相比信息化而言，工作的处理更加顺畅和便捷，耗费的时间和精力也更少。档案管理为人口流动、就业、学习奠定了基础，但是现阶段的档案管理存在一定的漏洞和不足，无法给人们的生活带来便利性[1]。高中档案管理的内容既包括学生，也包括高中教师，影响了学生的升学和教师的工作。但是现阶段的高中档案管理并不符合社会的发展需要,存在较多的缺陷，使得人们对档案使用的便利性受到影响。智能化发展的引入将给档案管理带来新的活力，也将带给高中档案管理更好的前景，更方便了学生和老师。

1 高中档案管理存在的缺陷

1.1 档案调取不方便

经历过高考的学生都会发现一个问题，就是在高考之后，不管学生是升学还是工作，毕业后学校都会将档案密封交给学生自己保管，学生要将档案完整地交给即将就读的高校、用人单位或者当地的人才市场，这样才能保证学习和工作的顺利。但是我们经常看到学生自己保存的档案可能被遗失或者被损坏，导致学校、用人单位或者当地的人才市场不接收该档案，学生要跑很多部门和单位才能将这些文件补齐，增加了学生时间的耗费。除此以外，如果学生要使用高中的部分资料，还要回学校取相应的材料，不符合档案管理的便利性。

很多教师也不是一直在某个高中教学，可能面临升职和调动等问题，因此该教师的档案应当跟着教师一起到新的用人单位。但是档案调动并不方便，无论是从原单位调出还是调入新单位，档案的调动都是一个问题。因此现阶段的档案调动并不适应社会的发展需求，需要通过相关的技术来进行升级和转化。

1.2 工作繁琐，工作量大

很多时候，高中档案管理并不是只对一个学校的师生进行管理，往往是通过县级单位或者市级单位进行统一管理。因此从事档案管理工作的人员经常能够感受到巨大的工作量和繁琐的工作内容。一方面很多地区都存在跨市教育的情况，即部分学生就读的学校并不是在户籍地区，需要将档案转交给就读地区的档案管理部门。有的是由学生自己携带转交，有的是就读学校发送调档函进行调取，但是依然需要经过查找、邮寄等过程才能完成档案的转交，这是非常不方便的。此外，教师的档案一般都不是由学校进行管理，而是由当地的教育部门或者人才市场进行管理，一旦涉及工作岗位的调动都要重新进行档案的归整。因此数量庞大的教师和学生给档案管理带来了挑战，增加了档案管理的工作量和复杂程度。

1.3 信息化程度不足

虽然现在很多档案管理部门都配备有电脑，但是一般都是用于与外界联系和简单的档案管理，并没有形成稳定、成熟的系统，没有完全的信息化。当需要从本单位的档案管理库调取档案时，依然要靠人工经过查找、核对、邮寄等方式进行调取，程序繁琐，不利于档案工作的开展，同时也给需要档案的师生带来不便。

1.4 纸质化档案不利于档案的保存和环境保护

现在很多档案依然是纸质的，因此给档案室的档案保存带来困难。一方面由于纸质档案的保存需要较适宜的环境，对温度和湿度都有着较高的要求，如果湿度过大容易导致档案发生霉变。另一方面随着档案年代的增加，档案容易因为频繁的调动而受损。此外，对档案室的卫生和消防安全也是挑战。因为纸质档案较多，如果不注意防火安全容易引发火灾，并且需要对档案室进行消杀，防止老鼠等啃食档案。并且纸质化的档案需要用到数量很大纸张，不利于环境的保护。全世界每年因纸张的需要而砍伐大量的森林，造成土地荒漠化，最终导致环境的破坏。因此智能化的档案管理可以减少纸张的使用，保护环境。

2 加强高中档案智能化管理的措施

2.1 优化档案管理机制

档案管理是一件考验耐心和细心的工作，但往往因为档案的管理机制存在问题导致档案管理变得繁琐、复杂。档案的调取需要经过档案管理负责人的同意，并且要求严格的调档和归档记录，经过层层的审批。很多时候由于管理人员之间的沟通出现问题，导致档案调取不出来。因此我们要对档案的管理机制进行优化[2]，精简档案调取的步骤，同时加强档案的保密性。对档案的管理进行统一化和标准化，协调各部门之间的工作，确保档案管理工作能够有条不紊地展开。档案在自身权限内实现共享可以减少调档地手续，提高调档地工作效率。

2.2 深入强化档案管理的信息化和智能化

目前档案管理存在的最大问题就是信息化水平不够，很多档案管理部门的档案管理系统简陋，信息化和智能化水平不高[3]。在档案管理的信息化时代，具备一套功能完善的档案管理系统是最基本的要求，但是很多档案管理部门并不能做到这一点。除了要拥有完整的档案管理系统，也要匹配相应的设备来提高档案管理的信息化和智能化水平。功能强大的后台服务器是方便用户与档案管理人员的质量保证，它能保证档案管理系统正常地运行，同时提高档案保存的安全性，减少数据丢失的风险。

2.3 建立安全高效的数字档案库

档案库是档案管理机构保存档案的地方，但纸质档案既不利于保存，也不利于档案高效的调取，因此开发数字档案库是有必要的。数字档案库可以使得档案管理人员更方便归整和调取档案，也可以减少档案维护的支出。但是也要加强科技人员的培训，保证数字档案库可以正常运转和安全防护。除了更高效的档案管理工作，数字档案库还可以减少纸张的使用，保护我们生活的环境。

3 小结

综上所述，高中档案管理涉及的人数众多，包括在校的师生和工作人员。学生的升学、教师和工作人员的工作调动都牵涉到档案的调取，因此加强档案管理智能化可以提高档案调取的效率。档案管理智能化需要高质量的数字档案库、便捷的档案管理系统和安全的档案管理、储存技术，除此以外也需要对档案的管理的机制进行优化。多方面、多部门的协调工作和高效沟通，可以精简档案调取的手续 和步骤，让智能化档案管理更好地服务于师生。