事业单位人事档案管理信息化建设初探

唐 哲

（永州市零陵区人力资源服务管理中心，湖南 永州 425000）

在事业单位中，员工基数庞大，且流动性较强。倘若单一地使用传统的纸质人事档案管理办法，这便会给事业单位带来极大的不便之处，同时传统的纸质人事档案管理办法具有流动性差、灵活性更差的缺点，这一办法终将被这信息化时代遗留在历史长河中。于是，人事档案信息化管理便迎着这个信息化时代的历史机遇，如春风化雨般走进各大事业单位中来。与此同时，我们还必须清楚地认识到信息化管理事业单位的人事档案这一举措，即存在一定的机遇，又是时代给予事业单位的一项挑战，这其中关键在于我们是否能正确认识到事业单位人事档案信息化建设的意义，以及其中的关键性问题所在。

1 目前事业单位档案管理的问题

首先，事业单位在实施人事档案管理信息化建设之前，一定要先对当下档案管理系统的现状进行全面的、多方位的分析，找出当下其中的优缺点。然后，事业单位在进行人事档案管理信息化建设，就之前存在的优缺点进行一定的改进。

1）缺乏创新型档案管理方法。信息时代未到来之前，我国事业单位的人事档案管理系统基本上都是纸质存档，即将每个单位员工的资料信息按其姓名或工号进行排序，最终形成一个小型的“图书馆”。这一人事档案管理的方法从表面上来看，看似没什么问题，这实现了单位人员的资料存档，且不易丢失。存档简单是这一传统方法的唯一优点，但随着时代的发展，这也成为缺点，这无疑在一定程度上大大增加了管理人员取档的难度，同时由于事业单位中的员工的资料各不相同，划分档案信息又是一项高难度的工作。更何况，倘若事业单位的人事档案库不幸失火，亦或者是被心怀不轨的盗取，这会对事业单位造成极大的损失。

2）人事档案管理人员基本素质有待提高。人事档案管理系统是一个事业单位的关键系统，犹如我们人的心脏。而这些人事档案资料便如我们的血液输送到事业单位各部门，实现事业单位人力资源的合理性分配，以此实现维持事业单位正常运转的同时，促进事业单位的高效率发展。但是，目前频频出现事业单位人事资源泄露的事件，这不仅会侵犯到被泄露信息的单位员工的隐私权，而且还在一定程度上损害了事业单位的利益。而这一现象出现的背后，往往是事业单位中档案管理人员未能守好人事档案信息库，这反映出管理人员的职业道德素养有待提高。

3）出现“人档分离”现象。目前我国事业单位人员数量逐年增多，人事档案管理的难度越来越大。由此，在事业单位中，每个员工的资料投入人事档案信息库后，便如同将一个标有姓名或编号的漂流瓶扔进充满相同漂流瓶的湖泊中。最后，员工离职或退休时，便如大海捞针一般找出自己的档案带走。后者是一个漫长的过程。我们要知道，员工们在事业单位中的任何职位升迁、奖惩情况都是要录入档案并跟随一生的。但当员工档案的寻找就成为一项难题，这很容易出现“人档分离”的现象。但这却大大地让档案的存在丧失其最初的意义。人事档案是记录单位员工在工作过程中的奖惩情况、职位变迁情况、日常工作表现等等。一旦出现“人挡分离”的现象，这将会造成许多员工档案信息的停滞。

2 人事档案信息化建设的优势所在

1）有利于减轻事业单位资源管理的任务量。信息化建设事业单位的人事档案，在一定程度上大大减少了人事档案管理人员的工作量，同时这一系统可以将单位里面每个在职人员的档案信息多元化分区。比如，当单位在寻找三至五名工龄三年以上，且在此期间有至少三次奖励或职位升迁且无违纪行为的已婚男性人员来共同完成一项任务时，人事档案管理人员便可打开本事业单位的人事档案信息库。然后输入“工龄三年以上”“有至少三次奖励或职位升迁”“无违纪行为”“已婚男性”的信息，进行筛选。系统便会在极短的时间内给出合适人选名单及其相关档案信息。与此同时，当单位人员离职或退休时，人事档案管理人员便可在人事档案信息库中直接搜索其姓名或者工号，该系统会在一至两秒内提取出其档案信息，然后将其交给离职的人员，并删除其档案信息。

2）有利于工作资源地合理分配。上文已经指出人事档案管理系统就如同人类的心脏，是每个事业单位中十分重要的一部分。而我们将人事档案信息化建设的过程则像是在人类的心脏中建造高速公路，实现血液的更新代谢，并运输到身体各个部位。在此过程中，人事档案管理人员可以将事业单位中的人员根据其优点特长进行合理化分配。比如，教育类的事业单位，其中有管理人员、监督人员、一线教育人员、后勤人员、教材编辑人员等等，其实现人力资源的合理安排就显得尤为重要。一个目光长远、有极强的执行能力和领导才干的员工进入一线教育部分，无疑是这一事业单位的损失。而现如今信息化的人事档案系统便可成功避免这一问题的发生，这对于每个事业单位的发展极其重要。

3）有利于实现“人档合一”。在上文中，我们可以充分意识到“人档分离”这一问题的严重性，但我们即将开展的人事档案管理信息化可以有效避免这一问题的发生。因为人事档案信息库的建立已经大大简化档案修改这一过程，所以这大大促进“人档合一”这一现象的形成。比如，在记录单位人员奖惩情况或职位升迁情况时，人事档案管理人员可以直接搜索其姓名，系统会迅速调出其档案信息。然后人事档案管理人员便可对其档案进行修改，并上传保存。这整个档案信息修改的过程十分简单，大大地提高了人事档案管理人员工作的效率。

3 人事档案信息化建设的关键

1）人事档案管理员极强的管理意识。在信息化人事档案信息库建立的同时，事业单位要加强对人事档案管理人员管理意识的培养。简言之，人事档案管理人员是事业单位关键中枢的“守门人”，事业单位要重视“守门人”职业操守的建立及持续完善，以防出现“监守自盗”的现象。总而言之，事业单位有必要开展一系列的讲座活动或团建活动来提高人事档案管理人员的职业素养以及对于事业单位的忠诚。

2）信息化管理档案的安全性。在这个信息泛滥的时代，信息安全问题也走上国际舞台，成为大家一直关心的问题。而信息化人事档案库的安全性也是每个事业单位最为关注的一个问题。所以，各事业单位有必要将自己单位信息化人事档案管理库进行层层加密、多层保护来提高信息化人事档案管理科的安全性。与此同时，人事档案管理人员要不断提高自己的业务技能，并在日常使用信息化人事档案库时，注意其防火墙的建设来保护其中的人事档案信息。

4 结语

综上所述，随着时代的进步，当下事业单位采用传统的人事档案管理出现管理档案方法单一、提取档案繁琐、人事档案管理人员业务不专、出现“人档分离”现象等一系列问题。于是，人事档案管理信息化建设登上历史舞台，这不仅实现了人力资源的合理分配，而且减少了管理人员的任务量。与此同时，事业单位一定要注意提高信息化档案管理的安全性。