浅析信息化档案管理安全防范之策略

王 琛

（临沂市不动产登记交易中心，山东 临沂 276000）

在机关单位发展的过程中，不可避免地会产生一些档案文件。档案虽说看起来没有什么用处，但是有的档案文件与单位的发展运营是息息相关的，一旦这些档案文件被不法分子盗取，将会极大地影响到单位的运营与发展。如今大部分机关单位将信息化与档案管理相结合，更方便管理与查找，但是依旧有着很大的风险，所以加强对信息化档案的安全管理，成为机关单位的重中之重。

1 信息化档案管理安全防范的重要性

对于机关单位，信息化档案管理可以说是其发展过程中的重要一环。现在通过先进的信息化技术、网络技术等方式，可以更好地将众多档案进行一个资源整合，这样有利于提高档案信息的使用频率，避免了原来纸质档案查找繁琐的弊端，也提高了档案工作者的工作效率。但是信息技术就像一把双刃剑，在给工作人员带来便利，提高效率的同时，也给单位带来了巨大的风险。在现如今的大数据时代，信息技术的不完善，往往会给不法分子抓住信息技术的漏洞，盗取档案信息，从而使单位的运营遭遇危机，所以对于机关单位来讲，制定合理有效的信息化档案安全防范，减少信息化档案信息泄露现象的发生才是最重要。

2 信息化档案管理安全防范中存在的问题

2.1 信息化档案管理制度不够完善

随着档案管理引入了信息化技术，极大地方便了档案管理人员的操作和提高了工作效率，但是在实施信息化档案管理时，自身档案管理制度依旧停留在传统的档案管理制度上面，所以在一些工作上无法及时地按照标准去进行，从而造成差错。而且大部分单位的档案管理制度只是徒有表面，不能够准确地应用到信息化档案管理中去。

2.2 信息化档案管理产生的风险问题

如今许多机关单位对于信息化管理还不够重视，并且在进行档案管理过程中，往往会受到其他众多因素的干扰，从而导致档案的安全性没有达到所需的标准。而且好多的机关单位对自身的档案管理的安全性不够重视，并且档案的保护程度没有做到位，这就加大了信息化档案缺失的风险。另外在一些企业在对信息化档案管理产生的风险问题进行一个有效地规避时，往往没有专业的人员可以进行一个专业咨询，这也是信息化档案管理的发展一直受挫的原因。

2.3 信息化技术的安全问题

随着信息化技术的不断发展，档案管理也逐渐向信息化技术靠拢，这样不仅方便工作人员随时查询档案，也方便于档案资料的保存。但是伴随档案资料的越来越多，信息化技术的安全问题也显现出来。一些违法分子就是通过寻找信息技术的漏洞，将档案资料盗取，谋取不正当利益，从而对单位造成巨大的影响，因此加强信息化技术的安全性能非常必要。

3 信息化档案管理安全防范策略

3.1 健全信息化档案管理制度

国家需要对信息化的档案管理制度进行一个完善和修正，构建一个规范的档案管理制度政策，让信息化档案管理进入一个标准化的流程，从而减少信息技术中存在的漏洞，让不法分子没有可乘之机。此外国家也需要对信息化档案管理人员进行一个专业性的培养，从而实现工作人员对现代化信息技术能够熟练的使用，这样管理档案才能够得心应手，降低问题发生的概率。而且在落实信息化档案管理制度的同时，每个公司或企业可以根据自身的情况进行一个相对应的改动，规定一个适合自身发展的信息化档案管理制度。并加强对公司档案工作人员的培训，让工作人员能够更快地上手并熟练地掌握信息化档案管理的相关措施，在工作的过程中，领导也需汲取工作人员提出的合理建议，并根据现实情况进行一个统筹分析，加以改进。

3.2 加强信息化档案管理系统的安全性

大部分的信息化档案泄露问题都是由于信息化档案管理系统存在信息漏洞，这才给了那些不法分子抓住机会。所以需要加强加档案信息管理系统的安全保护机制，将每一份档案报告进行一个信息安全防护，并且在每一个档案进入和档案流出的过程中都需要有专业人员操做，确保各个层次的档案信息安全防护，杜绝系统被黑客侵入的现象。除此之外，还需要定期对信息化档案管理系统进行一个系统性的维护，维护过程中一旦发现系统漏洞，就需要及时进行修补，以免档案信息泄露。另外还需要并对电脑系统上一些不知名的病毒软件，以及不相关的缓存设置进行删除，以防病毒入侵，进而影响管理系统使用。而且我们不仅仅是对信息化档案管理系统和电脑系统进行维护和补修，对用户访问的限制也需要加强，准确的规定用户的使用权限，从根本上做好安全防范。

3.3 加强管理人员和工作人员的责任意识

其实大部分时候发生的档案信息泄露不仅仅是系统漏洞导致，而是单位管理人员以及档案工作者对档案信息化系统不够重视。所以既要加强单位管理人员对信息化档案管理的重视程度，以及加强档案工作人员的责任意识。对于各级管理人员，尤其是信息化档案的管理人员需要及时去关注国家颁布的新的规章制度，并迅速地将规章制度落实到工作中去，定期开展各种学习活动培训，在活动展开的基础上听取档案工作人员所提出的建议，了解并解决工作过程中发生的问题，从而进一步落实并开展下一步的工作。对于档案工作者就需要明确自己的责任，认认真真地完成信息化档案管理工作的每个环节。并且在工作过程发现问题，立即向上级管理人员请示，解决问题。而且信息化档案管理不同于传统的档案管理，所以我们需要打破固有的思维，合理利用信息化技术将档案资源进行开发与整合，并在工作中高效的完成档案工作任务。

4 结束语

综上所述，随着科技的不断进步，所有档案信息化只是一个时间问题。所以为了信息化档案管理的平稳发展，需要加快对档案信息化制度的制定，有一个完善的规章制度才有利于后续档案信息化建设。以及对档案信息系统技术的完善，通过构建出一个健全、可靠的信息技术安全体系，才能为档案信息化管理提供安全的保障。其次就需加强企业领导人员和档案工作人员的责任意识，让人们明白档案管理的重要性，从而促使工作人员在工作时能够更加的仔细、认真，保障了档案管理的安全性。对此还需要增强档案工作人员的信息技术培训，提高工作人员的工作效率，进而更好的发挥出档案信息化管理的优点，更好的为社会服务。