数字化背景下优化事业单位会计档案管理研究

宋朝霞

（中共盐城市委党校，江苏 盐城 224000）

数字化档案管理指的是利用现代化计算机技术将传统纸质版的管理基础上进行全面化的改进，在事业单位当中利用数字化档案管理不仅能够提高单位内部的工作质量，而且也能为人民提供更为优质的服务。所以，在现阶段信息化发展迅速的基础上，事业单位将两者有效的结合已经是必然的趋势。

1 事业单位会计档案管理存在的问题分析

1.1 数字化背景的适应期

现如今我国的科技正飞速的发展着，而且很多的传统行业在这一环境下生产与发展的方式也逐渐向着信息化体系当中过渡着，而从以前的管理和运行方面来讲的话，已经维持了很长一段时间，所以在面对新型的环境时短时间内难以适应[1]。而事业单位当中所涉及的工作内容繁多，要想让其中会计档案管理的工作理念与工作方式有所更新，这就需要一定的适应期，尤其是在数字化刚融入的时候，很有可能在工作的内容和效率上没有太大的变化，但是不得不说的是在这种工作体系下所产生的效应是比较明显的，但是也不能操之过急，要有效的结合目前会计档案管理工作的实际规律找到合适的时机将其融合。

1.2 工作流程不够完善

目前事业单位当中的会计档案管理工作在数字化的发展融合已经有了一些时间，而且在借鉴国内外的实例下储备了相关的经验，但是从整体上来看的话工作的改变并不大，效果也不是很显著。造成这样现象的主要原因是事业单位在传统的会计档案管理工作中已经形成了固定的流程，要想合理的融入数字化需要改变之前的工作流程[2]。但是在进行各种工作的管理时经常会出现不平衡的情况，就比方说档案整理的时候不同的工作人员都有着属于自己的工作方向，但往往就会出现工作和执行出现差异。总而言之在事业单位的会计档案管理当中，工作流程还是没有完善的，因为很多单位都不重视对标准化工作流程体系的构建，而且对于工作也没有科学的监管体系作为约束，因此在实际工作当中就显得十分懒散。

1.3 安全问题

在传统的事业单位会计档案管理当中，对于档案的储存基本上都是使用纸质材料，会计在整理和储存的时候难免会出现漏洞，就比方说在进行招聘的时候，有些负责招聘的人员会修改档案，让自己的亲戚或朋友入职，这样的情况在以前会发生，就是因为档案安全不够高。而在数字化背景下会计的档案管理以网络安全为基础发生了很大的改变，因为在信息技术的支持下能够提高工作的效率，并且由会计掌管档案也不会被人修改或者遗失。但这其中还是会有一些安全的隐患，互联网当中病毒、木马等都是安全隐患，因为数字化的储存是通过网络渠道的，而档案的共享性在不断传输的过程中就会有空隙，所以很有可能让不法分子钻空隙，这对于事业单位和人民的财产隐私而言有着很大的威胁。

2 在数字化背景下优化事业单位会计档案管理的有效途径

2.1 提高理论知识，尽快融入数字化时代

从理论上需要事业单位提高重视，必须要提高对人才的招聘，这样对于单位内部的数字化建设是有着极高推动性作用的。因为目前在对这一工作而言其整体上还处于发展建设的阶段中，并未完善，那么理论的支持在这一时期至关重要。而且事业单位在会计档案管理工作上一旦有了理论的支持，那么就会在工作的方向和内容上能够合理的优化并完善，在此其中应当根据改革的具体事宜建立一个比较完善的框架，并把其中的数字化档案管理工作流程都记录下来，这样也能为日后的创新完善打下良好的理论基础。而且在实践工作上要进一步的推动工作的效率与质量，以此来提高事业单位会计档案管理的服务 效果[3]。

2.2 制定标准化的工作流程

在进行数字化事业单位会计档案管理的建设当中，对于传统的工作是一种冲击，主要是借助于技术来改变工作的方式，这也顺应了时代发展的潮流。而在数字化发展的初级阶段，事业单位的会计档案管理部门需要先适应这一技术，因为之前的工作人员工作内容和方向都或多或少发生一定的改变，但还是要确定每个人员的工作职责。其实这一工作体系的建设是想当复杂的，而且牵扯到互联网信息技术，并不能空口无凭，必须要从理论和实践上去借鉴，然后结合会计档案管理工作的现状，以此来制定科学的改革计划。把每一个部门和工作人员都落实到位，他们的分工必须明确，就像财务档案、人力资源档案、原材料档案、历史档案等等，这些都要有专门的会计人员进行管理，这样一来每个会计都会各司其职，再通过合理的监管机制达成约束，从而保证事业单位的稳定运行与发展。

2.3 加强科技建设，重视档案的安全

在建设数字化信息会计档案管理的过程当中，事业单位需要把眼光放远，积极的引进各种科技人才，这样就能弥补之前的不足，从而优化档案管理工作的整体效率。尤其是在电子档案的安全方面，必须要加强网络安全工作的重视程度，通过对档案的加密或者是建立防火墙等保护措施来提高档案的安全程度[4]。与此同时，也要安排一部分会计对之前的老旧档案进行整理，将其传输到数字化档案数据库当中并把纸质版的销毁，然后让技术人员把那些模糊或者是损坏的档案复原并录入，这样一来才能真正的提高事业单位会计档案管理的整体时效性，从而为国家和人民提供更优质的服务。

3 总结

综上所述，档案信息化的发展和建设并不能一蹴而就，需要事业单位的会计档案管理部门以理论概念作为支持，然后结合新型技术，加强对漏洞的补填与安全程度，以此来提高档案管理工作的整体效率。而相关技术人员也要在此其中不断的探索与研究，借鉴他国或者其它单位的数字化档案建立实例，再加上创新改革，从而推动事业单位的稳定与可持续发展。