事业单位档案管理存在的问题与对策分析

张 雪

（东宁市公路养护中心，黑龙江 东宁 157299）

档案是一种基础信息资源，真实地记录事业单位有价值的技术、科研和经营等社会活动，它主要包括事业单位各个时期和各项社会活动直接形成并记录下来的有价值的文字、图像、图片、图表和视频资料等。档案管理是事业单位工作中的重要组成部分，它的科学规范程度是衡量一个单位发展水平的标尺，只有做好档案管理，才能有效利用档案，分析研究单位经营业绩，借鉴单位发展史的优秀经验，扬长避短，制定单位未来的发展方向，才能保证单位可持续发展，因此，事业单位应加强档案管理。

1 事业单位档案管理的任务

在社会发展的过程中，事业单位是社会管理和服务的特殊一员，为经济社会的和谐进步发展提供了重要的意见，这些建议离不开事业单位档案管理所收集到的宝贵信息资源。档案为事业单位工作提供重要的参考依据，对其进行管理是维护档案资料完整性的有效手段，是整个档案工作的核心，也是档案工作不可或缺的环节，它贯穿于整个档案工作。档案管理要保证档案的完整性，防止档案的破损。档案管理需要员工能够了解并掌握档案损坏的原因和规律，从根本上采取积极措施，最大限度地预防档案的各种毁损影响，把档案自然和人为毁损率控制在最小范围，延长档案保管的年限。档案管理员还需要维护档案的安全，就是让档案能够地安全存在，不至于因被盗、丢失等导致泄密。

2 事业单位档案管理存在的问题

1）档案管理专业人才稀缺。新时代的发展，对档案管理员提出了新的标准和要求，然而，现阶段，事业单位的档案管理人才队伍建设严重滞后。一方面，事业单位档案管理岗普遍存在整体素质较低的现象。相关数据显示，在事业单位档案管理人员中，大多数档案管理人员都是“半路出家”，科班出身的高学历人员不多，未接受过档案管理专业培训的人员比例也很大，这就导致事业单位档案管理工作难以得到迅速的提升，阻碍了档案管理的现代化进程。另一方面，事业单位档案管理人员老龄化严重，缺乏年轻人才，导致创新能力不足，不能适应新时代信息化建设的发展。

2）档案收集不完整。现在很多事业单位的档案部门只重视纸质档案的收集，对于其他载体档案资料的收集比较忽视，往往没有收集到一些科技档案、专门档案等特殊形式的档案，尤其是声像档案、电子档案等新型载体档案，以至于很多文字材料的真实性和合理性得不到有效的保障。

3）档案归档不及时。事业单位档案管理员由于档案管理工作意识缺乏，消极怠工，很多时候忽视对档案资料的及时归档工作，往往提交过去的档案年终一次性归档，时间一长材料不见踪迹，或残破不堪，或缺页少纸，或忘记归档，此外，档案部门由于不熟悉各部门每年开展的具体工作，对提交的档案性质不清楚，胡乱归档，没法对业务部门的档案材料进行有效监督、指导，再加上业务部门在档案移交过程中存在敷衍了事、一拖再拖的现象，导致很多重要的档案材料遗失，最终形成的归档材料不完整的不利局面。

4）档案整理不规范。一是事业单位档案整理普遍存在摆放混乱的现象，譬如2019年的材料，可以在2017年、2018年和2020年等档案盒里找到，杂乱无章。二是档案装订不规范，一个组卷的材料没有分门别类，好几种类型的材料在一起组卷，不便于查找。三是，装订时将重要信息放进了装订线内，既影响查找，又不美观。

5）档案整理不严肃。事业单位在档案里竟然发现有错误材料，出现数据记录不规范、数据前后不一致和数据无法溯源的现象，整理过程中未对这类档案进行核查，核查也是草草了事，核查出来也未第一时间进行更正，导致后期利用起来比较受限。

6）档案管理手段陈旧。在事业单位中，绝大部分档案管理仍停留在手工处理阶段，工作效率低，成效不明显。手工查找档案面对档案的数量和种类的不断增加，加上以前的档案资料杂乱、不规范，是使查找相当困难，严重阻碍工作效率的提升，无形中增加了档案资源合理配置及充分利用的工作难度。

3 加强事业单位档案管理的对策

事业单位档案管理存在许多弊端，严重制约着单位的发展，因此，提高并改进现有的档案管理方法、方式和制度变得迫在眉睫。

针对档案管理专业人才稀缺的问题，事业单位要加强档案管理人才队伍建设，通过外派档案管理员去参加权威机构举办的档案管理专题讲座、脱产培训和短期研讨班等，聘请专家教授开设讲座，传授最新档案管理科技动态，使档案人员掌握更新陈旧档案管理观念，提升档案管理人员综合素养。或选拔拥有较高业务能力和职业素养的人才，主观能动性强，在档案管理工作中能时刻保持应有的积极性、服务水平，推动档案工作产生更多的经济价值。

针对档案收集不完整、归档不及时、整理不规范等问题，首先，应加强宣传教育，强化档案意识。档案管理部门可以通过网络、刊物、报纸和电视等宣传媒介学习档案管理相关法律法规宣讲档案收集工作的重要性，使大家充分熟悉、全面了解档案管理知识，并第一时间将档案管理意识传递到其他部门，借此引起其他人的重视，带领大家一起做好本单位的档案管理工作。其次，及时收集更全面的档案材料，丰富馆藏资源，除了纸质档案外，加大对电子档案、声像档案等多种载体形式档案的收集，满足利用者的查档需求，也确保能为后期的档案编研工作奠定基础。最后，档案管理员可以在国家规范性档案管理指导性文件的参考下，对现有的档案管理制度细化、修改、完善，使其更符合单位运行需求，建立合理可行的收集归档制度，还定期和其他部门工作人员沟通，并肩完成档案收集工作。

针对档案管理手段陈旧的问题，首先，事业单位可建立网络化档案，提高档案管理效率。其次，加大网络档案人才队伍的建设和网络化建设的资金投入力度，广开筹集渠道，为档案管理现代化建设提供保障。最后，网络档案安全很重要，要完善档案信息安全管理体制，确保电子数据管理系统的安全，在提供网上档案检索服务的过程中，必须要设置权限，设置防火墙，做好备份等安全防范措施。

4 总结

综上所述，我国事业单位档案管理工作存在着档案管理专业人才稀缺、档案收集不完整、档案归档不及时、档案整理不规范、档案整理不严肃和档案管理手段陈旧等问题，这些问题都严重制约了事业单位工作的开展，对于这些情况，事业单位应高度重视档案管理工作，加强档案管理人才队伍建设，加强宣传教育，强化档案管理意识，建立网络化档案，提高档案管理效率，确保单位的档案管理工作有序地进行。事业单位的档案管理工作复杂多变，这就要求档案管理人员能不断提升自身业务水平和综合素养，利用现代高新技术，大胆实践与创新，不断提升管理水平，完善档案管理工作，从而推动事业单位更加平稳的发展和进步。