电子档案与纸质档案管理的问题及发展方向

张 帅

（河南省人民医院省直第一医院，河南 郑州 450003）

在新时代的背景下，信息技术早已融入到人们的日常工作和学习当中，信息技术具有一定的先进性、可靠性和广泛性，可以促进了企业和用人单位的信息化平台建设和电子政务建设，现在企业和用人单位一般都采用电子档案的形式。电子档案相较于纸质档案而言有一定程度上的优势，比如电子档案不需要人工识别，减少了工作人员的劳动时间的同时，降低了在人工识别工程中的失误率，电子档案保存在专门的信息网络系统当中，信息网络系统对电子档案有加密保护作用，所以具有较高的安全性，就目前来看，电子政务市场的前景良好，电子档案的发展使顺应时代的主流和趋势的；纸质档案是以纸张作为载体的，时间久了很容易损坏不易保存，人们使用纸质档案的历史时间很长，对纸质档案有依赖性，所以纸质档案作为原始档案在短时间内是不可替代的，因此对纸质档案和电子档案的管理和两者的发展方向是一种新问题。

1 电子档案和纸质档案的管理问题

1.1 档案管理和保护工作不健全

电子档案发展使用周期短，电子档案是以电子信息为主要载体的。一般情况下，管理人员会对纸质档案的管理流程和保护工作比较熟悉，而对电子档案相关的内容和文件认识不够，对电子档案数据库不了解，所以管理人员在对电子档案进行保存和管理时，极大程度上会出现错误，企业和用人单位也没有形成对电子档案的科学的管理制度，对电子档案的结构与电子档案的分类存在一定的缺失，也尚未开通专门的档案信息管理功能；纸质档案管理已经形成相应的流程，管理人员对纸质档案的管理也是得心应手，但纸质档案的管理仍有很多问题。纸质档案的载体是纸张，而纸质使用时间长会对纸质档案造成损害，管理人员缺少对纸质档案的重视，不适宜的管理和保护都会加速纸质档案的损害程度，比如存放纸质档案的库房温度过高，会使档案上的字体模糊不清，库房过于潮湿也会导致纸质档案发霉让人无法阅读。由于管理人员对纸质档案的管理流程比较熟悉，所以会出现“摸鱼”的行为，对纸质档案的摆放和整理工作不到位，乱摆乱放，极容易导致档案信息的内容不准确，严重的话则造成档案丢失并产生严重后果。

1.2 管理人员的综合素质不高

管理人员的工作能力会对档案管理和保存产生直接影响。很多管理人员对保存电子档案的操作流程不熟悉，对电子信息技术的认识不全面，对计算机技术掌握不彻底，所以经常导致电子档案信息错误的现象频频发生，比如管理人员在系统上搜集档案信息的过程中，因其电子系统的灵活性和便利性，会对不熟悉操作的人员造成影响，极容易出现失误删除电子档案数据的现象，会对电子档案的可靠性产生威胁，管理人员虽然对纸质档案的保护和管理流程比较熟悉，但缺少一定的责任心和耐心，对档案的归档和管理上出现错误的可能性极高，档案的分类不够明确，没有遵循档案文件形成的特点，也没有保持文件质检的系统排列，归档的档案文件材料不齐全，企业也没有指定专门的工作人员负责档案的管理，在管理人员离职或者发生工作变动之后，档案交接的环节没有进行及时的处理。

2 电子档案与纸质档案的发展方向

2.1 信息安全的发展方向

纸质档案和电子档案在一定程度上具有同一性和相互否定性这就导致了二者的发展方向也是不同的，要发挥各自的优点，促进社会的进步。从信息安全的发展方向看，电子档案大多是信息技术为主，人工操作为辅的方式，所以会受到网络系统和计算机的影响。一方面如果电脑病毒开始传播，而电脑病毒一旦攻击电子档案数据库会致使电子信息数据受到破坏，从而对电子档案造成严重的危害，导致电子档案丢失或者被恶意篡改，给人们的工作和学习带来极大的不便；另一方面因为信息技术操作的灵活性和简捷性会让管理人员在档案信息编辑中造成一些负面影响，可能因为工作人员的疏忽删除了电子档案的数据和信息，因为电子档案的管理系统具有一定程度的安全性和保密性，所以发生多次错误会给电子档案“上锁”，这也是管理人员面对的难题。而纸质档案大多都是人工管理，与电子档案相比不存在操作流程的错误率高的情况，纸质档案一旦形成，则是“白纸黑字，板上钉钉”，绝不会出现信息被篡改的可能，所以纸质档案的安全性比电子档案的安全性要高一些。

2.2 档案的利用方面

电子档案的保存和管理主要依靠网络计算机，虽然提高了工作效率，节省了劳动时间，档案的内容会通过计算机的开放、共享的方式传播到任意的网络系统上，给工作人员带来了很多的便利，但如果计算机出现故障，会导致档案数据库无法运行，也会给档案的管理带来不良的影响，并且增加了电子档案的不稳定性；纸质档案虽然相较于电子档案有一定程度的可靠性，但查阅起来十分繁琐复杂，工作量大，给管理人员的工作带来很大的麻烦，但是相对而言，纸质档案与其他档案相比，具有较高的安全性，目前来看纸质档案仍处于主流位置。

3 总结

总之，本文针对电子档案与纸质档案管理的问题与发展做出了上述分析。通过提高对工作人员的专业能力和综合素质以及建立健全档案管理制度来保护和管理档案，电子档案在传输和查阅的方面上具有很大的优势，但可靠性比较弱，容易受到信息技术和电脑计算机的影响；而纸质档案可靠性高，不易受外来因素的干扰，但纸质容易受损，影响人们的阅读，只有实行“双轨制”的管理方法，才能方便纸质档案和电子档案的管理。