中学档案管理信息化有效建设策略研究

黎 莹 何 峰

（1.广西南宁市第三中学，广西 南宁 530021；2.广西制造工程职业技术学院，广西 南宁 530001）

档案管理能够为学校的各项管理工作提供精准的数据保障，为后期工作的开展提供良好的参考和借鉴。然而，在实际的档案管理工作中管理人员缺乏信息化的管理思维，管理重视度和管理体系的建设度不足，造成档案管理工作不能顺利开展。同时，中学档案馆的基础建设和人力资源的不足，也对档案管理造成制约。因此，中学院校应该针对问题及时进行改进，推动中学档案管理的信息化建设，更好的顺应信息时代的发展，为校园档案管理提升效率。

1 中学档案管理的现状及问题分析

1）档案管理信息化思想薄弱。档案管作为制定办学方向、管理政策的有效参考，对中学管理工作存在重要的价值。但是，由于档案管理信息化思想薄弱，导致学校对其的重视程度较低，不能够有效地加以利用。一方面，学校没有重视先进管理思想的进行，依旧靠管理人员进行人工的数据整理，导致大部分都是纸质档案，查阅起来非常不方便。另一方面，学校没有专门为档案管理设定相应的管理制度和管理流程，导致管理人员在进行管理时不能够形成统一的标准，造成档案管理的效率低、数据精准性差。因此，学校应该积极的转变管理思想，重视档案管理的重要价值，建设学校特色的信息化处理系统，推动档案管理工作的开展。

2）档案管理基础设施陈旧。基础设施能够辅助管理人员进行管理，提升档案管理的效率。然而目前多数学校更加重视教学实验室和教室的建设，认为档案管理只需要进行存储就行。这样的形式导致档案管理投入资金不足，长期不能引进先进的设备，大多数的档案都以纸质的形式进行保存，很容易造成管理数据的丢失。同时，档案管理设施本来就较为基础，加上没有定期对设备进行维护，导致很多设备已经不能够进行使用，造成档案管理的硬件设施不足。因此，学校应该增加资金投入，为档案管理室引进信息化的管理设备，更好地将档案进行数字化的保存，提升档案的利用率为学校发展提供方向。

3）档案管理专业人员匮乏。档案管理工作量繁杂庞大需要专业的人员进行管理，才能确保能够将重要数据进行管理，让管理工作高效开展。然而，学校在管理人员的组建上没有科学合理的结构。一方面，在管理人员招聘的过程没有与岗位形成对应，没有充分的考虑管理人员的专业、学习以及实际操作水平等，导致管理人员不能够胜任管理工作。另一方面，学校没有开展定期的档案管理培训工作，导致管理人员缺乏提升自己技能的途径，造成管理技能跟不上时代的发展，引起管理效率较低。因此，学校应该重视管理人员的选拔与培训，不断的通过培训去提升管理人员的技能，为学校带来高素质的档案管理人才。

2 中学档案信息化管理的重要意义

中学档案信息化建设对学校发展具有重要意义。一方面档案详细地记录着学校各项活动的真实数据和凭证，对学校后期项目的开展能够提供良好的数据借鉴。同时，学校也能够通过数据分析发现活动中存在的风险和问题，及时地进行风险应对，确保各项办学工作能够顺利开展。另一方面，档案信息化能够创新中学管理新模式。首先能够对全校师生起到约束作用，档案能够根据学校的教学特点进行合理的规章制定，让全体成员能够严格按照教学目标、职业道德、心理素质等要求进行发展。其次能够对学校的发展起到辐射作用，将学校优质的办学成果进行宣传，提升学校的整体教学形象起到育人作用。

3 优化中学档案信息化管理的策略与建议

1）引进档案管理信息化的管理思想

中学院校应该转变管理思想，重视档案的信息化管理建设。一方面，学校应该邀请国内外的档案管理专家开设专题讲座，将目前先进的管理方法和管理理念进行普及，增加档案管理人员对学校档案管理的重视程度。另一方面，学校应该组织管理人员进行专题研讨，根据学校自身的特点进行针对性的管理建议，借鉴目前先进的发展理念，为学校制定一份特色化的管理建议，更好地进行档案管理。通过优质思想的引进和学校特点的融合，一定能够促进档案管理的信息化 开展。

2）强化中学档案管理基础设施建设。基础设施建设能够为档案管理提供高效的操作。一方面，要用计算机设备对学校相关信息进行收集、纳入以及处理，将纸质的文档转化为数字信息，更好的通过设备进行存储分析。另一方面学校应该增加对档案馆的资金投入，让其有充分的基金进行基础设施的引进。这样才能全面建设数字档案管理系统、AI智能文本处理系统、数字答案一体化建设、智能库房建设、数据安全管理系统等设施，更好地为场馆提供高效的服务。因此，重视学校的基础设施建设能够缓解工作人员的压力，轻松实现中学院校的档案管理工作。

3）组建中学档案管理专业人才团队。学校不仅要重视信息化的数据建设，更应该培养专业的信息化管理人才。一方面学校可以完善学校的招聘制度，在进行管理人员选拔的时候除了考虑管理人员的学习、专业等，还需要重点考察管理人员的档案处理技术，这样才能确保其能够快速地上岗，更加适应场馆的管理需求。另一方面，学校要为档案管理人员提供学习和晋升的途径。通过开展定期技能培训的形式，不断地更新管理人员的思想和技能，让其能够将培训所学的管理知识不断与学校自身的特点进行融合，更好地推进学校管理的发展建设。这样学校才能通过人才引进和人才培养等形式为档案馆提供优秀的人才，不断地对管理工作进行创新。

4）完善中学档案管理体制机制建设。档案馆的管理体系能够形成约束作用，促进管理工作高质量进行。首先学校要根据学校工作和时代的变化，及时地进行档案管理体制的修改与更新，让管理人员能够依靠制度进行管理。其次，学校应该设定相应的监管机制和操作流程，让管理人员的管理工作能够形成标准，切实的落实档案处理的每一步，确保数据管理的精准性。最后，学校应该加强信息出处理的安全管理工作，引进安保系统防止重要的数据泄露，保障数据的安全性。这样才能够有效地进行档案管理工作，不断的完善信息收集、加工、处理以及安全环节。

4 结束语

综上所述，中学院校想要开展信息化档案管理模式，首先需要引进先进的信息化理念和管理基础设施，为档案管理提供软硬件设施。其次，学校应该不断的完善档案管理体系，明确管理人员的工作细则和操作流程，让管理人员能够有秩序地开展管理工作。最后，学校应该针对学校档案管理的强度，组建优质的专业团队，更好地进行档案的针对性管理。通过上述管理规划，中学院校能够搭建信息化的档案管理平台，让档案更好地发挥其效用，推动学校管理工作的顺利 开展。