关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

吴刘莎

（新疆维吾尔自治区社会科学院，新疆 乌鲁木齐 830000）

实现档案信息化建设与管理的重点在于对传统档案管理方式进行改变，将过去的纸质档案管理和储存转变成为数字化信息化的管理与储存模式，从而提高档案管理的高效性，使档案更方便、长久的保存，同时又可以最大程度的提高档案资源的利用率，让一切与档案有关的工作更加顺利地展开，使得档案管理的水平明显提高。现阶段多数档案管理部门已经开始着手推进档案信息化建设与高校管理的工作，但总体而言尚处于尝试阶段，在这一过程中会因为诸多客观因素的影响，使得档案信息化建设与管理的推进受到阻碍。结合一些实践和经验，文章主要对如何有效推动档案信息化建设与档案管理提出了一些思考，希望可以让档案信息化建设与管理质量和水平进一步提高。

1 档案信息化建设含义及优势

1）含义。档案信息化建设和管理就是将档案资料做信息化数字化的处理，依托于先进的信息技术的支持，现有的档案资料变得更加丰富和全面，因此在储存和管理上也会有更高的要求，通过信息化建设来转变传统档案管理和保存方式，让过去单一的纸质实体转变成为数字载体，利于档案资源的长期保存，可以方便人们更快地查阅。

2）优势。首先，推动档案信息化建设能够让档案管理工作的难度有效降低，将大量的纸质化档案资料转变成为电子档案进行数据化储存，也避免了环境对档案管理工作的客观影响，使档案材料能够最大程度保持完整。其次，推动档案信息化建设方便人们更好更快的查阅所需要的档案信息数据，在传统的档案管理模式中查询和借阅相关档案，会经历一些复杂的程序且会消耗更多的时间，而信息化建设就可以改善这一情况。再者，在信息技术的推动下，档案管理和储存模式会发生根本改变，今后档案部门及相关工作者会探寻更加能够适应时代需求的档案建设与管理路径，让档案管理水平提高。

2 阻碍档案信息化建设和高效管理的因素

1）缺乏足够认识。将信息技术和档案管理工作有机结合是对传统档案管理模式的颠覆，因此必须要档案部门及相关工作者转变自身的管理和服务理念，但是很多档案管理人员习惯了传统的档案管理模式，对信息化建设缺乏足够的认识，对信息技术给档案管理带来的积极影响不够了解，在适应和习惯上存在难度，从而导致档案管理工作改革难以顺利展开。

2）信息利用率不高。传统档案管理最主要的目标是为了确保档案资料能够长久保存，并且在日常生产与生活中方便人们查阅。在档案信息化建设与管理中，重点更集中于如何提高档案信息资源的利用率，根本目标是为了更好地服务大众，让档案信息资源的价值能够最大程度地发挥。由于管理理念的狭隘，自身水平有限，导致了一些档案管理人员在利用信息技术上比较片面，并没有将信息技术更多的优势展现出来，难以提高档案管理效率。

3）资源配置不足。因为各地经济发展水平的不均衡，所以各地档案部门在推动信息化建设上也存在着差异。资源配置不足，管理人员综合素质差异，使得档案信息化水平的差距逐步被拉大。有些发达地区的档案部门很早就开始对计算机应用到档案管理工作中做深入研究，因此有着丰富的经验，自身的管理水平也较高，但也有的档案部门沿用传统单机模式，对信息技术依然持质疑的态度，也就无法提高档案管理效率。

3 有效开展档案信息化建设和档案管理的策略

1）提高重视，健全制度。为了真正推动档案信息化建设与档案管理的落实，档案部门必须要提高重视，致力于建立健全档案信息化工作体系，由上至下影响相关部门及管理人员，带动全员积极参与到档案信息化建设与高效管理中。第一，有关部门必须根据国家出台的相关政策完善档案信息管理体制，展现政府部门的行政管理职能，加大协调力度，构建部门协同联动的工作体系，使全体人员都提高对档案信息化建设工作的重视程度。第二，针对档案信息化建设必须要完善法律制度和规范准则，在推动本部门档案信息化建设工作的过程中，明确各自任务，落实责任主体，还要构建科学有效的评估体系，以客观有效的评价和完善的执法监督来保证档案信息化建设工作顺利展开。

2）增加投入，完善配置。要想实现档案信息化建设和档案高效管理，离不开资金和技术的有力支持。档案部门必须要在现有的各种设施的基础上，增加资金投入，健全技术支持，唯有如此，才能够使档案管理信息化正常运转，使档案信息资源更加安全可靠。首先，政府部门在财政预算中就档案部门的档案信息化建设，一定要规划合理的资金投入，完善各种基础设施。当然部门可以选择一些可靠的外包单位，加强合作与联系，共同开发档案信息化系统。其次，除了基本的基础设施以外，档案部门还有必要进一步加强软硬件建设，及时更新现有的设备，引进新的技术，为档案信息化建设和管理打造更为良好的环境。对档案信息化管理过程中所使用的各种软件应当和全国技术标准保持统一。再者，信息技术另一方面还存在着一些安全隐患，因此档案部门在加强技术支持时，必须对安全防护工作提高重视，升级各种杀毒软件，加强防火墙建设，完善网络监控，对机房管理和技术使用做严格的规定，以保证所有档案信息资源的安全。最后，档案部门有必要借助网络这一平台和其他各个档案管理部门加强联合，打造档案资源共享平台。

3）提高素养，加强培训。除了必要的资金支持和制度保障以外，档案管理工作的有效性很大程度上还会受到档案管理人员自身素养的影响，因此提高档案管理人员的综合素养，加强对档案管理人员的培训和教育非常重要。档案部门在使用档案管理人员时，必须要优先考虑专业素质过硬、能力较强、经验丰富的人员。档案管理工作并非简单地对档案进行储存和管理，更多还会涉及档案信息的传送、接收、转化，在档案信息化建设中，管理人员更需要具备扎实的计算机理论知识和熟练的操作能力。因此有关部门还需要对在岗管理人员进行培训，使其能够学习到更多计算机操作的知识，从而提高管理人员的业务素质。档案管理工作更需要管理人员有着较强的服务意识，因此对现有的管理人员进行思想上的正确指导，使其能够明确自身服务使命，在实际的工作中提供更好的服务也非常必要。档案管理部门有必要建立健全考核、评价机制，完善竞争机制，以起到激励档案管理人员的作用。

4 结语

总而言之，推动档案信息化建设和高效管理是今后档案管理工作改革和发展的主要趋势，因此档案管理部门必须要高度重视档案信息化建设，对现有的档案管理和工作模式作合理的调整，加强对信息技术的开发和利用，提高档案信息资源的利用率，对档案管理和服务手段进行创新，推动档案管理朝数字化、智能化、高效化的方向不断发展。现阶段档案信息化建设还处于起步阶段，在这一过程中必然会面临不少困难，因此需要档案部门和有关人员做科学合理的规划，有序地推进，在对这一过程进行严格的监督和正确的指导，才能够让信息化建设取得明显的效果，使档案资源的价值最大程度展现，为提供更好的服务、推动整个社会发展提供有力的支持。