文物档案管理之我见

李玉红

（贵州省地质博物馆，贵州 贵阳 550009）

近年来，由于信息技术的发展，各行各业也都在高速发展，档案管理也不例外。我们传统的档案管理手段、方式方法都发生了很大变化，基本实现了档案信息资源数字化、存储集成化、传递网络化、开发利用智能化。实际上，文物档案管理相对于整体档案行业来说，它的发展是比较落后，它在一定程度上制约着文物管理以及开发利用。

文物档案是记述和反映文物事业管理和文物的保护、研究、利用等工作历史记录。它直接记述以及反映了国家在重要文物活动中形成的原始记录，它具有重要的现实以及历史价值。文物是文博单位陈列研究的物质基础，所以对文物档案进行有效的、科学的管理和深入研究，是历史赋予文物工作者的神圣职责。随着信息化时代的发展，文物档案管理信息化建设也是文博事业发展的必然要求。

1 当前文物档案管理存在的弊端

传统的文物档案管理方法其工作量大、程序多，因此难免存在一些问题。

1）经手人员多，文物档案建立很难达到规范和统一，在建立文物登记簿时，要求经手人员字迹工整、清晰。比如有订正，用墨水笔划双线，由经办人员在订正处盖章等等。在文物档案建立过的程中，类似这样强的规范性操作随时都有。但是，由于经手人员多，每一个人在文物档案建立与管理中难免有所疏忽，这样会对文物档案的建立带来很大的影响。而且文物档案经多人填写，不同的字迹、书写习惯和填写详略不一，导致文物分类不统一，文物分级标准不明确，文物定名不规范等。在文档展出、交流、借阅中疏于记录。在纸质档案保存中，忽略环境的湿度、温度和光线等。电子档案保存中，忽略磁场、射线的影响等。文物档案的建立、存储、管理需进一步规范化和标准化。会对文物的研究带来很多不便。

2）文物数量和种类庞杂，文物档案管理疏漏。当文物提取出库时，空出的位置不应以其他文物填补，而应保留其空位，待文物回库时归回原位。不然的话就难以保证文物秩序，造成排架错乱，以至丢失时也不容易及时发现。随着对文物研究的不断 深入，文物档案内的资料会越来越丰富，若不及时整理就会混淆，关键时刻找不到需要的东西。

3）不利于文物档案的保管。维护文物档案的质量，不仅取决于其材料质地，还取决于它所处的环境，环境因素直接影响到文物档案的保存年限以及提供利用。不同质地的文物对保管环境有不同的要求，光线、温度、湿度等这类自然破坏力虽然进行缓慢，破坏轻微，但长久就会对档案造成严重的威胁。有些重要的文物是文博工作者研究的重点和热点，该文物档案会被多人、多次借阅，会给文物档案造成一定的磨损、损坏或者遗失，影响文物档案的管理。

2 完善文物档案管理的制度

1）完善文物档案管理制度。首先必须健全和落实文物档案基本管理制度，对档案资料收集、录制转换、归档移交，日常保管、借阅、利用等各环节，都要制定严格的制度，如《综合文物档案室工作职责》、《文物档案人员工作职责》、《文物档案库房管理制度》、《文物档案保密制度》、《文物档案利用制度》、《文物档案鉴定、销毁制度》等。其次要根据文物档案管理现代化的需要，健全如文物档案信息采集、收录、转换制度，文物档案数据库保存、安全制度，文物档案信息网络传输交流管理制度等。依靠科学完善的制度，实现文物档案的科学管理。

2）按照“分散建档、集中归档”的原则有序管理。文物档案，涉及的范围广、内容多。几乎涵盖了相关文物的全部情况以及其工作单位管理机构保护、维护、展览、研究等全部业务工作。其管理工作如果靠几个人是很难胜任的，必须成立专门小组，确定对其中某个课题研究最深、某项工作最熟悉的人进行档案材料的收集、积累，再移交给档案人员进行整理、编目、归档。

3）加强档案法规宣传，强化全社会档案法律意识。随着我国各项制度建设的不断完善，重点文物工档案管理方面的法规也在不断地完善。这些法律法规的颁布实施，对搞好文物档案管理具有重要作用，也是搞好重点文物档案的重要保障，因此，我们要多方式、多渠道、多层次的进行宣传教育活动，不断强化金社会档案法律意识。

4）改进方法，搞好服务，实现文物档案管理的良性发展。面对新的形势，我们档案工作者如果还守着旧思维，用老办法，必然导致文物档案收集工作的被动，因此我们必须立足实际，创新思维，改进方式，全面开拓档案收集工作的新局面。要采取建立网络，强化监督，扩大收集范围。建立网络，强化监督是扩大文物档案收集 范围，提高收集文件材料质量，满足文物建设不断发展需要的途径的手段。要建立以档案室为中心，各个相关单位为网点的重点文物档案管理网络。各有关部门，单位的档案室是重点文物工程档案网络的基础，必须制定一套实用的收集办法和措施，通过网络的监督、检查、指导，使其落到实处，使得文物工程档案收集完整、准确、齐全。要采取综合手段，加大管理力度。文物档案面广量大，我们要通过各种手段综合运用，才能保证管理工作的力度。我们要运用行政、经济、法律等各种手段，保证管理工作的权威性，这是文物档案管理工作走上规范化制度化的必由之路。还可以结合文物管理特点，借鉴专业档案管理经验，引进现代管理手段，推进文物档案管理现代化。一是利用数字转换技术，实现文物档案信息资源数字化。对于收录性档案进行有重点的数字转化，形成数字档案。对于记录性档案可直接转化为数字档案，建立文物档案数据库。二是运用现代电子计算机技术，建立文物档案电子管理系统，提高文物档案管理效率。三是运用现代网络技术，建立文物档案交流传输网络平台，提升文物档案的使用价值和效率。

档案工作人员还要采取多种形式开展文物档案管理工作。比如开展重点文物档案工作竞赛评比活动，对重点文物档案移交工作做得好的单位进行表彰和奖励来调动他们的积极性。我们还要积极开展捐赠重要历史重点文物档案材料的活动，对捐献珍贵重点文物工程档案资料的单位和个人，要酌情给予一定的物质奖励。做好文件建档后的补充和完善。文物建档后其文物档案内容不应该是一成不变的，它应该随着社会发展、以及文物被在不同的历史时期，而使该文物档案产生或获得新的补充和完善，也显示出不同历史时期的社会现状。只有在文物保管和使用过程中不断补充和完善其档案记载，才能更加丰富而准确地记录下该文物的历史价值、科学价值以及艺术价值。文物档案补充和完善的内容包括以下几个方面：文物的使用记录，损坏记录；使用文物著书、出版图册、写论文和文物介绍等已发表的文章，报刊、捐赠者来馆看文物的活动记录等等。

3 结语

综上所述，各地文管所要重视文物档案工作。在管好文物、用好文物、完善档案、提高文物档案质量上下好功夫、下足功夫，运用科学的、现代化的信息技术手段，把文物档案的建立与完善作为一项经常性业务开展，使文物档案在文物研究、陈列展览、社会宣传等方面的作用得以有效发挥。