信息社会背景下办公室文书档案管理工作创新思考

宋甲芬

（赤峰市红山区妇女联合会，内蒙古 赤峰 024000）

1 信息社会背景下办公室文书档案管理工作创新的现实意义

一方面，无论是优化文书档案管理内容，还是将新型信息技术融入到文书档案管理领域，都能够为档案管理人员提供强大的助力，帮助档案管理人员更好地管理档案资源，并在此技术上实现对文书档案的高效利用。与此同时，文书档案资源能够为单位管理者和决策者提供更多的决策参考和依据，充分实现档案价值[1]。另一方面，文书档案管理人员分别从档案整理、收集、开发、利用、鉴定、统计、公布、更新、销毁等方面进行创新，能够进一步提升文书档案管理水平，确保文书档案管理工作规范化，实现整体发展的目标。

2 信息社会背景下办公室文书档案管理工作中常见的问题

1）文书档案管理制度存有漏洞。文书档案管理制度是指引档案管理人员开展工作的依据，是档案管理工作开展的基础。当下，部分单位文书档案管理制度存在漏洞，无法对档案资源进行精细化、规范化管理，甚至存有一定的安全隐患。一是文书档案分类分级制度不完善，没有细化不同类型文书档案资源的管理标准、管理模式，档案管理质量参差不齐的问题较为突出。二是文书档案立卷归档制度不完善。典型表现在文书档案立卷归档的分工、流程、内容、期限等规定较为模糊，容易产生归档不及时、归档不科学、归档效率低等问 题[2]。三是文书档案安全管理制度不完善。例如，没有从制度层面明确文书档案保密层级、查阅复制权限、安全责任等内容，存在一定安全隐患。四是文书档案的责任分工不明确。部分单位没有着眼于效率与质量并存的角度对部门责任权限进行细化。典型表现在办公室档案管理权限与其他业务部门权限存在交叉和重合，容易产生争议。

2）文书档案利用工作滞后。在文档一体化背景下，部分办公室虽然加快了文书档案数字化进程，但却面临着数字类文书档案信息资源整合难度大、文书档案利用率不高等问题，无法最大限度地发挥文书档案资源的价值。部分办公室受限于管理习惯、机构设置、管理机制、技术条件，对文书档案资源进行管理过程中难以对档案信息资源进行整合。首先，部分档案管理人员文书档案管理理念和管理习惯尚未转变，忽视从系统性、专题性的角度开展文书档案数字化建设工作。其次，部分单位办公室与其他部门之间缺乏有效配合，许多数字类文书档案资源无法编制成专题，更谈不上文书档案数据库建设。其次，部分单位尚未从规章制度上明确数字类文书档案资源整合的内容、流程和分工，无法厘清权责。最后，部分单位尚未将大数据技术、人工智能技术应用于文书档案信息资源整合领域，无法形成更高层次的文书档案数字化产品。

3）文书档案管理队伍建设不科学。当下，部分单位文书档案管理模式单一、方式陈旧、内容不创新的原因之一就是档案人才队伍建设不科学[3]。在缺乏综合性人才的情况下，文书档案管理工作的规范性、精细性不足。一是没有结合单位文书档案创新的要求，引进相关的人才。例如，没有结合当前文书档案数字化建设这一热点话题以及档案管理趋势对人才进行引进。二是对现有人才的培训工作滞后，尚未制定科学合理的人才培训方案，影响了培训成效和培训成本。三是文书档案管理人员的数量不足。由于文书档案数量不断增加，导致部分单位在推动文书档案数字化进程中遇到阻碍，缺乏创新动力。

3 信息社会背景下办公室文书档案管理工作创新的路径

1）完善文书档案管理制度，充分发挥制度的约束和指引作用。为了更好地发挥文书档案资源的价值，打造创新化、规范化、制度化以及科学化的文书档案管理体系，必须要完善文书档案管理制度。一是要出台相关的制度文件，建立文书档案分类分级机制，明确不同类型文书档案所适用的管理标准、流程。通常而言，可以按照政策文件类、法律法规类、会议纪要类、公文类对文书档案进行划分，实现系统化、统一化、科学化管理的目标。二是要完善文书档案立卷归档制度，结合单位既往立卷归档中产生的问题，对立卷归档的分工、流程、内容、期限进行细化，确保立卷归档工作的完整性、科学性和及时性，全方位提升文书档案管理质量，实现“应归尽归，科学完整”的目标。三是要完善文书档案安全管理制度，理清文书档案保密层级、查阅复制权限、安全责任，真正保障文书档案的完整性、真实性以及准确性。四是要从制度上理清部门之间的权限，确保职责分工合理科学，避免出现权责不清、责任推诿的问题。

2）推动文书档案信息资源整合，加快对文书档案资源的利用。一方面，单位要对现有的管理机制、人力资源进行改革，打造部门协同、人员协作的档案管理模式，便于对档案资源进行整合。例如，单位可以对文书档案管理系统与OA办公系统进行数据关联，实现文书档案信息资源一站式利用；单位可以根据部门用档需求，开展相关的数字类文书档案专题建设，并形成文书档案数据库，实现文书档案资源集成化利用[4]。另一方面，单位应从制度上明确文书档案信息资源整合的标准和内容，探索将大数据技术、人工智能技术应用于文书档案信息资源整合领域。单位可以通过大数据技术建立数据挖掘模型，通过关键词搜索的方式集中对数字类文书档案进行挖掘，并将其进行编研处理。单位也可以通过智能算法建立相关的自动处理模型，实现全智能化管理，加快文书档案信息资源整合的效率。

3）打造科学化的文书档案管理队伍，发挥人才在文书档案管理中作用。办公室文书档案管理工作要实现创新的目标，离不开优质的人才资源。为此，单位要依托于文书档案管理工作的需求建立人才库，组建复合型、综合型的人才队伍。一是要明确文书档案管理人才的引进目标，及时引进具有文书档案管理经验、文书档案数据库建设经验、信息技术操作经验的人才，为文书档案管理创新工作奠定良好基础。二是要对现有的文书档案管理人员进行综合分析，明确人才培养需求，制定相应的人才培养方案。单位要重点围绕“文书档案规范管理”“文书档案安全管理”“现代信息技术应用”“文书档案管理技能”以及其他专题开展相应的培训活动，增强文书档案管理人员的基础业务素养以及应用各类数字信息技术的能力。三是要结合文书档案管理工作量，适当通过劳务派遣、合同用工等方式招聘相关的档案管理人员或者技术人员，从事相应的辅助性工作，解决人力资源不足的问题。

4 结束语

信息社会，文书档案数量不断增多，办公室档案管理人员压力随之增加。要做好文书档案管理工作，就必须要进一步做到理念创新、技术创新和制度创新。具体而言，一是要完善文书档案管理制度，充分发挥制度的约束和指引作用；二是要推动文书档案信息资源整合，加快对文书档案资源的利用；三是要打造科学化的文书档案管理队伍，发挥人才在文书档案管理中作用。只有这样，才能真正不断适应时代发展趋势。