信息化背景下如何加强审计档案管理

阚冰钰

（临沂市审计局，山东 临沂 276000）

随着电子计算机技术广泛应用到各个领域，传统型生产与信息管理模式已经不再能适应社会需求。大数据背景下的信息化改革才是当前各行各业追逐的新型发展道路，当然也正在被证明是正确的道路。在信息化背景下如何加强审计档案管理，离不开信息技术的融合。本文详细介绍审计管理工作面临的形势以及为加强信息化管理提出有效性建议。

1 信息化的优势

计算机管理的优势在档案管理信息化的情势下得到更多展示，广泛应用于各项管理活动。而相较于传统书信、电报的信息传递方式，电子邮件、数字文件有着快捷的办公和传递速度。信息化是当前加强审计档案管理的关键，加强审计档案管理信息化已经成为国人共识。在传统型审计档案管理模式下，工人积极性被无情压制削减，相关工作实效性也被降低。信息化的审计档案管理模式改革原有体制机制，充分利用现阶段大数据、云计算的技术优势，节省不必要的精力消耗，调动相关工作人员积极性，提升工作效率。

2 关于信息化背景阐释与审计档案的名词解释

审计机关按照相关法律法规对审计活动过程中的各种文字、图片、影像资料进行分类归档保管叫审计档案管理。各种文件、信函、照片、电报、录音及文字底稿、草稿、复印件等都会被划分进审计档案之类。信息化是指培养发展以电子计算机为主要工具的新的生产力，并对社会生产具有积极作用的现代化模式。一般包括信息获取、信息传递、信息处理等几部分，现代通信、数据库技术等作为技术支撑，极大地提高了各种生产生活的效率，推进了人类社会的进步。社会的发展与经济繁荣的要求，使得各种项目工程需要更为精准的审计与核查。审计档案管理逐步实现智能化与自动化，相关计算机辅助技术的应用也在不断提升审计工作效率与质量。手工审计的传统时代已经过去，传统的记账本、会计账簿、资金转移凭证等难以在数字化的当下完整存在。而数据分析低下的效率不能满足现实发展的需求，计算机审计才是未来审计管理实现电子化的主要途径。更多审计软件的开发使得电子审计的深度得到拓展，不再局限于数据表象。处理与存储方式的改变是直接反映进步性的标志，效能的提升与安全性得到更大的保障则是正确道路选择的反映。一切都给予学者还有相关审计监察人员新的认识：实现审计档案管理信息化是未来发展的必然趋势。

3 传统型审计管理模式存在的弊端

1）审计案卷被相关审计人员归入档案管理室，查阅需要经过层层上报与审批，上报程序的复杂程度直接与查询速度挂钩，给数据的传输与利用带来了很大的不便。实行信息化的审计档案查阅，只需要得到系统授权和查询密码便可以不受时间、空间的限制，实现“秀才不出门，便晓天下事”，极大地便利了人们的日常生活和企业、工厂生产活动。

2）传统的纸质或影像资料被二次装订、汇总，如果不加以特殊手段保护极易造成资料遗失。而传统型归档要求与方式不经历信息化改革，难免会出现信息遗漏与缺失。

3）传统型审计数据的收集需要经历人工过程，才能得到所需数据。而且传统档案里的存储空间有限，受到技术限制无法包括大的信息量，也难以反映整个审计过程。信息化的审计技术能够帮助建立起更为有效的监督管理机制，提升对项目历史信息的利用效率与审计档案的利用价值。关于如何使得审计档案管理更加规范科学、最大限度发挥资源优势、更好的服务与经济建设与社会建设、突破客观条件的局限，都是值得专家学者研究钻研的课题。

4 信息化背景下加强审计档案管理的创新性建议

初期建立纸质档案与电子档案共存的审计信息存储模式，二者互补立卷，实现查阅利用的便利、快捷、准确。纸质档案与电子档案建立一对一的搜索对应关系，成册保存的纸质档案可以作为数字式电子档案的补充。双份的存储量虽然占用更多的存储空间，但却可以减轻日常查阅与人员管理的工作量，也更具实用性，管理更加高效、规范和科学。双重性质的档案管理模式是向最终无纸化审计管理的过渡，最终实现信息化、智能化、网络化目标。建立更加符合现代社会要求的管理模式也同样重要，依据相关管理制度实现管理效能的最大化，遵循相关法律法规，重视审计档案管理程序中的法规性、连续性、正当性，制定科学的、符合实际情况的审计制度。

开发新的审计APP、软件，在人机结合基础上实现相关数据库技术的革新，建立完善的电子审计档案管理软件系统。审计档案数据的检索需要更为强大的技术支撑，开发更具有实际效能、更高品质搜索引擎的软件，建立起一整套集存储、编号、加密、检索、标引和管理的电子管理系统才是适应现实需求的正确做法。电子管理系统的建立帮助审计数据资源得到最大限度利用，也能更大程度上降低人力成本。

加强对审计人员专业能力的培训，提升相关工作人员的整体素质，提升整个审计档案管理领域的平均素质。审计档案管理的工作水平与人员专业素质密不可分，对人员专业能力是一个考验。加强对审计人员的知识培养与实践能力考核，促进专业人员技能与素质提升。繁琐的审计工作容易造成疲劳，复杂、繁琐的工作性质需要审计人员有高于一般人的判断力，而后进行无用信息的发现与剔除，建立完整有条理的审计档案。提高考核标准，更加注重人员质量，不再纠结与传统的数量取胜。审计人员自我意识的提高，从而具备更大的责任心与担当，促进审计领域的进步。

通过对以往生活生产活动相关数据资料的审计，进而考核职员工作成绩、研究工程改善方案还有进行监督监管。各级审计机关工作人员都应该秉持审计材料真实有效的原则，保证数据资料的真实性，不虚假录入档案。审计档案管理必须要遵循基本性原则，即统一性、完整性、安全性和取用方便的原则。建立审计主体责任担当、审结卷成、归档定期的制度；采用更为有序的立卷方法，可以按职能、项目、单位排列立卷。归档的实效性也值得审计业务部门重视，质量监测随时随地，材料收集与整理立足于实际。做好工程活动审计档案的资料搜集、整理和保管工作是各级审计管理机关的职责之一。

5 结束语

如上所述，审计档案管理领域的革新离不开信息化技术的支持。当前，我国信息技术正处在大发展时期，高速发展是一大特色。日益成熟的信息技术也逐渐在各个领域展现出了无与伦比的竞争力。在当前网络化、全球共享的信息传播形势下，闭门造车已经不能适应时代的发展。国家相关立法部门出台相应的规范管理法律法规措施，而各级审计部门优化档案管理流程，提升档案管理实际工作效率，促进整个审计档案管理领域的进步。