事业单位档案管理规范化及档案利用效益探究

罗春红

（永州市新田县人事考试中心，湖南 永州 425700）

1 引言

在当前社会经济科技化、科学化高速发展和人类社会高度文明的新时代下，事业单位各项工作只有保持与时代发展同步、协调的频率才能够更好地发挥其对社会发展的公益性服务作用，才能够更好地推动中国特色社会主义现代化的发展。因此，事业单位档案管理工作也需要紧跟时代发展步伐，不断强化其规范化建设，以提高其利用效益，更好地服务于事业单位高质量发展中的各项工作。

2 当前事业单位档案管理中存在的主要问题

2.1 管理程序不够规范，管理制度不够完善

档案管理虽然是一项非常重要且需要严谨、精细的工作，但是当前仍然有部分事业单位对该项工作没有引起足够的重视，在其档案管理程序的运行方面缺乏规范性，在其档案管理制度的制定方面缺乏一定的漏洞和缺陷，仍然需要进一步完善与改进，这些问题的存在都会影响到档案资料在事业单位各项工作当中的利用效益，甚至带来一些不必要的冗余工作。比如有的事业单位的档案管理工作存在分类不够精细，对于不同部门档案管理的要求和标准参差不齐，在开展档案管理工作的过程中表现出程序混乱的现象；还有的事业单位在收集档案信息资料的过程中由于缺乏对工作人员必要的绩效考核制度的监管作用，从而导致工作人员在收集档案资料的过程中往往会由于态度不认真、责任心不强而导致一些重要档案资料没有收集齐全或者分类、存档存在不合理情况，这就是档案管理制度不够完善所造成的结果。

2.2 档案管理方式和方法比较落后

当前仍然有不少事业单位仍然使用传统纸质档案管理方式和人工存档、查找和检索的档案管理方法，这与当前数字化、信息化、智能化高速发展并广泛推广应用的新形势形成了鲜明的对比，明显落后于新时代利用科技辅助工作开展的高效率、高质量发展步伐。传统档案管理方法和方法不仅工作效率低下，而且保存档案信息的纸质材料和工具很容易由于老化损坏而造成重要档案信息资料的丢失，从而使其失去参考利用价值，降低档案资料利用效益。

2.3 档案管理人员专业化水平和综合素养参差不齐

档案管理是一门专业性比较强的工作，需要专业的工作人员来执行才可以有效实现档案管理的规范化管理和利用效益的提升。专业化的档案管理人员不仅要具备专业化的档案管理技能、较强的文字表达能力和逻辑思维能力，而且还要全面深入地了解国家针对档案管理工作所制定的各项法律法规和各种相关政策等，同时还必须具备较强的责任意识和保密意识。但是，当前有的事业单位中的档案管理工作人员并不够专业，并且综合素养参差不齐，这给事业单位档案管理工作的开展效率、开展质量以及档案管理工作的利用效益造成了明显的影响。

3 事业单位档案规范化管理实现路径

3.1 规范档案管理程序，健全档案管理制度

规范程序是提高效率的前提，健全制度是保证质量的基础。首先事业单位档案管理的领导人员要对档案管理工作引起足够的重视，深刻认识到档案管理工作对于事业单位发展的重要价值和意义，将规范档案管理程序、完善档案管理制度作为一项重点工作和主要目标来执行，以使档案管理工作紧跟社会时代发展和事业单位发展的步伐；其次是及时、高效、合理地解决工作人员在档案管理过程中遇到的各种问题，及时补充和引进专业化人才，同时加强对在职档案管理人员的专业化培训，以有效提升事业单位档案管理的现代化水平。最后，还要不断强化事业单位档案管理制度的法治化建设，不断强化工作人员的责任意识、保密意识和法律意识。

3.2 运用现代化档案管理模式和方法

要想实现事业单位档案管理工作的规范化及档案资料利用效益的提升离不开与时俱进的现代化管理模式和方法的运用和支持。在当前信息化、数字化、智能化等高速发展且广泛推广应用的新时代下，只有将现代化技术有机地运用到工作当中，实现科技与工作模式的融合才会真正实现与社会时代的同步发展。事业单位要结合自身发展需求和实际情况不断改进和创新档案管理模式和方法，充分利用现代化档案计算机信息管理技术，实现档案资料的电子化管理，提高档案收集、分类归档和检索查找的高效性。同时还要不断强化和提高档案管理工作人员自主学习、自主发展、自主成长的意识，引导其树立先进、科学的发展理念，培养其自身工作、档案管理工作和事业单位同步发展的意识。

3.3 强化档案管理工人员的专业化水平和职业素养

要想实现事业单位档案的规范化管理和档案资料利用效益的提升除了领导的重视、规范的程序、完善的制度以及科学先进的档案管理模式和方法以为还必须要有一支专业化水平较高、职业素养较高的人才队伍来履职。档案工作人员的专业化水平和职业素养会直接影响到事业单位档案管理的规范化程度。因此，事业单位要选用专业化水平较高和职业素养较高的工作人员来负责档案管理工作，同时还要不断加强对档案管理工作人员的教育培训工作，不断强化其责任意识、保密意识、危机意识、担当意识等，结合新时代发展要求不断提高对档案管理工作人员的工作质量标准要求，构建一支高质量的档案管理人才队伍，有效推进事业单位档案管理工作的规范化开展。

4 事业单位档案利用效益提升思路

要想实现事业单位档案利用效益的有效提升，一是要不断提升档案管理工作人员对档案资料的合理利用意识，做到档案资料利用的最大化；二是要不断提升档案工作服务质量，实现档案资料服务的高效化、优质化、科学化。要想达到以上这两个目标，首先要建立健全档案资料利用工作机制，构建完善的档案利用管理制度。通过档案工作机制和管理制度的全面有效落实来提升档案利用效率和档案工作服务质量；其次是将现代先进的档案信息化管理技术充分运用到档案管理工作当中，实现档案资料查询、检索和利用的电子化、数字化和智能化，进而在很大程度上提高档案资料的利用效益。

5 结语

综上所述，事业单位是我国重要的公益性社会服务机构，在推动我国社会经济和谐发展和精神文明高品质建设等方面都发挥着重要的作用。档案管理作为事业单位各项活动开展的基础性工作，在事业单位的发展过程中发挥着重要的促进作用，其规范化开展程度和档案资料利用效益会职业影响到事业单位的高质量发展，因此，事业单位要对档案管理工作引起高度重视，并结合新时代发展要求和自身实际条件不但强化其规范化管理和利用效益，以更好地使档案管理工作服务于事业单位的持续、健康发展。