浅谈高职院校招标采购档案规范化管理

汪 敬

（达州职业技术学院，四川 达州 635000）

随着高职教育的快速发展和采购工作的逐渐规范化，高职院校在教学仪器、办公家具、图书采购、系统维护、物业管理等方面的招标采购越来越多，在招标活动中形成了大量的具有保存价值的招标采购档案。作为反映招标采购活动的原始记录，招标采购档案有着重要的凭证作用和参考价值，因此，做好招标采购档案的收集、整理、分类和组卷归档，对招标采购档案实行规范化管理，不仅是档案管理工作的重要内容，也是招标采购工作的重要内容之一。

1 招标采购档案的重要性

1）招标采购档案是对招标采购活动的客观记录，是招标采购活动全过程的历史见证，有着重要的凭证作用和参考价值，可以为日后的经济纠纷、法律诉讼以及接受纪委、巡查组的监督检查提供佐证材料。

2）招标采购档案对招标活动起着重要的监督作用，有利于督促招标采购工作公平公开公正进行，促使招标采购行为规范化和透明化。一套完整的招标采购档案包括从立项、审批、询价、论证、开标、评标到签订合同、组织验收以及结算支付等整个过程的所有有保存价值的各种载体的资料，由此可见，招标采购活动中的每一个环节都会被真实的记录在案，因此，招标采购档案有利于督促招标活动公平公开公正进行，促使招标工作更加规范化和透明化。

3）招标采购档案是高职院校档案内容的重要组成部分，在高职院校，除了科研、教学、人事、财会、基建、设备等档案以外，招标采购档案也是学院档案内容里不可或缺的一部分。随着高职院校的不断发展，招标采购工作日益常态化，各类招标采购项目越来越多，招标采购档案数量逐年增加，因此，招标采购档案管理工作也日益成为学院档案管理工作的重要内容之一。

2 当前我院招标采购档案管理工作存在的问题

2.1 对招标采购档案的重要性意识不到位

实践决定认识，认识指导实践。由于学院招标职能部门以及相关人员对档案的不了解和对招标采购档案的重要性缺乏足够的认识，使得招标采购过程中的各种材料收集不及时、不齐全、签字盖章等手续不完善，导致部分招标采购项目的档案不齐全，不完整。

2.2 招标采购档案管理制度不健全

之前，我院的招标采购工作由国资基建处国资科负责，招标采购档案相应就由国资基建处的兼职档案人员整理归档并向学院档案科移交。我院档案的分类依据是《高等学校档案实体分类法》，根据高等学校档案产生的领域范畴，高校档案设置有十个一级类目，它们分别是：DQ，XZ，JX，KY，CP，JJ，SB，CB，WS，CK；二级类目是对一级类目的细分。按照此分类法，我院国资基建处的档案归在XZ15，SB11，SB12，其中有关设施设备采购的档案资料归在SB11/SB12，物资采购招投标档案归在XZ15。这种分类方法不利于招标采购档案的集中管理，也不利于档案资料的查找和利用。随着学院的发展，招标采购工作从国资科独立，新成立了公共资源交易中心，招标采购的方式、种类和金额都发生了变化，采购方式分为政府采购、院内公开招标、院内询价采购和部门自行采购；种类有工程建设、教学设备、办公设备、办公家具、信息服务、实验动物、物业安保等；采购金额有大也有小。由于缺乏招标采购档案管理相关规章制度，有关招标采购档案的收集整理、分类编号、组卷归档等没有明确的规定，使得招标采购档案分类不明确，归档不规范，招标采购档案管理工作缺乏科学的理论指导、严格的制度规范和明确的分类方案。

2.3 只注重纸质而忽视电子档案的收集和归档

随着互联网信息技术的发展以及OA办公软件的广泛运用，电子档案已成为高职院校档案内容的重要组成部分，然而，由于主客观原因，很多高校的电子档案仍处于分散状态。从主观层面讲，由于受到传统思维模式以及工作习惯的影响，人们仍偏爱于纸质档案。从客观层面讲，一是缺乏相关的电子档案管理制度，二是电子文件存在被删改，泄露，甚至丢失的可能，因此，大家更愿意对纸质档案进行收集归档，对电子档案更多的是参考利用，并不对其进行归档保管。

3 做好高职院校招标采购档案管理的措施

3.1 深刻认识招标采购档案的重要性

招标采购档案是招标采购活动的真实记录，它记载着我们在招标采购活动中严格贯彻落实《招投标法》、《政府采购法》等法律法规的真实情况，记载着我们在招标采购活动中严格遵循公开、公平、公正原则的真实情况，不仅对招标活动起着重要的监督作用，更为我们日后解决经济纠纷、法律诉讼以及接受各级纪委、巡查组的监督检查提供佐证材料。因此，招标采购部门的领导及相关人员必须高度重视招标采购档案，确保招标采购档案收集齐全，手续完善，归档规范。

3.2 建立健全招标采购档案管理制度

学院档案管理部门应加强制度建设，建立健全招标采购项目档案管理规章制度，从制度上规范招标采购项目档案管理工作，明确管理职责和分工，学院综合档案室应对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用、移交等做出明确的规定，做到归档有范围，立卷有标准，移交有记录，保管有期限，实现招标采购档案的规范化和制度化管理。如今，学院实行采管分离，新成立了公共资源交易中心，专门负责学院的招标采购工作，招标采购档案管理工作就不再由国资基建处的兼职档案人员负责，而应由交易中心负责组卷归档。因此，学院档案管理部门应完善相关的制度，明确规定学院公共资源交易中心负责除新建工程项目以外的所有招标采购档案的收集、整理、立卷并向综合档案室移交。招标采购过程中所产生的各类原始资料（纸质和电子档）由项目承办人及时收集和保存，并在项目验收结束且结算支付后移交给交易中心兼职档案人员，兼职档案人员再按照学院的招标采购档案分类方案进行组卷归档，在次年3月底前移交给综合档案室并做好移交手续。学院综合档案室负责招标采购档案的立卷归档指导和接收保管工作，并按照规定提供查询和利用服务。

3.3 编制科学合理的分类方案，做好招标采购档案的整理与分类

招标采购档案的整理与分类，是指将招标采购归档材料以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。因此，学院档案管理部门应编制招标采购档案的分类方案并对保管期限做出明确的规定，这是做好招标采购档案整理与分类工作的重要基础。首先，分类可以按照年度-问题分类法进行，按年度-问题分类法就是指把同一年度内验收并支付完成的招标采购资料按项目集中归在一起（即同一个项目的档案资料集中组卷），这样既保持了项目内部的有机联系，又便于按招标时间查阅资料。也可以按照项目执行方式组卷归档。比如，根据我院实际情况，政府采购项目集中归档，院内公开招标的项目集中归档，院内询价采购的项目集中归档。当然，也可以两种方法并用。其次，编制档号，招标采购档案可单独设置档号（一级类目XZ下可增设二级类目XZ17）,或在XZ15里增加招标采购档案（档案拿号易与后勤和国资混淆，因为XZ15是总务，包括后勤和国资档案）。最后，确定保管期限。归档材料的保管期限可分为长期和短期两种，金额在50万元（含50万元）以上的可为长期，金额在50万元以下的可为短期，以上招标项目的档案均要移交给综合档案室。院内询价采购和部门自行采购的（10万元及以下），可由采购中心办公室自行存档，每年向综合档案室归档一份分室存档清单。

招标采购档案管理工作是高职院校档案管理工作的重要内容，也是学院管理工作不可或缺的一部分，档案工作水平反映了高职院校的整体管理水平，因此，学院相关领导和档案工作者应充分重视，提高档案管理工作水平，创新开展档案工作，实现档案管理的制度化和现代化，更好地为全院师生和学院的建设与发展服务。