会计电算化环境下的会计档案管理与应用探究

杨 钧

（湖北省钟祥市财政局胡集财政分局，湖北 钟祥 431911）

随着信息化快速发展，电子发票等电子会计凭证的普及、财务共享中心的发展等，电子档案在会计档案的分量越来越重。目前很多企业对电子档案仍未引起足够的重视，甚至对这种电子化保存档案的方式尚未接纳。

1 实行电子会计档案管理的必要性

长期以来，无论是机关事业单位，还是各类企业和各种经济组织，对会计档案的管理一直采取通过纸质载体保存的方式。纸质载体保存方式，之所以长期备受青睐，除了遵守《会计档案管理办法》中“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案”的规定外，主要的还是考虑到纸质会计档案的真实性、稳定性和不可修改等特点。但是，随着经济社会发展的加快，纸质会计档案在作出突出贡献的同时，也逐渐暴露出各类问题，最主要的是越来越多的纸质会计档案，需要占用大面积的库房进行保存，而且为了纸质会计档案的安全，还必须投入大量的人力、物力和财力，进行纸质会计档案的收集、整理、保管和负责查档利用，造成了大量的人员和资金浪费，这也对各单位造成了相对较大的负担。因此，无论是在机关事业单位，还是在企业和其他经济组织，实行电子会计档案管理势在必行。

2 存在的问题

1）欠缺电子化报销条件。因信息化建设不足导致会计人员无法接收并保管电子会计凭证，同时各单位现有制度体系在规范电子会计凭证管理上有所欠缺。现在绝大部分单位仍然是以纸质报销手续为主，其现有账务系统无法以电子会计凭证入账，亦不具备保存电子会计凭证的条件。同时因电子会计凭证存在可多次复制、伪造变造等问题，报销系统未建立相应的验证体系，对会计人员报销造成阻力。2）电子会计凭证归档不规范。在电子发票、电子行程单等电子会计凭证推广以来，许多单位在电子会计凭证归档上存在不规范的问题，如直接将电子会计凭证打印出来，以纸质的形式入账归档，而往往打印过程存在篡改、多次复制的问题，会计人员在审核报销单据过程中很难辨认重复报销、信息篡改的情况，从而发生财务造假、偷逃税款等情况，且电子会计凭证的电子档案资源因未保存而流失，对会计档案工作秩序造成了极大的障碍和困扰。3）电子会计档案保管不当。会计档案电子化保管，最大的问题就是档案保存的安全性，如一些单位存在无专门的电子档案系统的问题；存在因保管介质消磁或人为破坏而无法读取的问题;未建立电子档案安全体系，存在易被篡改或使用不当的问题;存在因系统升级导致旧系统储存的电子档案不兼容等问题。4）电子会计档案管理相关制度不够完善。健全的管理制度是工作开展的重要保障，没有制度的保障，各项工作的开展都会受到影响。目前，大多数的单位在电子会计档案管理制度方面都相当欠缺，甚至有的单位压根就没有相应的制度。缺乏电子会计档案管理制度，则会给电子会计档案的收集、整理、保管和利用方面带来不利的影响，从而影响电子会计档案管理的实现。因此，要顺利推进会计档案的电子化管理，必须建立健全完善的会计档案管理制度。

3 解决电子会计档案管理问题的措施

1）加强领导重视，增加在电子会计档案管理经费投入。会计档案的重要性决定了会计档案工作理应受到单位领导的重视，各单位领导要提高对电子会计档案管理工作的重视程度，不断强化档案意识，认识到会计档案电子化管理的重要性，从而加大对电子会计档案管理的资金投入，为电子会计档案管理提供必要的设施设备，加大在电子会计档案技术方面的经费支持。2）增加试点单位，推广先进经验。目前财政部开展的电子会计档案的试点单位数量少，试点单位接受学习调研任务重，先进的档案管理经验传播速度慢，因此除国家层面外，要充分调动部属单位、省级财政部门和档案管理部门开展系统内试点工作的积极性，形成更多的典范单位和优秀案例进行宣贯，通过调研、召开交流会等方式尽快将典型经验、典型案例推广出去。另外各事业单位之间应加强交流，安排好学习调研工作，交流探索的心得和方法，为实行新的会计档案管理办法做好前期准备。3）明确财务会计工作目标。要实现财务会计管理工作质量的有效提升，单位就需要分析当前自身财务管理工作的不足之处，根据实际情况以及发展目标，明确制定合理的财务管理实施计划，通过明确财务管理目标，更加有序地开展财务会计工作。而明确财务管理工作的目标，就需要财务管理工作人员对市场的发展情况进行全面了解，分析单位的发展方向以及财务管理转型的趋势，针对当前单位存在的问题，建立科学合理的发展目标，及时调整优化单位财务管理会计工作的战略部署。单位在制定相关财务会计管理目标时，要注意目标的可行性，通过分析单位相关数据信息，把握单位的整体发展情况，通过制定合理的目标，保证单位财务安全。因此，制定财务工作管理目标要符合单位长远发展要求，单位在开展财务工作时必须预先明确财务会计发展方向，制定可行的发展目标，确定切实可行的实施方案，落实财务会计目标所涉及的一切工作内容，提升单位财务会计工作整体质量，提高财务工作效率，实现可持续发展。4）升级档案管理信息系统。无纸化、电子化会计档案时代的到来，对企业的档案管理系统提出了进一步的要求。提高档案管理信息系统的性能，使其能够应对大批量电子档案的接收与管理，并能够对所接收到的档案的真实性与安全性进行判断。此外，设计灵活的电子档案管理信息系统，能够根据不同企业的不同需求，以及管理模式的不同要求，予以匹配最为合适的电子档案信息化管理系统。提高各类软件的安全性能。网络安全问题是目前网络化管理所需面对的最大问题之一。在无纸化、电子化管理的这样一个时代，确保数据安全性至关重要。我们可以通过以下几个方面来提高各类软件的安全性能：首先，加强安全管理，设置多层加密模式或是防火墙等，防止非法访问，为其安装有效的杀毒软件并定期进行维护以避免网络潜在病毒的影响。其次，利用区块链技术防止人为篡改和造假。区块链技术是一种计算方法极其复杂，又极具挑战性的技术，正是由于这种算法的复杂性，才能够保证生成的数据也异常复杂，难以被更改，具有相对的稳定性，用这种算法生成的密码具有难以被攻破的特点，成为当前最为可靠的安全数据技术。最后，为避免自然因素可能会对其造成不可修复性影响，我们一方面要进行电子档案备份管理；另一方面要对磁性介质进行定期检测与维护，有效减少因不可控因素而造成的损失。

4 结束语

社会的迅速发展、科技的不断更新，大数据时代会计行业步入信息化进程，会计电子档案的管理也应该向更好更快方向发展。发展会计档案电子化进程中，也应重视会计档案管理中存在的问题，完善管理制度，从而使会计档案在确保质量的基础上，利用现代化电子手段来提升档案利用率，为企业决策提供科学依据，减少企业对会计档案管理的开支，为企业持续发展提供强有力支撑。