人事档案管理制度与模式的创新路径研究

王 苏

（中国冶金地质总局山东局，山东 济南 250102）

无论是在国家机构还是企业中，人力资源工作中的人事档案管理都是至关重要的。在传统的档案管理模式中，存在诸多不足，如何解决这些不足，值得思考。时代在发展进步，在人才管理方面，应利用现代信息技术来对档案进行分类和管理，不断提高管理的效率和水平。

1 人事档案管理的重要性

人事档案管理为人才资源管理和利用提供重要依据。当前，人才竞争在现代社会的竞争中占据首要位置。人事档案是相关部门在进行人员选用、聘用、奖惩、管理培训等系列工作中逐渐形成的，它记录个人的思想道德品质、政治觉悟、社会实践能力、业务水平、职称评价、养老保险管理、出国、家庭成员、社会关系和身体状况等，它能为相关单位提供一个人系统全面的信息，有利于用人单位作为参考，从中发现和研究人才的个性特点和发展潜力，有利于用人单位挖掘人才、培养人才和使用人才[1]。

2 人事档案管理制度与模式存在的问题

首先，过于注重隐秘性。在传统模式下的人事档案管理工作往往有极强的保密性，档案的调动必须得到多层审批，而事实上，在政审中查阅人事档案除了要关注保密性问题外，应结合实际需要对其进行合理调用，以免浪费档案资源。而且，由于传统模式中的档案管理隐秘性太高，导致管理过程中的监督管理不到位，很可能埋下工作人员徇私枉法的隐患。毫无疑问，适度的隐秘性可以对员工信息起到保护作用，但过度，则可能带来严重的负面影响。

其次，人事档案管理人员专业能力有限。随着人事档案管理工作不断专业化，许多先进管理技术和设备引入工作环节，如果员工的专业性不强，对该项工作的重视不足，就可能导致工作效率和质量长期得不到提升，进而给单位成经济利益上的损失。

再次，封闭式管理限制人才流动。由于人事档案牵涉员工的基本信息，在一定程度上造成了管理的封闭性，这就导致该项工作脱离整个单位的整体运营。加上行政力量对档案管理的干涉，封闭式也可能造成“随意性”的后果，部分领导因为个人喜好的原因，凭借主观情绪在员工档案上动手脚，这种现象也和人事档案的封闭化管理脱不了干系。缺少对于管理工作的重视，目前很多企业的人事档案管理部门都没有认识到合理保存档案的重要性，工作人员没有树立正确的管理意识，所以会出现档案内容缺失、虚假，甚至是丢失档案的现象，导致人员的流动出现问题，不利于管理工作的开展。

3 新时代人事档案管理制度发展趋势

第一、实现人事档案的电子化存储。人事档案的电子化存储方式相对比传统的纸质档案存储方式不易受到外界自然的干扰，并且也不容易受到损坏，例如纸质档案可能会受到气温空气湿度以及自然灾害的影响，简短使用寿命或者出现损毁的状态，但是人事档案电子化存储方式不尽。保存时间长，而且可以进行拷贝，在不同的环境下都能够进行备份，存储的质量更高。在查找上也更加方便，能够让工作人员进行简单地复制粘贴或者修改，由此可见电子化存储在未来的工作中实用性更强也是一种趋势所在[1]。

第二、实现档案管理的自动化。人事档案实现管理的自动化是时代所趋。为了能够让人事档案管理你得到电子信息技术的辅助，实现有效地对相应的文书进行处理和协调，也将二者有效地联系在一起，还需要每天做好归档工作，做好信息的录入工作，让电子档案变得更加完善和完整，在检索时能够更有保障。作为档案的基础，工作人员必须要真实的、全面的、连续的进行信息的录入，通过自动化的方式准确地反映出工作实际。在使用的过程中能够精准的快速的找到所用信息。

第三、在档案管理方面，可以尝试实行“人档分离”。当个人因各种原因产生工作上的变动，原单位会保留档案几年，不移交给新单位。新单位会重新建立一份人事档案，也就是说，档案会因工作等变动重新开始积累。对社会福利、保险等情况所需的数据和材料，可集中管理，记录社会保障号，信用报告等，是能否享受足额社会福利的重要依据。同时，人事档案可对本人开放。

4 人事档案管理制度与模式的创新措施

4.1 采用创新式管理理念和方法

在人事档案管理过程中，不只是要保证档案的安全性、保密性，更要注意对档案进行有效利用，发挥其应有的价值[2]。针对人们对人事档案管理的错误认识，相关管理人员要对该项工作进行必要的宣传，使得该项工作得到单位管理人事工作的领导的高度重视。在新的时代背景下，用人单位更要明确人才流动的社会化趋势，认识到人才流动不应因为人事档案管理变成一种限制性因素，相反，必要的流通能够增进人才的互相沟通交流，这对于单位来说，也是一种吸纳人才的途径，通过这样的创新式的人事档案管理理念及方法，能够带领人力资源管理工作走向新的发展方向。

4.2 明确人事档案管理的公共服务性质

随着人事改革的不断深入，特别是为了适应人事制度改革和政府职能转变，各级政府和组织部门成立的人才交流服务机构，也将流动人才的档案委托或授权给他们来管理。无论人事档案的管理权如何转变，人事档案管理始终具有公共服务性质，属公益类工作，政府应维持其日常管理费用。

4.3 综合运用现代科学技术进行档案管理

如今正处在信息技术高速发展的时代，传统的纸质档案管理方式已经不能满足目前管理工作的需求，所以必须要将现代信息技术和档案管理工作进行有效结合。纸质档案不容易保存，纸张的颜色、规格等都容易导致资料的混乱，而且纸质档案能够随意更换涂改，会影响到记载信息的真实性和客观性；而电子版的档案在修改时会有后台的记录，而且要经过严格的身份验证才能进入修改程序，这样就很好地保证了记载信息的真实性[2]。另外，电子档案的保存不受环境的影响，可以长久保存；也不会占用空间和太多的人力，必要时更方便调取使用，能够极大地提高管理的工作效率，推动人事档案管理工作的进步和发展。

5 结语

人事档案管理是有效沟通人才和各项组织机构的平台，在提升人才就业率的基础上，不断提高企业或国家机构的竞争力，但我国人事档案管理制度和模式也存在不完善和落后的情况。相关工作人员需要明确新时代人事档案管理制度发展趋势，同时把握当前人事档案管理制度中的问题，采用创新式管理理念和方法，构建完善的大数据人事档案管理工作平台。