新形势下事业单位档案规范化管理策略探究

白纪梅

（南充市烈士陵园服务中心，四川 南充 637000）

事业单位要想发挥出档案的参考作用，需要在档案管理工作方面提出严格要求，思想上也需要引起高度重视。在事业单位日常业务开展和人员流动过程中，都将形成各类档案资料，很多数据信息极具保存与利用价值，涉及工作资料和人员信息等内容，在单位历史与发展中占有重要地位。对事业单位来说需要意识到档案的重要性，不仅要建立完善的规章制度，也要配置齐全现代化设备，提高档案管理人员综合素养，才能达到档案规范化管理的目标。

1 事业单位档案规范化管理的意义

在事业单位发展过程中每天都会形成大量文件资料，通过加强档案管理工作，能够实现对各类档案的高效收集、整理、检定和保管，为今后档案检索、统计、编研和利用等创造有利条件。事业单位要想提高档案管理规范化水平，需要遵循一定原则，结合各种形式与内容的档案实体特点，采取有针对性的分类与组合方式，并考虑到使用需求完成编号、编目排列等工作，从而快速检索档案信息，将档案的价值真正体现出来。

基于此新形势下做好档案规范化管理工作意义重大，具体来说表现在两点：第一，档案对事业单位发展有参考作用。档案中能够将事业单位各项工作开展情况如实反映出来，包含了准确、可靠的数据信息，便于事业单位领导制定科学合理的发展规划；第二，档案在事业单位中发挥着借鉴依据的作用。相比于其他文献资料，档案中的内容更加客观，公正性较强，并具备较强法律效力，且档案形成过程非常客观与公正，权威性与说服力很强，能够发挥借鉴依据的功能。

2 事业单位档案规范化管理的策略

2.1 完善档案管理制度

事业单位要结合工作实际与发展要求，不断优化档案管理制度，让档案分类管理有章可循，能够实现规范化和标准化水平的提升。事业单位要结合相关规定，做好档案收集、整理、编目和保存等工作，让档案资料齐全性、有效性和真实性得到保障[1]。为推动事业单位档案管理工作高效进行，需要在档案归档、保密、保管、利用等环节形成完善的制度，并严格落实档案室管理制度、档案鉴定与销毁制度，实行规范化管理措施，这样档案在管理与利用等方面都能做到科学性与规范性。事业单位要提高对档案管理工作的重视程度，逐步优化档案管理工作各个流程，要建立专门的档案管理网络机构，以单位领导牵头，各部门负责人参与其中，将具体的职责明确到位，督促各部门管理好档案，并及时上交材料。事业单位各部门要安排专人负责档案管理工作，并形成档案工作阶段性规划，将档案管理年度目标与任务确定下来，保证各部门在档案收集与移交等环节做到规范化。

2.2 注重档案信息化建设

新形势下事业单位在发展中也遇到了很多挑战与考验，尤其是档案信息量与日俱增，如何做好档案规范化管理工作是需要重点关注问题。对传统档案管理模式来说，不仅效率低下，人工方式管理档案时容易出现错误，影响了重要档案资料的完整性，与当前事业单位工作要求不符，为档案管理规范化水平的提升带来了限制。针对这种情况，事业单位也要积极引入现代化手段，加快档案信息化建设步伐，不断推动档案管理模式的创新。对事业单位领导与档案人员来说，都要尽快转变思想观念，在档案管理模式与方法上加强创新，为档案管理工作提供更多人力与资金的支持。事业单位只有将扫描仪、计算机、打印机、复印件、除湿柜等设备设施配置齐全，才能保证档案信息的有效调用、存储和记录，加快档案管理信息化建设进程，保证档案利用率实现提升。

2.3 加强档案安全管理工作

事业单位通过将各类档案资料保存下来，可以发挥其较强的法律效力，而做好安全工作是前提。事业单位需要将档案资料保密工作做到位，对档案实行统一化管理措施，对各环节工作进行规范，以制度的方式约束档案管理人员，增强他们的安全管理意识。事业单位要定期开展对档案管理人员的教育培训工作，促使其提高防火、防水、防霉变、防虫和防盗意识，并获取各项技能。在事业单位档案信息化管理过程中，也要重视不法分子和黑客入侵网络的行为，将档案原始资料保管工作做到位[2]。在档案检索与查阅过程中，需要将具体的档案资料权限确定下来，若是未得到相关批准，则不能查阅相关档案信息。对档案管理人员，需要在日常工作中注意安全，才能保证档案管理效率不断提升，将档案在事业单位发展中的价值真正体现出来。

2.4 提升人员能力，明确工作职责

事业单位为提升档案管理工作规范化水平，需要确保档案管理人员有较高的综合素质与专业能力。对此事业单位要积极引进人才，特别是懂档案业务和丰富计算机知识的人才，才能胜任新形势下档案管理工作要求，达到规范化要求。事业单位在安排档案管理人员的过程中，不能由其他部门人员兼任，维持其独立性，并建立系统化培训体系，让每个档案管理人员掌握信息收集、分类、归档、存储和调用等知识点[3]。此外，事业单位要将个人责任制落到实处，确保责任进行细化，形成较强的约束力，从整体上提高档案管理人才队伍的工作水平，事业单位档案规范化管理目标才能真正实现。

3 结语

总之，新时期事业单位加强档案管理工作意义重大，无论是单位领导还是档案工作者都需要引起足够重视，采取规范化、科学化、标准化和信息化管理措施。为了保证档案管理工作的顺利开展，事业单位需要尽快配置有较高性能的计算机和专业管理软件系统，定期开展对档案管理者的教育培训工作。唯有如此，才能在档案收集、整理、存储和利用等环节做到规范化，为事业单位的建设与发展打牢基础。