事业单位档案工作中的人性化管理探究

艾文蜀

（中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥 230088）

在事业单位的日常经营管理中，档案资料的管理占据着重要地位，一旦出现档案资料损坏的问题便会对各项工作的开展造成阻碍。在此基础上应加强对于人性化管理理念和手段的应用，从根本上保障设计档案资料的安全性和稳定性，充分体现出档案资料对于事业单位后续发展的实质性作用。

1 人性化管理对于事业单位档案工作的意义

事业单位以往所进行的档案管理工作大多都是在物本思想的基础上，管理人员在日常管理工作中侧重于档案内容的归纳整理以及保存等，尽管这种管理理念的应用可以切实保障档案管理工作的有效性，使其同事业单位设计档案管理需求相适应，但事实上其所展现出的手段以及形式是无法满足现代社会发展水平要求的。所以在当前事业单位所开展的档案管理工作中，开始适当采用更加人性化的管理思想，进而实现档案管理水平的有效提升。人性化管理理念更加关注用户在对设计档案进行查询和应用过程中所产生的感受和体验，致力于构建起更加和谐的文化环境，同用户之间形成更加平等的交流关系。事业单位各项事务的开展强调各部门之间的高效配合与协调，所以应当注重各部门之间的协调性和沟通质量。人性化管理理念在档案管理工作中的灵活应用，能够加速推动档案管理工作的柔性化进程。柔性管理的应用能够充分展现出企业领导者的人格魅力，通过自身的号召力和影响力激发出员工的工作热情，进而实现其创造能力以及主观能动性的提升，促使工作人员用自身的潜能提升档案管理工作的质量，为单位的高质量发展奠定坚实的基础。这种人性化的管理措施可以起到对于工作人员的内在驱动作用，相较于传统的工作动力来说促进效果更强，还能够切实展现出事业单位特有的人性化管理特色。

2 事业单位档案工作中人性化管理的途径

2.1 优化档案管理流程

从目前来看，大多事业单位都将档案管理工作作为设计全流程的末端工作，仅仅是开展对于所涉及资料的简单收集工作，并没有将档案管理工作渗透在全流程当中。除此以外，事业单位当前普遍存在着对于纸质档案过度依赖的问题，没有切实了解电子档案的重要性，导致管理工作效率的提升受到了制约。对于设计活动的开展来说，档案管理工作并非仅仅是末端环节，而是应当深入落实到设计和实施的全过程当中，从产生流程开始，到最终档案完成转换的全过程中都要落实对于设计档案的一体化管理。从目前来看，设计档案主要包含两种载体，分别为电子载体档案以及纸质载体档案，档案管理部门应当针对纸质项目文件展开全过程的动态控制工作，切实保障文件管理体系的科学性与合理性，真正展现出其可控化以及有序化效果。从根源上保障文件产生的规范性，有效规避文件在档案管理中所产生的各种问题，与此同时，还能够缓解档案管理人员的工作压力[1]。

2.2 改造档案库房

除了优化档案管理流程以外，事业单位在进行设计档案管理的过程中应当积极开展对于库房的改造工作。首先，需要严格按照国家所发布的相关规定和要求进行库房建设。其次，在改造阶段则需要确保包括湿度以及温度等关键性技术指标满足行业标准。在湿度的控制方面应将其控制在45%-60%之间，而温度则应当维持在14-24℃之间，唯有如此才能够切实保障纸质档案的使用年限，最大限度降低霉变等现象出现的概率。最后，若是档案存储的库房为旧房，便应当保障其朝向是朝南或者是朝东，并且尽量远离那些湿度较大的区域，例如：卫生间、水房等。除此以外，档案管理工作人员需要对库房地面的承重能力进行综合考量，特别是当库房所处楼层相对较高的时候，要事先对其展开实地勘测，不能盲目采取改造措施。

2.3 强化档案管理制度建设

在强化档案管理制度建设的过程中，应当重点开展以下两方面工作。一方面，设计档案管理人员应当对档案管理活动展开细化分解，并专门安排负责人针对性地管理相应的环节，与此同时，还要进行相应考核体系以及指标的制定，以免在出现管理失误问题的时候出现互相推脱责任的现象。另一方面，档案管理人员需要对现有的各类软硬件设施设备进行健全和完善，并形成更加规范化的档案管理制度，管理人员应当严格从制度要求出发，各类档案资料展开管理工作工作，并从生产以及管理需求的实际情况出发，及时对其进行检查和优化调整。此举能够有效提升电子档案归档的及时性，充分发挥出制度的约束性和规范性作用，对设计档案资料的产生、归类整理以及多项活动的开展进行合理管控，有效规避因为未做到及时归所造成的资料丢失问题，切实提升设计档案的完整性，以便于后续各项工作的持续平稳开展。

2.4 创新档案管理工作方法

近些年来我国社会发展水平逐渐提升，事业单位工作的开展呈现出更加复杂多样的特点，与此同时，设计工作所涉及的相关资料也逐渐增多，这便为设计档案管理工作的开展增加了一定的难度。档案管理工作的开展主要是为了将各种有价值的信息内容记录并保存再来，为后续工作提供经验。档案管理的相关工作人员应当从人性化管理的角度出发开展管理工作，例如：当涉及人事档案的相关记录时，应当尽可能多的对当事人的信息数据进行收集，然后基于信息构建起科学合理的个人档案。除此以外，档案管理部门还要采用多样化的方式通知设计师，这样一来，设计师在存在档案资料需求的情况下便能够在个人档案中进行自助查询，此举可以充分保障档案资料作用的发挥，实现资料利用效率的大幅增加。

事业单位所开展的档案管理工作主要是高效梳理各种类型的档案信息，并根据相应的标准将其存储下来，通过日常的管理与维护，为后续对于资料的查询与应用提供条件。但从目前来看，事业单位业务开展的范围呈现出逐渐扩大的趋势，与此同时设计档案的种类和信息量也逐渐增多，面临着大量的存储介质以及存储方式，所以档案管理人员在展开人性化档案管理工作的时候应当对现有的工作方法进行完善健全。比如在档案管理的过程中可以适当强化对于专业档案管理软件以及计算机等的应用，这不仅能够实现管理工作效率的提升，还可以在极大程度上增加档案管理的准确性，有效减轻档案管理人员的工作压力，切实保障档案管理工作的科学性与合理性[2]。

3 结论

综上所述，优化开展事业单位的人性化档案管理工作，能够有效提升档案管理的工作效率以及工作质量，对于设计档案资料利用率的提升有着积极的促进作用。因此，事业单位档案管理部门要加强对于人性化管理理念的重视，并将其贯彻落实在档案管理的各个环节中，充分展现出“以人为本”管理工作的实效性，推动我国事业单位整体档案管理工作的优化发展。