探究大数据时代背景下的档案管理

吴艳琴

（重庆市秀山土家族苗族自治县平凯街道办事处，重庆 409900）

随着大数据及相关网络信息技术的推广应用，目前档案管理工作已经逐渐呈现出了信息化、数字化的发展趋势，这虽然能够为基层机关单位档案管理水平的提升指明了方向，但从短期内来看，也同样会给基层机关单位带来一定的挑战，使档案管理工作暴露出各种各样的问题，而要想使这些档案管理工作问题得到有效解决，自然也就需要结合档案管理工作实际，对针对性的工作创新、优化策略展开不断探索。

1 大数据时代下档案管理工作存在的问题

1）专业人才明显不足。在大数据时代下，档案信息化管理已经成为最为主要的档案管理模式，当前很多基层单位都积极开展了档案管理信息化建设，通过硬件设备采购、专业信息系统应用等方式，为档案信息化管理的实现创造了良好基础条件。但由于档案信息化管理会对档案管理人员提出一定的工作要求，而基层单位档案管理人员对档案信息化管理又缺乏了解，因此在实际工作中，档案管理人员常常会出现工作技能掌握不熟练、工作方法不合理的情况，有些档案管理人员甚至完全不会利用计算机及相关软件工具来进行档案管理。在这样的情况下，档案信息化管理的优势作用往往很难充分发挥出来，而档案管理工作质量也必然会受到直接影响。

2）工作制度有待完善。在各种档案管理信息系统及相关软件工具的支持下，有些基层单位虽然能够解决资金、技术、人力资源等方面的问题，在短期内基本实现从传统纸质档案管理向档案信息化管理的转变，但对于工作制度的建设却往往显得比较滞后，如果仍采用原有档案管理工作制度，或是盲目照搬其他单位的档案管理制度，那么就很容易出现工作制度更新不及时、工作制度体系不够完善、工作制度内容脱离实际等问题，而在工作制度有效性难以保证的情况下，档案管理工作自然也很容易出现各种各样的问题[1]。

3）信息安全难以保障。基层单位档案资料的内容比较繁杂，不同类型档案资料的保密要求虽然并不相同，但由于很多档案资料都会涉及群众个人隐私或重要政府文件，因此一旦档案信息被泄露出去，或是出现档案资料丢失等问题，往往都会造成很大的负面影响。当前很多基层单位在推进档案管理信息化建设的同时，未能充分认识到这一信息安全问题，对档案资料信息安全管理的重视程度有所不足，采取的信息安全管理措施也比较少，面对网络攻击、计算机病毒、硬件设备损坏等信息安全问题，很难使档案资料的安全性得到保障，而这也正是当前基层单位档案管理所面临的做主要问题之一。

4）信息化建设进展较慢。受档案管理行业发展趋势的影响，当前很多基层单位虽然积极开展了档案管理信息化建设，但在资金、技术条件等多方面因素的限制下，信息化建设的进展却一直都比较缓慢，无论纸质档案资料向电子档案资料的转化，还是对档案信息化管理工作方法的创新、完善，亦或是电子化、数字化档案资料的存储管理，其工作进度都很难适应不断变化的工作要求，各种工作问题也随之逐渐显现。另外，由于基层单位档案管理信息化建设的进展较慢，无法与工作要求相适应，因此很多电子化、数字化的档案资料都很难得到有效应用，这对于档案管理工作的影响同样是比较大的[2]。

2 大数据时代下档案管理工作的创新优化策略

1）重视工作队伍建设。在档案信息化管理专业人才匮乏的情况下，基层单位还需提高对档案管理工作队伍的建设，面向档案管理人员建立完善的培训体系，根据档案信息化管理的实际工作内容、要求，组织其参加各种专业培训活动，学习信息系统操作、软件工具应用、信息安全管理等各方面的知识与技能，以帮助其尽快适应档案信息化管理模式下的全新工作要求[3]。而在人才引进方面，基层单位则需要充分认识到自身在人才竞争方面的局限性，适当降低对档案管理人员的工作要求，同时通过适当扩大编制、提高工作待遇等方式，吸引更多学习能力较强的年轻人才加入工作队伍，并对其进行专业化的岗前培训，使其能够轻松掌握各项实际工作技能。

2）加快工作制度更新。为保证档案信息化管理的规范性，基层单位在档案管理信息化建设过程中，还需提高对档案管理工作制度的重视，结合本单位档案管理工作实际情况，对具体的工作制度内容加以完善，以尽快实现对全新工作模式下档案管理工作制度的更新。例如在档案资料趋于形式多样化的情况下，就应针对录像、录音、图片、图表等各种类型的数字化档案文件制定档案管理制度，将不同类型档案资料的分类标准、存储形式、归档要求等明确下来，为档案管理工作的具体执行提供明确指导。

3）加强信息安全管理。在档案信息化管理工作中，基层单位还需充分意识到电子化、数字化档案资料在信息安全方面的诸多隐患，同时主动加强针对档案资料的信息安全管理工作，通过对各种信息安全防范技术手段的应用，提高档案资料的安全性。例如为避免因工作人员操作失误而导致保密档案信息泄露，应加强对档案管理信息系统访问权限的管理，为不同岗位工作人员设置不同的访问、操作权限。而为了避免档案资料丢失，则需要根据实际技术条件，对各种数据备份进行灵活应用，实现对各类电子化、数字化档案资料的安全备份。

4）转变信息化建设策略。针对档案管理信息化建设进展缓慢的问题，基层单位一方面需要提高对档案信息化管理的重视，向有关部门争取更多的资金经费支持，以加快相关信息化建设的进程。另一方面则需要灵活转变档案管理信息化建设的策略，结合当前经费资金不足、技术条件较差等现实情况，实行纸质档案管理与档案信息化管理并行的双轨制档案管理制度，在推进档案管理信息化建设的同时，坚持做好面向纸质档案的档案收集、整理、归档、存放等工作[4]。这样一来，即便基层单位档案信息化管理尚存在着很多不完善之处，但在纸质档案管理的支持下，档案管理工作质量同样不会受到太大的影响，而档案管理信息化建设也可以根据实际情况实现稳步推进。

3 结束语

总而言之，在大数据时代下，基层单位的档案管理工作虽然暴露出了不少的问题，但只要能够明确认识到问题原因，同时从工作制度更新、信息安全管理等方面入手，采取合适的应对策略，就必然能够使档案管理工作水平得到显著提升。