高校档案管理信息化建设的问题与对策分析

杜 岩

（徐州工程学院档案馆，江苏 徐州 221000）

作为教学和科研工作的前沿阵地，高校一直承担着众多重要科研课题的攻关，档案管理作为高校管理的重要部分，是教学和科研工作不可或缺的重要一环，是高校管理水平一定程度上的反应与体现，做好档案记录和管理工作对高校具有非常重要的意义。

传统纸质档案对于高校发展远远不能满足，从互联网时代到来开始，信息化技术已经在社会各个领域中得到广泛应用，高校档案管理当然不能例外。本文主要从研究探讨高校档案管理信息化建设入手，分析其中存在的问题，探讨解决办法。

1 高校档案管理信息化建设的内容与意义

高等学校在招生、教学、科研以及管理等方面形成的，对学生和学校具有保存价值的文字、图表、以及声像等类型的信息，都被称为高校档案。不断加大高校档案工作的管理力度，提高信息化建设的管理水平，进而促进高校的健康持续发展，已成为高校创新发展中亟待解决的问题[1]。

由于传统的档案管理大都采用纸质媒介将数据信息进行记录，然后再对纸质档案进行分类、归档、保管，不能真正完全有效地共享档案信息，给管理人员查找档案带来诸多不便。随着信息化技术的广泛普及，档案管理也开始了信息化管理方向的转变，高校档案从传统的纸质档案转变为信息化数据。通过信息化技术，可以对档案中表格、图表进行有效分类、提炼、整合，为相关管理人员查询、检查、修正带来方便。高校档案信息化管理越来越科学、便捷、规范，为后续档案保存、保管奠定了坚实基础。

2 高校档案管理信息化建设中的问题

近年来，高校相继加大了档案管理力度，并随着信息化建设、档案管理信息化程度的不断提高，档案管理水平与质量也有了较大幅度的提升，总体情况还是好的。但也应该看到，对信息化建设的重视程度、基础设施投入、专业人才引进等方面依然存在诸多问题，高校档案管理信息化建设有待于进一步提高。

2.1 部分高校重视程度不够

虽然信息化管理高校档案的效果已经显而易见，并且已经得到了大部分高校的广泛支持，但还有部分高校对于档案管理信息化建设重视程度较低，仍然采用传统的纸质档案管理方法，对于信息化档案管理投入资金、投入人力都比较少。除此之外，档案管理信息化作为高校信息化重要部分之一，作用和地位一直没得到充分认识，还有很多高校只关注教学与科研方面的信息化建设，忽略档案管理信息化建设，高校信息化建设不平衡，档案管理信息化建设成为高校发展中的一块短板[2]。

2.2 基础设施投入不够

信息化建设需要大量互联网设备与计算机设备，这些设备都是信息化建设的基础，也是作为高校档案管理信息化的重要组成部分。只有充足的基础设备，才可以保证信息化建设正常进行，但由于部分高校本身信息化程度较低，校园内缺乏互联网设备和计算机，从而对档案管理信息化建设造成严重影响。

2.3 优秀人才引进力度不够

影响高校档案管理信息化建设的重要因素之一，就是优秀人才的缺少，许多高校对档案管理信息化建设加以关注，在基础设备上投入了大量的财力物力，但是由于缺乏相关的优秀人才，导致整个信息化建设效果较差。档案管理信息化需要涉及多方领域，所需要的专业人才也比较少，相关的档案管理人员信息化技术知识储备不足，专业人才的引进力度不够。同时也有另一种情况出现，那就是信息化优秀人才掌握着大量的信息化手段，但是对于档案管理的相关知识严重不足。

3 促进高校档案管理信息化建设的措施

3.1 转变发展理念

只有充分对档案管理信息化建设进行了解之后，才能有效加快高校档案管理信息化建设，其中是否了解高校档案管理信息化建设理念，直接影响到档案管理信息化建设进度，这就要求高校需要转变观念，认识到高校信息化建设中档案管理信息化是重要的工作之一。一是高校管理人员先要对档案管理信息化的优势和特点充分认识，唯有如此，才能把人力和财力投入到档案管理信息化中。二是健全相关管理制度。由于高校档案管理信息化建设需要涉及多个领域，是一个长期发展目标，所以为了保证档案管理信息化建设工作有序推进，对各个部门的具体职责进行明确，建立相关的激励制度，使工作人员可以更加积极地投入到信息化建设工作中去。三是加强组织领导。成立专门班子，组建专业队伍，建立奖惩机制，发挥公关效益。

3.2 完善基础设施设备

推进高校档案管理信息化建设中的一大难题就是没有相关的基础设施，这已经成为很多高校的制约瓶颈，也是大部分高校面临的实际问题。针对这一问题高校需下决心彻底解决。一要加大投入，确保对基础设施建设资金保障到位。二要大力推动系统软件的开发，确保档案管理信息化的软硬件全面到位，为信息化建设营造一个良好环境[3]。三要加强监督。确保设备设施的投入在阳光下运行，在监督中增效。

3.3 培养引进专业人才

制约各高校档案管理信息化建设的主要原因就是缺乏档案管理信息化的专业人才，这已经对管理信息化进度造成了一定制约。因此各高校应该通过各种手段加强专业人才培养。一是加强对档案管理工作人员的教育培训，增加信息化培训课程，以提高其专业能力和基本技能，确保管理工作胜任。二是大力引进外部优秀人才，提高综合素质。通过提高人才待遇和福利等多种综合手段，来吸引更多的档案管理信息化优秀人才，使档案管理信息化建设人才综合素质提高，更好地推动高校档案信息化建设。

4 结语

在互联网时代下，推动高校档案管理信息化建设具有非常重要的意义，不仅可以有效提高档案管理的质量和效率，减轻档案管理人员的工作负担，也有利于减少档案管理成本。但是，目前高校档案管理信息化建设良莠不齐，发展不平衡、不充分，需要档案管理部门齐心协力，有针对性地解决问题，提高高校档案管理效率。本文探讨了高校档案管理信息化的概念与意义，对管理工作中存在的问题进行分析，并提出针对性解决方案，期望能为提高高校档案管理信息化建设有所裨益，有所启发。