城建档案管理数字化建设的途径探讨

韩素青

（山西省长治市政府工程建设事务中心，山西 长治 046000）

1 引言

城建档案管理数字化建设对于城市发展有着重要的意义，城建档案管理数字化能够有效促进一个城市进行合理规划。在实际工作中，管理工作会遇到各种难题，工作难度逐渐加大，不断完善城建档案管理数字化建设，能够提高工作效率，提高城建档案管理工作水平。

2 城建档案概述

城建档案是在城市建设规划、建设管理等工作中形成的历史记录材料，通过文字、图纸、图表和声像等载体存储下来，具备极高保存与利用价值。借助城建档案，我们能够了解城市建设规划到建设成果的整个过程，文献价值极高，可以让城市现代化发展规划决策获得可靠依据。城建档案中涉及的内容较多，长期以来，通过纸质材料保管下来，在存储空间上要求较大，还要投入过多的人力、物力和财力。对纸质档案来说，需要将防潮、防水、防火和防虫等工作做到位，若是出现损毁的情况，将导致很多珍贵文献资料出现遗失问题，不利于保证城建档案的完整性与可靠性，并带来严重的危害与不利影响。在传统城建档案管理模式下，人们在检索查阅档案资料的过程中会遇到很多难题，现在借助现代化信息技术，能够让城建档案资料得到数字化处理，从而解决传统档案管理工作中出现的问题，并真正共享档案信息数据资源。此外，数字化城建档案资料对空间要求并不大，从而有效节省了时间与精力，能够将信息技术的作用发挥出来，让城市建设工作获得更多的支持。

3 城建档案管理数字化建设的途径

3.1 转变档案管理理念

理念是行动的指引，只有加快管理理念的创新与改革，才能适应当前工作需求，促进工作效率的提高。进入到新时期以来，我国城市化建设的步伐逐渐加快，而且规模也在不断扩增，管理人员应该意识到城建档案管理中的挑战和机遇，积极转变思想，提高自身的创新意识。加强对城建档案管理工作的领导，明确该工作在城市化进程当中的现实意义，增强工作人员的使命感。在单位内部应该形成良好的工作风气，通过多种形式的宣传工作，营造积极、活跃的工作氛围，在潜移默化当中产生正面影响，使先进理念落实在每一个工作岗位及细节当中。鼓励工作人员的创新发展，使其能够在日常管理工作当中尝试不同的方法及手段，从而为提高城建档案管理的实效性出谋划策，增强其参与管理创新的热情。明确各个部门在城建档案管理中的职责和义务，实现不同部门与人员的有效组织协调，在信息共享当中提高资源利用率。

3.2 规范管理实物档案

在城建档案管理工作中，大多数档案为纸质档案，同时还有一些档案为图片或者是影像，在传统的档案管理中也存在着一些不足之处，例如信息资料不完善、档案分类有待提高，对于纸质档案来说，我们查阅起来比较困难，同时保管需要较多空间，档案的利用率较低，这些问题会直接影响城建的发展。因此我们在建设城建档案数字化管理时，要不断规范实物档案的管理，这样才能够保证相关的档案管理数据更加完善，要做好管理工作的每个环节，同时要对各个环节进行监督考察，只有合理规范实物档案管理，才能够使之与电子化档案进行对应，因为实物档案是数字化档案管理的基础，只有确保实物档案的完整以及科学，才能够保证数字化档案建设更加具有开发价值。

3.3 注重网络系统安全性能

网络安全性问题是城建档案数字化管理工作中需要重点关注的内容，要想提升这项工作的安全性能，让计算机网络保持更加安全与稳定，需要档案管理部门主动采取应对措施，解决网络系统面临的安全威胁。因此在利用数字化技术管理档案的过程中，需要在系统上进行规范，逐步增加科技投入，配置由正规计算机研究部门研发的专业防火墙技术与编程软件，针对访问者要实行身份实名认证的方法，严格界定其使用权限，通过加大管理力度，防止由于疏忽引起计算机网络漏洞的出现，保证档案数字化建设安全性能实现提升。同时也要注重采取外部接入管理的措施，将相关准入标准确定下来，加大对外部群体使用城建档案信息时的控制力度。对网站维护人员来说，也要接受专门的计算机技术培训，确保具备更高的计算机信息素养，逐步增强自身安全意识，通过做好维护工作保证城建档案数字化管理的安全性。

3.4 提高档案管理人员专业素养

当前是数字化发展十分快速的时代，很多行业应用了数字化加以辅助，在进行城建档案管理时，也应当顺应大数据背景，合理使用数字化加以管理，以技术化手段来改革以往管理方式。但是，管理部门需注意的是，当城建档案管理引入数字化后，还必须加强对档案管理人员专业素质的培养。由于在数字化没有引入之前，所有的管理人员都使用传统方法进行管理，对于新技术并不了解，只有在集中培训之后，才能够加强管理人员的现代化管理意识。一方面，管理部门需要通过定期培训、组织学习以及考核等方式提高档案管理人员的综合素质，通过提高招聘要求，保证档案管理人员综合素质和数字化水平；另一方面，在传统的城建档案管理过程中，档案管理的工作量非常大，这会导致管理人员丧失了一定的工作积极性，管理人员也会感到压力倍增，所以，在改革的过程当中，部门还必须明确员工工作细则，做到工作分配均匀，根据管理人员的实际工作任务来计算绩效，从而激发管理人员的工作热情和积极性。

3.5 加大政府支持

城建档案管理数字化建设离不开政府的大力支持，只有政府做好相应的引导，才能够保证树立城建档案信息建设的实际目标，提高相关单位的意识，使他们能够具备一定的责任感，有利于在城建档案数字化建设管理工作中进行统筹规划，提高科技创新能力，不断进行发展。在城建档案数字化管理工作中，还应该着重注意按照标准化以及规范化的原则实施相应工作。政府要结合实践操作推出符合实际的标准规范。城建档案管理数字化建设过程中，也应该积极学习一些优秀的建设经验，不断提高对全国信息化建设的认识，保证带动我国城建档案数字化建设的进程。

4 结束语

综上所述，城建档案数字化是城建档案管理工作的未来发展趋势，城建档案管理部门在实际工作中应多组织城建档案数字化建设培训，向基础和条件比较好的城建档案馆学习数字化建设经验，提高数字化认识，减少制约因素，确保城建档案数字化建设少走弯路，高质量发展，更好地为经济社会发展服务。