新时期建设工程电子档案管理及有效措施

卢 琦

（重庆市城投路桥管理有限公司，重庆 400060）

在城市化不断发展的环境下，建设工程数量不断增多，且种类越来越复杂，形成的档案资料也呈现多样化、多元化趋势。信息时代背景下各行各业正探索数字化转型升级，建设工程档案资料也呈现电子化趋势，提升着整个档案资料归档管理工作的效率。因此，对建设工程电子档案管理工作应给予充分思考，积极创新管理路径，充分发挥档案资料的价值，实现电子档案的高质量、高水平管理。

1 建设工程电子档案管理的必要性

建设工程电子档案是指工程在建设过程中直接产生的数量庞大、种类多样且具有保存意义与价值的资料，一般以文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录，是建设全过程的真实反映，是行政管理人员和工程技术人员等按照相关法律法规、政策、标准、规范的规定据实填写的原始资料，其归档收集是否齐全、完整、专业，收录的内容是否准确、规范，直接影响到能否为整个工程项目在竣工投产后期的管理、维修、改建、扩建、恢复等工作提供依据。而信息时代背景下，计算机技术的快速发展推动了各类型资料的数字化，建设工程档案电子化也是必然趋势。

2 加强建设工程电子档案管理的有效措施

2.1 建立健全建设工程电子档案管理制度

任何管理工作的开展都需要以管理制度作为基础，让工作人员在执行管理职能的过程中更加规范。因此，需要通过完善档案管理制度对各个管理环节进行优化，从而大幅提升档案资料管理机制的高效运行。但要想真正将建设工程档案管理到位，还需要将电子档案管理工作制度规范化、标准化，做到有据可依、有章可循。如此才能有效提高档案管理工作的质量。

2.2 规范建设工程电子档案的收集与归档流程

当前建设工程资料已基本实现数字化，档案管理部门应改革创新，优化档案的收集与归档流程。首先，应确立每一个建设工程的电子档案收集归档责任人，建设工程的项目负责统一指挥，确定专人专岗负责，保证整个项目形成、积累的电子档案能够连续、完整、准确地被收录，避免出现遗漏或重复归档的问题。此外，档案管理人员应在过程中要指导电子档案按照规范要求收集，做好鉴定、移交、归档与保管等全过程管理，确保电子档案的归档是准确、完整、有效的。《电子文件归档与管理规范》中已明确提出电子档案归档与管理的相关标准，建设工程电子档案的收集应严格按照标准执行。当归档的电子档案存在同时有对应的纸质或其他载体形式文件的情形时，则应在内容上、表述上以及相关说明上保持一致。电子档案的保存应与对应的纸质或其他形式文件间确立真实可靠的标识关系，才能对归档工作实现科学、规范管理。

2.3 加固防线，确保建设工程电子档案安全

建设工程电子档案的安全管理是整个工作的重中之重，一定要树立“安全第一”的思想，倘若缺乏安全管理，很容易导致电子档案的损耗甚至丢失，对整个建设工程后续管理带来严重损失。建设工程电子档案的安全应用必须建立在电子档案的安全管理之上。安全管理是整个电子档案管理的核心组成部分，关系着整个建设工程档案能否顺利实现电子化，因此，电子档案必须要将安全管理落实到每一个环节和每一个阶段，并且根据建设工程每个阶段的不同特征采取对应专业的安全技术与有效管理策略。在互联网蓬勃发展的背景下，网络被广泛使用甚至滥用，建设工程的管理中涉及大量的数据借助网络交互传递，很容易出现档案资料在传输过程中携带病毒、木马并传播、被恶意篡改窃取等问题，因而需落实建设工程电子档案的安全管理技术投入。一是设置防火墙。防火墙是计算机网络安全保护的一项重要措施，在数字化档案管理系统设置防火墙可以有效增强系统安全防护能力。防火墙可以过滤掉安全风险，可以对系统实施访问控制。守好档案的“大门”，起到良好的安全防范与保护作用，保护电子档案资料不会受到非法的访问与接触，能够有效地维护电子档案所处环境安全。二是入侵检测技术。入侵检测技术是一种按照既定的安全策略监测检查系统运行的技术，将尽可能地发现试图攻击系统的企图、行为，从而确保档案管理系统的安全性、完整性以及可用性。利用入侵检测技术可以有效防范外部入侵，从而确保档案信息人安全，防止信息泄露。三是定期安全备份。在建设工程电子档案管理系统中应配备定期安全备份功能，防止由于系统或硬件出错时电子档案的丢失，能够在修复后及时恢复数据。对于特别重要的电子档案资料应落实纸质同步备份，确保电子档案管理更加完善。四是权限设置。目前，数字化档案管理系统的登录访问控制普遍采用的都是账户密码登录，这是系统的首道安全防护措施，但是密码一旦泄露，即使非账户持有者也能顺利登入系统执行相关操作。对此，可以尝试采用动态口令验证、指纹验证以及人脸识别等技术提升登录访问控制的安全等级。此外，针对不同等级的系统用户设置不同的操作|权限，例如系统的登录权、检索权、查阅权、下载权乃至到数据库的操作权等，进行规范管理。

2.4 落实建设工程电子档案的安全应用

建设工程电子档案的价值在于能够为建设工程后续的管理提供有力的资料，所以它的应用是非常广泛的，而如何能安全应用成为建设工程电子档案管理的重要问题，因为电子档案与纸质档案相比，更加难以实现有效的安全控制，需要重视深化落实每一项安全工作。首先，需严格审核用户的使用权限，不应全部用户都开放全部使用权。其次，应根据电子档案内容划分保密等级，不能完全开放的内容不能提供直接下载或拷贝的方式；最后，需要利用系统对整个电子档案应用过程进行跟踪监控记录，以便于后续对应用情况的查证。

综上所述，以信息技术为基础，加强档案管理者的学习培训，转变管理理念，创新管理思路，注重计算机技术等应用，构建完善的电子档案信息共享数据库，重视电子档案信息价值开发，筑牢安全防线，才能实现更加安全、有效的电子档案管理，更好地服务广大用户，将电子档案的价值最大限度地发挥出来。