成人高等院校学生档案管理服务机制创新探讨

王利娟

（湖南城建职业技术学院，湖南 长沙 411101）

1 引言

随着教育改革的不断深化和社会就业竞争环境的日益严峻，社会各界对成人教育的重视程度不到提升，对成人高校发展带来了良好的机遇。学生档案管理是高校管理运行的重要环节，能够为教育教学工作开展和学生职业发展提供科学的依据，但是在实际的管理服务工作中存在着一些问题，制约着档案工作职能的实现，需要管理部门提升主动创新意识，结合学生发展需求和社会环境变化，优化管理服务模式，推动档案价值的高效实现。

2 成人高等院校学生档案管理的意义

成人教育是社会教育体系的重要组成，承担着重要的教育职能，对推动社会发展起到关键作用。学生档案是对成教学生在校期间的学习生活情况的全面记录，形成对学生学习经历、学习成绩等信息的全面收集，能够准确反映学生的思想水平和专业素养，为教育教学工作开展和学生的职业发展提供科学的依据。同时学生档案具有重要的凭证作用，在学生就业和岗位工作生活中起到关键作用，高效的档案管理和服务水平为学生发展提供基础保障[1]。

3 成人高等院校学生档案管理的现状

3.1 管理理念较为传统

当前部分高校对成教学生档案工作缺乏正确的认识，无法保证较好的投入和支持力度，影响管理质量的提升。管理理念较为传统，存在重管理轻利用的思想，资源开发利用效率不足，服务意识较为薄弱，制约着档案资源价值的体现。缺乏主动创新意识，对先进的管理理念和方式方法无法进行有效的引进利用，传统的管理模式不能满足学生和学校发展的需求[2]。

3.2 管理机制不够完善

完善的管理机制为学生档案工作提供制度基础，而随着成人教育的快速发展，成教招生数量和办学规模快速扩大，学生档案管理压力不断提升，现有的规章制度已经无法适应学校发展需求，在实际的管理活动中缺乏长效机制，无法对相关制度进行及时的调整和优化，不能对管理工作形成有效的规范，影响管理服务职能的实现[3]。

3.3 信息化建设较为滞后

信息技术的运用对提升档案管理水平起到积极作用，大多数高校已经基本实现了档案管理模式的数字化转型，而信息技术革新速度和档案工作压力求的不断提升，现有的信息化水平已经无法满足高校实际需求，管理设备缺乏及时的更新和维护，对先进技术无法形成有效地利用。同时信息安全管理存在不足，容易受到网络安全威胁的影响，不能保证较好的管理效果[4]。

3.4 管理人员的素质能力存在不足

学生档案管理具有较强的专业性，而部分学校对档案工作的重视存在不足，档案管理队伍建设较为滞后，缺乏专业管理人才，管理人员的综合素质能力较为薄弱，不能形成较好的管理效果。

4 成人高等院校学生档案管理服务机制创新策略

4.1 强化成人高等教育院校学生档案管理服务功能

成教学生档案管理服务工作的科学开展为学生就业和职业发展科学的依据，是高校管理运行的重要环节。高校要加强对学生档案工作的重视和支持力度，对管理服务机制进行科学优化，推动管理质量和服务水平的提升。

1）优化管理思路。管理部门要提升主动创新意识，对档案管理思路进行科学优化，积极引进先进管理理念，优化管理模式，推动管理制度的提升。要深入到学校教育教学和学生管理工作中，准确掌握档案工作实际情况，对管理服务工作开展进行统筹规划，充分整合管理资源，推动管理体系的科学完善。要推动信息化管理模式的构建，合理利用信息技术，对信息系统进行科学升级。如利用大数据、云计算等先进技术，发挥网络技术资源优势，有效提升信息系统的运行效率，降低管理成本，推动管理水平的整体提升。要利用专业信息设备和技术，推动传统档案载体的数字化转型，确保资料数据的完整性，有效降低传统纸质等资料的管理成本，提升整体的管理效率。

2）完善管理机制。完善的管理制度对档案工作开展提供制度基础，能够对管理流程形成科学的规范。学生档案工作内容较为繁琐，随着学校的发展和信息技术的运用，管理工作流程发生了很大的变化，管理部门要结合实际工作情况，构建长效管理机制，对相关规章制度进行针对性的调整，有效提升档案管理水平。要完善保密机制，对管理人员和档案利用人员的权限进行科学设置，防止越权行为的出现，保证档案管理法律法规的严格执行。要强化档案安全管理，制定完善的安全管理机制，对管理和服务管理流程进行规范，及时发现和解决管理工作中存在的问题，对相关制度进行及时的优化。要强化网络安全管理，建设完善的安全管理机制，合理引进和利用网络安全技术，及时发现管理工作中的网络安全风险和隐患，有效抵御网络安全威胁的入侵。如利用大数据技术对防火墙进行优化，构建智能化防火墙体系，对异常数据进行准确的地位和处理。利用虚拟技术提升安全防护水平，利用虚拟存储技术对档案数据进行备份，在发生安全问题时做到及时的数据恢复。利用虚拟网络技术搭建VPN网络，与公共网络进行全面隔离，有效提升网络安全性。

3）创新利用模式。管理部门要充分发挥网络技术优势，拓宽档案利用模式，实现对档案资料的远程查询和调用，推动服务质量的提升。要利用技术手段对学生档案资料进行深入分析，准确提取其中的重要信息，建设完善的数字化数据库，为资料利用提供有效条件。要对档案使用需求进行全面分析，对检索机制进行科学优化，有效满足实际使用需求。

4.2 提高成人高等教育院校档案人员管理素质

管理人员是档案工作的重要主体，管理部门要加强对档案管理队伍建设的重视，积极引进专业人才，充实管理队伍。一是要强化培训力度，结合档案工作实际需求，制定针对性地培训策略，将信息知识技能作为重要的培训内容，推动管理人员综合素养能力的提升。二是要强化管理力度，完善考核评价机制，结合具体的岗位职能，制定科学的考核标准，对管理人员的素质能力形成科学的评价，将考核结果与激励政策进行有效结合，优化激励措施，对管理人员形成有效的督促作用，使其能够结合实际管理工作需求，进行主动地学习提升，强化服务意识，推动学生档案资源价值的高效实现。

5 结语

学生档案管理的高质量开展对推动学生发展起到关键作用，成人高等院校要对学生档案工作形成正确的认识，转变传统的管理思路，提升主动创新意识，完善档案工作机制，创新档案工作模式，优化档案利用方式，推动档案管理服务质量的提升。