档案管理在食品药品监管事业中的重要性及强化研究

郭 燕

（保德县孙家沟市场监督管理所，山西 忻州 036699）

目前食品药品安全问题已经得到社会的广泛关注，为更好地适应新社会环境下的监督管理要求，则需要相关人员能够充分发挥档案管理工作的作用，通过档案管理为食品与药品监管通过必要支持，值得关注。

1 档案管理在食品药品监管事业中的重要性研究

从食品药品监管工作的开展情况来看，档案管理工作已经成为其中不可或缺的一部分，其重要性体现在以下几方面：

1.1 是全面提升食品药品监管能力的保障

现阶段我国食品药品监管形势严峻，工作人员所面临的工作压力较大，在这种情况下通过全面开展档案管理工作，能够为食品药品监管提供更加翔实的资料与数据，依托上述资料能够对食品药品管理现状开展分析，弥补传统工作模式下工作方向盲目、无数据支撑等问题。也有研究认为，在食品药品监管中充分利用档案资料，能够在大数据资料分析的基础上对未来一段时间内潜在食品、药品安全问题进行预测，筛选食品药品安全问题高发行业，帮助工作人员更有针对性地开展食品药品监管工作，具有必要性[1]。

1.2 档案管理是推动食品药品监管工作变革的基础

以史为镜可以知兴替，档案管理工作中能够详细记录过去相当长一段时间中某地区食品药品监管工作情况，工作人员通过查阅资料，可以了解工作中的得与失，不仅能够总结以往工作中的经验教训，也能利用案例完善工作流程。在未来，我国对于食品药品安全问题的关注度不断加深，这也需要工作人员在工作中投入百分百的热情，争取为群众提供更高质量的食品药品监管服务，而其中的重点内容，就是要杜绝以往安全事件发生，这是推动整个监管工作实现变革的基础。从另一角度，档案自身属于一种重要的教育资源，其中大量真实的案例以及原始资料具有不可抗拒的感染力与说服力，在食品药品监管中合理运用档案也能够为工作人员的组织培训提供必要支持。

1.3 档案管理在提高工作质量中的作用

从功能属性来看，档案管理与企业文化密切相关，而企业文化也是全面推动食品药品监管工作开展的重要保障。通过档案，工作人员能够了解到前辈在食品药品监管中做出的努力与创新，通过一张张照片、一份份文件，让全体工作人员产生向心力，认识到我国食品药品监管行业从无到有，逐步发展壮大的辛酸历程，进而激发员工的主观能动性，这对于食品药品监管工作的开展具有重要意义。

2 食品药品监管事业中档案管理的现状

根据当前食品药品监管事业开展情况来看，档案管理工作的工作效果不理想，主要表现为以下几方面问题：1）对档案管理工作的重视不足。食品药品监管事业的工作压力较大，工作人员每天需要处理大量食品药品样本，因此为了能够适应工作需求，部门管理层会在样本采集、样本检测等部门中投入大量的人力资源，而档案管理因为难以直观影响工作质量所以容易被忽视。也有学者在对档案管理工作现状进行分析后，风险部分结构的档案管理只是简单的整理材料与证书，存在人才调配滞后、缺乏可持续发展的能力[2]。2）管理手段滞后性。传统的档案管理中需要负责的档案多为纸质文件或者影像资料等，随着食品药品监管事业的发展此类文档资料的数量逐渐增多，在管理中也存在难度。在信息化时代下，传统的档案管理思维已经无法适应新的形势，虽然部分单位在档案管理中引入了新的软件以及管理思维，但是从整体上来看依然存在开发力度较低的问题，无法满足未来食品药品监管事业的档案管理需求。

3 食品药品监管事业档案管理工作的强化路径

3.1 明确档案管理工作细节

为适应食品药品监管事业的发展要求，在档案管理工作中首先应明确自身的发展要求，细化管理细节，具体包括：1）应从食品药品监管事业工作现状入手建立相应的规章制度，结合我国《档案法》的相关条例以及本单位实际情况，明确档案管理工作的注意事项，确保能够实现有所依据，保障档案管理工作能够在制度上得到保障，支持各项工作顺利开展。2）在保障管理层重视的基础上，提高档案管理工作在人力、物力上的投入，尤其是未来档案管理工作日益复杂化，则需要工作人员能够适应未来信息化技术与新媒体时代的工作环境，提升自身工作水平。3）按照管理责任落实要求，做到权责一致，包括档案管理设备的定期维护与管理、档案资料归整、资料清洁、档案室环境管理、电子档案及时更新等工作都需要与工作人员对接。

3.2 重视信息化建设

档案管理信息化建设是全面提升档案管理水平的重要内容，根据当前相关地区的经验，在信息化建设中应该积极打造食品药品监管数据中心，档案管理人员直接与数据中心对接，这样部门在完成食品药品检测后，所更新的数据能够顺利被档案管理部门获取，改变传统工作模式下档案管理人员要逐一与各个科室对接的问题，有助于提高档案资料的真实性与完整性。同时在数据中心的支持下，档案管理工作人员也应该重视安全性建设，针对档案信息公开、网站（页）建设以及档案信息安全管理机制等方面工作，依托奖惩机制提升全体工作人员的档案安全意识，避免出现档案泄密或者档案资料丢失等问题发生。在必要情况下，可建立食品药品监管的异地档案数据资料，打造新的备份空间，进一步提升档案的安全性水平。

3.3 创新档案管理思维模式

档案管理的主要目的是使用，为了能够满足食品药品监管事业的发展要求，档案管理人员应该主动转变自身的工作思维理念，探索新的工作路径，其中的要点包括：1）做好档案的编研。工作人员在档案编研期间应深入了解食品药品监管工作的开展情况，通过对档案的归案分析，对食品药品监管中的信息数据做筛选、归纳与整理，最终形成完整的档案管理资料，保证档案内容更加精准、有效。2）改变被动服务的工作理念。为了能够适应未来食品药品监管事业的发展要求，在档案管理中工作人员应该树立新的服务理念，避免用传统被动式的工作模式而降低自身影响力。所以针对该问题，本文认为在未来工作中应认识到信息化技术的特征，利用网络的信息传输量大、传效果快等优势，在更短的时间内实现档案信息资源共享，增强档案服务能力。3）熟悉业务，练好基本功。对于档案管理人员而言，针对未来食品药品监管事业的发展要求，在工作中应该熟悉“家底”，掌握各类档案资料的实际情况，这样在面对各种档案管理任务时才能做到有的放矢。在工作中能够积极落实国家相关条例，避免档案资料出现破损、褪色以及散失等情况，针对食品药品监管事业中的特殊档案应注意采取特定的保护措施，延长档案资料的使用年限。

4 结束语

为了能够更好地适应未来食品药品监管事业的发展要求，相关人员应该充分发挥档案管理工作的重要性，在正确认识到档案管理工作的重要意义后，能够从工作实际情况入手，探索档案管理的有效方法，明确未来档案管理的基本要求，使档案管理工作成为支持食品药品监管事业发展的重要动力。