信息化时代档案管理工作的方法及策略

李 莉

（齐齐哈尔市碾子山区农业农村局，黑龙江 齐齐哈尔 161000）

随着信息技术进入社会经济发展的各个层面，日常工作中产生了大量的数据信息，这些信息成为指导当下和未来工作的重要资料。但是，我国档案管理工作相对滞后，档案资料保存的不完整，档案资源整合能力低，给档案服务工作带来较大影响。还要从信息化时代的特征出发，对档案管理工作的方式方法进行改革，把握信息时代档案管理工作的重点，提高档案管理工作的整体水平。

1 信息时代档案管理工作的变化

1）档案传输方式的变化。信息时代档案传输的方式发生了较大的变化，各部门的文件、记录与报表主要在网络环境交换，网络产生了大量的电子文件，这些文件增加了档案管理工作的压力，要求档案员以更加智能的方式应对海量档案信息的日常管理。有些档案员不掌握自动化的档案处置方式，未能根据档案类型采用特殊数据处理方式，导致档案应用的风险增加，档案管理不能满足实际需求，档案安全保障能力不强。信息传输的背景下还要提高档案管理实效性，构建完善的保障体系。

2）档案使用需求的提升。随着科技术研发、生产变革与个性化需求的提高，日常工作实践中需要大量的档案资料作为支撑。档案事业的进步，以及人们使用档案需求的不断增加，传统的纸质档案已经不符合时代的需要，纸质档案给档案服务带来了较大障碍，需要花费较大的时间与经历进行档案查找。档案使用需求的增加要求提升一个实时、高效、精准的档案服务系统，满足用户个性化的档案使用需求，进一步挖掘档案信息的潜在价值。新时代档案管理必须对档案供给服务方式进行改进，构建完整的档案管理工作体系，对各种档案数据信息进行全面整合。

3）档案管理难度的升级。信息时代档案数据信息加速生产，档案数据类型较为多样，不对需要海量的档案存储空间，而且需要高效的档案数据检索技术。首先，信息时代必须提高档案管理的便利性，强调依托计算机辅助人工管理，能够构建实时与智能化的档案管理机制。其次，档案管理工作面临的环境更加复杂，档案管理还要有效保证档案数据信息的安全，防止档案数据运转过程中出现的各种风险。第三，新时代的档案管理必须有效降低成本，不仅要节省档案存储的物理空间，而且还要减少档案数据维护的成本，防止档案数据冗余，提高档案的精准性，积极引进符合技术趋势的档案管理设备，合理控制档案管理的资金支出。

2 信息时代对档案管理基本要求

1）适应时代发展需要。档案是各种工作的重要组成部分，档案管理应当符合时代发展需要，不断提高信息化建设水平，能够大力进行智能化、实时化、共享化的设备，构建完善的档案管理工作机制，积极引进先进的技术手段，依托技术进步提高档案管理效率。

2）提供决策管理依据。档案是以往工作情况的记录，是对重大历史事件全过程的体现。加强档案数据信息研究，开展好档案编研工作，可以有效分析以往工作得失，为当下各项工作提供决策依据，从而帮助决策者更好的认清现实，在档案中找出有价值的信息，从而满足各项工作健康发展的需要，达到提高档案服务有效性的目标。

3）提升档案管理效率。档案管理部门在事业单位属于辅助部门，从事专职档案管理岗位人员的数量有限，对档案的使用需求不断增加，要求档案员借助信息技术全面提高档案管理的效率。因此，档案管理人员需要打破现有工作局限性，引进数字化的技术，能够在大数据、云存储技术的支撑下提高档案服务水平，促进档案高效整合。

3 信息时代档案管理的优化措施

1）加强档案管理工作规划。为了全面提高档案管理工作的效率，发挥档案信息的实用价值，还要构建完善的档案管理工作规划，依托先进的管理体系与技术方法提高档案收集与整理水平。例如，采用先进的档案管理方法，结合档案管理中长期发展需要拟定工作规划，重视通过计算机、网络信息技术等完成资料收集工作，基于互联网对内外部资料有效汇总分析，深入分析档案资料使用需求，结合实际需要形成档案管理工作规范，细化档案管理统一标准，完善档案数据信息收集与整理流程，保证每个工作人员均能严格执行档案管理要求。充分发挥计算机对档案资料的分类编号与保存作用，建立档案数据信息库，为档案应用提供便利。

2）提高档案资料处理水平。档案信息化管理的重点应当放在提高档案数据资料处理方面，重视构建完善的档案信息资料运转体系，以先进的技术手段开展档案管理实践，满足档案数据应用的需求。例如，提高已有档案的梳理能力，加强档案资料的后期管理，不仅重视做好档案信息的校对工作，还要以有效方式提高档案数据的提取效率。大力提高档案归类能够，以不同的标准对档案进行分类，发挥图片类、视频类与音频类资料的价值，积极保证档案信息的真实性、完整性和全面性。还要根据用户的需要进行档案数据信息的统计处理，加强档案数据信息的统计，积极挖掘档案的潜在价值，从而为各项工作提供更加可靠的依据。

3）降低档案存储保管风险。信息时代还要优化档案管理的模式，重点提高档案管理的安全性，有效降低档案管理与使用时的各种风险隐患。首先，正确认识档案管理工作复杂的内外部形式，能够订立档案管理工作的制度，根据信息时代的特征出台档案管理工作制度，细化档案管理流程，明确档案应用的基本要求。其次，深刻认识档案管理的重要性，加强档案管理工作的宣传，形成良好的档案管理工作氛围，促进各方面主动加强档案管理工作，从而有效避免因人工失误造成的档案管理损失。还要大力节省档案存储空间，降低档案存储与应用时的消耗，在提高档案应用便利性的同时，有效防控来自互联网的风险，保证适用性与安全性均衡。还要完善档案数据信息的备份休息，依托新型档案管理技术进行档案数据信息的备份，提高硬件与软件管理能力，降低档案运转中的风险。

4）提高档案服务整体质量。信息时代档案管理的重点不仅要放在前期管理上，还要从用户的个性化需要出发进行档案开发。因此，应当大力提高档案信息开发的能力，重视提高档案数据信息的利用率，形成各部门的紧密配合机制，从而提高档案数据收集与整理的效率。正确认识各类型档案的差异特征，根据文字、图片与视频档案的特点创新档案检索与应用方式，进一步降低档案使用的难度，提高档案开发的质量。推动档案开发渠道的多元化，必要时可引进第三方专业机构辅助开展相关的服务工作，不断更新档案信息资源的编制方法，有效应用其中的高价值档案。完善档案管理、收集与应用方的联系，加强各方面的及时沟通，了解档案信息的产出状况，并且提出优化整改的建议，尽可能的消除档案管理的问题。建立档案共享服务平台，及时发布档案数据信息，确保档案数据信息的及时共享，基于用户检索特征了解用户需要，从而提供智能化服务。

4 结论

信息技术为档案管理提供了强有力的支持，对各项事业的发展提供强有力的扶持。还要把握信息时代档案管理的特征，明确档案管理工作改革的要点，积极发挥专业技术人员的作用，促进档案管理技术、方法与管理体系的创新，不断降低档案管理的难度，转变档案信息传输的方式，提高档案管理整体质量。