新形势下高等学校学生档案管理的优化研究

孟 涛 杨 阳 车 丹

（山西大学档案馆，山西 太原 030000）

1 传统模式下高等学校学生档案管理内容和特点

1.1 管理内容

学生档案是指学校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人学习和工作经历、表现德才能绩的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

高等学校的学生档案是记录学生本人的大量具有查考利用价值的，对其升学、就业和职务晋升有深远影响的文件材料。所以，学生档案管理的重要性不言而喻[1]。普通高等学校的学生档案一般由校档案馆负责管理，管理内容主要包括：学生档案的接收、整理、鉴别、归档、保管、利用及转递等。

在校学生档案主要来自两个方面，入学时转入的学生档案和在校学习期间形成的档案。入学时转入的学生档案（本、硕、博学生）包括原单位形成或存放根据要求转入学校的档案和入学考试形成并转入学校的档案；在校学习期间形成的档案（本、硕、博学生）包括学籍档案、奖惩档案和其他一些需要放入档案的材料（如党团组织的材料，取得国家承认的资质、成果材料，个人基本情况变化补充材料等）。

学生档案材料即有校外单位转来的，也有本校相关职能部门（如院所，招生就业处，教务处，研究生院和武装部等）提供的，统一由校档案馆接收、整理、归档保管和后期转递。学生档案的利用主要涉及个人、单位或部门（查阅），按校档案部门制定的规章制度办理。

1.2 特点

目前，高等学校的学生档案管理是依法实施，《中华人民共和国档案法》（已于2020年6月20日修订，并于2021年1月1日起实施）是其基本依据，《高等学校档案管理办法》为其提供指导，各高等学校结合自己的实际情况进行学生档案的管理，一般有以下特点：

1）管理制度比较完备，但需要与时俱进。传统模式下，高等学校普遍针对学生档案的管理制定了相应的规章制度，分别涉及档案库房管理、信息保密、管理人员岗位职责以及学生档案室查（借）阅及转递等方面，这些规章制度经过多年实践，已经证明对于一般情况合理有效，而对突发状况，则缺乏应对预案。

2）接触部门广，影响范围大。根据学生档案常规归档流程规定，校学生档案管理部门不但要从各学院/所接收学生档案材料，还要从一些学生口的职能部门接收材料。同时，为了确保学生档案的完整性，档案馆需要经常与各相关部门或单位沟通。所以，一旦档案馆发生突发情况，连带这些部门的相关工作难以开展，进而瘫痪学校的整体工作。

3）服务对象多元，服务内容多样。学生档案的查阅和利用是高等学校学生档案管理的重要内容，对学生个人的升学、入伍、入职及职务升迁均有重要影响。校档案馆作为学生档案的保管部门，服务对象不仅是学生个人，还有校内外的部门或单位，服务内容包括提供有效的档案证明材料和接待校内外单位的政审查阅。

2 新形势下高等学校学生档案管理的优化建议

2.1 提高公共卫生意识，完善档案管理制度

2020年10月2日，国家卫健委发布《中华人民共和国传染病防治法》修订征求意见稿，新增乙类传染病人感染两种，提出国家对传染病的防治实行预防为主的方针，要求“防治结合、分类管理、依靠科学、依靠群众”。

在新形势下，对于学生档案管理来讲，首先要做的就是提高公共卫生意识，邀请卫生部门对在岗人员进行公共卫生知识培训。同时，按照单位统一部署接种抗病毒疫苗，提高个体防护水平。其次，结合本部门的实际情况，和校卫生部门共同完善新形势下的学生档案管理条例和制度。

2.2 减少人员交叉，优化档案管理和交接

在学生档案管理的传统模式下，尤其是新生入学季和毕业生毕业季，院所或单位需要将学生档案或档案材料移交档案馆学生档案室，学生档案室的工作人员不得不应对海量的学生档案，接收、鉴别、整理，然后上架，此时档案馆办公场地人员密集，交档人员和接档人员高度交叉。

在新形势下，如果条件允许，可以将学生档案的接收、鉴别、整理及保管的工作交由院所来做，学校档案馆主要提供业务指导和监督，比如可根据需要对院所管理档案人员进行业务培训，随机对其业务进行抽查，待时机成熟，再将学生档案转移至档案馆库房上架。学生档案暂由院所托管，也便于接待校内外部门或单位政审查阅，减少人员交叉。

2.3 推进高等学校学生档案的信息化建设

由于高校学生档案的流动性强，档随人走。学生毕业后，个人档案将被派发到用人单位或当地人才市场，一般不形成在校长期档案，再加上自身条件限制，很多高校学生档案管理信息化建设缓慢[1]。

2020年伊始，一场突发状况引发数字化经济发展浪潮，数字化、网络化一直是高等学校学生档案管理信息化建设的目标。显然，开发建立学生档案信息管理系统[2-3]，是在下改进优化高等学校学生档案管理工作的重要举措。尽管该系统还不能舍弃传统纸质档案，但其可以通过数字化、网络化整合信息资源，优化传统学生档案管理，提高管理效率和服务水平，尤其在解决学生档案的远程服务问题上优势明显，同时也避免了由于人员流动接待带来的风险。

3 结语

高等学校的学生档案管理不仅涉及学生的切身利益，也一定程度上代表了一所高校的管理水平。尽管在传统模式下，高等学校的学生档案管理比较完善，也取得了一些成绩，但在面对突发情况带来的冲击时，需要采取有效的措施，优化学生档案管理，推动学生档案管理再上新水平。