办公室文书档案收集与归档工作规范化策略

王慧霞

（山西省汾阳市农机服务中心，山西 汾阳 032200）

事业单位文书档案收集与归档是事业单位文书档案管理工作的前提和基础，也是一项重要的管理环节。事业单位文书档案资料收集的完整性、归档的准确性等等，都是直接影响事业单位文书档案管理整体水平的重要因素。

1 文书档案收集与归档特点

1）收集与归档对象的多样性。随着办公系统在机关、企事业单位管理中的普遍性应用，传统以纸质文书为主逐渐被以电子文件为主，纸质文件为辅所取代，文书档案资料由传统单一的文字形式朝着多媒体形式转变，使得文书档案资料收集与归档所面对的对象呈现出多样化特点。在工作中既要收集纸质文档，也要做好“单轨制”下电子文书档案收集与归档。文书档案电子化的到来一方面提高了工作效率，另一方面也给档案工作者提出了更高的要求，要求从业者拥有更高的专业化水平和更强的责任心，切实做好文书档案收集与归档，实现应收尽收、应归尽归。

2）收集与归档要求的规范化。信息时代背景下，文书资料的制作、成文、发文等有着明确的规定和要求，《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》和《文书档案案卷格式》等文件都对文书档案收集与归档做出了明确而具体的规定和要求，也使得文书档案收集与归档更加规范化、标准化。

2 文书档案收集与归档工作的特殊性

办公室文书档案管理存在一定的特殊性，具体体现在以下几方面：一是办公室文书档案管理以资料收集和保存为主，办公室文书档案搜集内容非常广泛，不仅包含办公室内部召开各种会议文件材料，也包含人事档案、工作通报、大事件记录等等，因此在文书档案收集过程中必须面面俱到，对于办公室形成的一系列有价值的文件资料进行收集，对于一些重要档案还需要转化成为电子形式登记在册。二是文书档案载体多样。办公室文书档案载体，既包含传统形成的纸质档案和电子档案，也包含以录音、录像为载体的各类档案，而且档案的涵盖内容也非常广泛。三是文书档案与文书工作结合比较紧密，很多文书档案是在文书工作过程中形成的档案资料，这些档案资料与文书工作开展具有紧密联系，而且对文书工作也会产生明显影响。

3 文书档案收集与归档原则

1）专业性。文书档案收集与归档有其专业性要求，即，在文书档案的收集、分类、编码、装订、排序、著录、装盒，以及信息录入、检索编制等，都应严格遵循《档案法》、国家档案局8号令和10号令的具体要求。“收集”要确保内容及形式的完整性；“归档”应确保范围及程序的合规性；“分类”应保证相对稳定性。

2）完整性。文书档案的收集重在完整性，要做到应归尽归。在日常工作中，随着文件材料电子化的普及，很多单位和部门发布通知、收集材料都通过电子形式进行，如果工作人员对文书档案的归档范围理解不到位，在日常工作中不注意收集和整理，很多重要的往来文件不能按要求归档，将对以后的查找和使用造成被动。这就要求档案从业者在认真学习相关法规文件的基础上，重点做好各部门兼职档案员的业务培训工作，切实把好部门关。

4 提升文书档案收集与归档工作规范化的策略

1）强化规范化管理观念。一是办公室主要领导要强化档案规范化管理理念。这就需要办公室主要领导在不同场合、不同地点对办公室文书档案收集与归档工作规范化的重要性进行宣传和讲解，让办公室其他部门对文书档案管理工作规范化的重要性全面了解，进而支持办公室开展文书档案收集与归档工作。二是办公室档案管理工作人员要强化规范化管理理念，办公室文书档案收集与归档工作规范化，还需要具体的档案管理人员来落实和完成，只有办公室档案管理工作人员具备了规范化的管理理念，才能够在档案收集与归档工作开展过程中严格按照相关制度落实，才能够在工作中不断优化工作方式方法，提升办公室文书档案收集与归档工作规范化水平。

2）提升文书档案管理人员素质。办公室文书档案管理人员素质高低直接影响文书档案收集与归档工作的规范化，因此单位有必要加强对文书档案管理人员的教育和培训，进一步提升他们的能力和素质。在培训过程中，一定要明确培训重点，既要提升文书档案管理人员的专业素质，也要增强文书档案的计算机操作能力和保密意识，这样才能够确保办公室文书档案收集与归档工作规范有序。对于一些兼职的文书档案管理人员，应该加大培训次数和教育力度，同时要提升兼职文书档案管理人员培训教育的针对性，通过系统培训，让兼职的文书档案管理人员具备基本能力。

3）健全文书档案收集与归档制度。根据《文件材料归档范围和档案保管期限规定》《电子文件归档与电子档案管理规范》等规定，结合单位自身实际，进一步细化文书档案收集与归档各项规章制度，明确收集与归档范围、期限、标准、要求、方式，增强收集与归档工作的制度化水平。

4）使用符合时代发展要求的工作方式。现今社会正在不断进步和发展，事业单位的运营趋于多元化，工作人员的数量也在持续增加，文书档案管理工作变得愈加复杂，倘若事业单位依然使用从前的管理方式进行文书档案管理，无法取得良好的工作成效。文书档案传统的收集与归档依然存在于表面上，只是把文书与档案内容进行简单地整理，并没有明确的目标性管理，所以，才导致这项工作一直没有办法发挥其应有的作用与价值。同时，会有非常多且重要的信息内容在不严谨的整理过程中遗失，事业单位在未来发展中无法更好地对文书档案内容进行利用。也就是说，作为现代事业单位，一定要转变传统落后的文书档案管理工作方式，要使用符合当前时代发展的工作方式对相关内容进行有效收集与归档。要转变收集与归档 时的意识，将以前被动收集文书档案的方式转变为主动收集，化被动为主动。现实工作当中，不是需要什么样的资源内容才去收集什么样的资料内容，要针对那些具备潜在价值的文书档案内容进行收集与归档。并且，在实际工作当中，还要有意识地强化文书档案管理部门以及其他各个部门之间的联系，以强化文书档案资料内容的连续性以及完整性，只有将基础性工作做得更加全面而具体，才能规避档案资料搜集不全面和欠精准的现象。

5 结束语

总而言之，文书档案管理在现代事业单位的管理工作中是关键的环节，所以，为了促进事业单位在激烈的市场竞争中获得良好的发展，一定要强化文书档案内容的收集与归档，创建更为完善的档案管理工作制度，使档案收集与归档工作落实到位。要对工作方式进行合理有效的创新与改革，并且强化对事业单位文书档案管理工作者的教育与培训，让其具有更强的业务工作能力，有更认真、严谨的工作态度。在文书档案收集与归档工作中，要根据单位当前的工作现状，对工作中存在的问题进行认真解决。及时改进档案管理机制，创新档案管理工作方法。全面提高档案管理质量和效果，为单位的未来发展创造良好的条件。