谈不动产登记档案的整合与集约

李灏燕

（长白朝鲜族自治县自然资源局，吉林 白山 134400）

不动产档案是与人民群众零距离的重要民生档案之一。随着信息技术的不断进步、《不动产登记暂行条例》的实施和城乡一体化登记的推动，不动产档案数量急剧增长，档案信息化势在必行。实现对本辖区不动产档案信息智能化管理，需要更新档案管理和档案服务理念，加强技术手段的应用。

1 不动产登记档案工作的重要性

不动产登记档案包括房管部门移交的房屋登记档案、农业部门移交的承包地登记档案、林业部门移交的林权登记档案，以及不动产登记中心制作的不动产登记档案。根据相关规定，不动产登记需在不动产登记中心档案管理部门集中归档管理，任何单位或个人均不得拒绝归档或据为己有。

1）为物权登记提供依据。在不动产登记环节中，需要提供大量的申请材料，不动产登记机构才能据此顺利进行不动产登记。登记机构需要对相关的登记材料进行审核，登记的相关材料就是不动产登记档案材料的构成成分。窗口工作人员在不动产登记环节中，接收并审核所申报的材料，完成相应的登记建档工作。不动产登记机构要对登记档案实施监管，才能对不动产物权进行有效的管理和监督。在原有不动产登记之后，还需要对档案进行整合和集约化管理，从而推动不动产档案登记工作高质量开展。

2）潜在功能。不动产登记过程中需要采集权利人个人信息及相关经营行为等，形成了包括其身份证明、继承关系、抵押借贷等证明信息，既属于政府公权力行为，也涉及个人隐私信息。一旦在后期触及不动产权益时，不动产登记档案就会发生重要作用。如，不动产登记档案中涉及继承公证相关内容和条款，一旦后期发生了继承事由后，不动产登记档案中的相关条款就会发生法律效力，保障了继承人的权益。

2 档案整合与集约化管理是时代发展的必然

整合不动产登记档案，主要是整合不动产登记档案的内容，这其中就包括了三个方面的内容：一是整合档案管理部门。不动产登记档案部门主要是对不动产档案，其中就包括了土地、林地、房屋等。这就需要按照相应的标准进行，保存好登记档案，做好档案运用的服务。二是整合档案人员。工作人员对档案管理工作具有直接的影响，这就需要档案人员具有综合能力，加强对他们的培训，并督促他们学习各种新的计算机及网络知识，这样才能更高效地开展工作。三是集约化整合档案。集约化整合不动产档案，能够对不同的档案进行集中管理，从而实现档案管理的标准化和规范化，提升档案管理工作质量，还能为不动产登记工作的开展提供必要条件，从事该方面工作的人员需要深刻了解。

3 不动产档案整合与集约化管理存在的问题

1）人员素质问题。我国正在全面的开展不动产登记的办理，因此各级政府应该配合好县级以上的国土资源管理部门的工作，做好不动产登记资料的移交以及历史遗留权属纠纷问题，因此在新的业务系统中，业务种类增多，录入的内容增加，给不动产登记办理带来了负担，这对人员素质问题提出了更高的要求，需要这些人员具备很高的信息化处理水平。

2）平台的问题。没有得到进一步的完善和更新。由于土地登记和房屋登记需要高科技的信息化处理才能够完成，对空间的位置要求比较高，如果没有一个强大的信息管理系统作为支撑，特别是贫困地区的登记信息系统比较落后，会大大降低不动产信息的准确性和有效性，从而增加承担法律责任的风险。

3）登记效率问题。在不动产登记中，不仅要搞清楚不动产的归属问题，还要搞清楚不动产的准确性和安全性，要维护不动产产权人的合法权益，还要提高业务办理的质量和效率。而在现实办理的过程中，申请人与信息登记之间出现很多矛盾与纠纷，比如登记的信息不够准确、不动产申请人与登记办理人员缺乏细心的沟通、造成窗口办理的效率不够高、申请人来回往返的次数增多、窗口的受理速度慢、窗口受理的程序复杂等问题都是需要重点关注的问题。

4）档案室（馆）库房面积不足。不动产登记档案的数量比较大，而且涉及的档案内容也比较繁多，大量的档案都会在档案室（馆）中存储。目前档案室（馆）的库房面积有限，从而导致档案积压太多。在不动产整合与集约化管理后，不动产登记档案被集中管理，但是由于档案室（馆）面积不足，也会使这方面问题加深。在不动产登记档案室（馆）建设中，其建设的标准也是较高的。为此，在档案馆整合与集约化管理环节中，需要结合档案室（馆）建设问题深入研究，从而拓展档案馆的规模，扩大存储容量，有效解决不动产登记档案整合与集约化管理的相关问题。

4 提升不动产登记档案整合和集约化管理实效的对策

1）软硬结合，创新服务模式。当今社会已经进入高效的信息时代，互联网、远程办公、大数据、云计算与日常生活息息相关，成为人们生活中必不可少的一部分，不动产登记业务等级模式更是如此，在“互联网+”下的不动产登记实现了软硬结合，对窗口服务模式进行了创新，一方面提高了不动产登记中心的管理水平，另一方面也提高了为老百姓办事的效率。首先在不动产信息登记的过程中，开发出自助终端一体机的运用，该设备能够实现终端打证、自助终端查询等功能的智能化，使群众能够更加方便查询不动产信息及办理不动产证书领取等业务。该设备的普及和运用使信息能够更加快速传递和获取，还有效地降低人力，在很大程度上缓解了窗口工作人员的负担。除此之外，不动产信息登记中心还开发出网上申报和审理程序，网上一窗受理系统、微信预约等平台软件，利用网上一窗受理系统可以实现网上申报和审理，办事员可以一次性的办结。

2）对档案进行整合与综合管理。不动产登记档案整合与集约化管理，需要充分利用信息技术，结合大数据发挥其优势。在档案管理中需要进一步提升数据的真实性，准确性，就要对数据进行整合与分析。在档案整合与集约化管理中，应进行信息的全面管理，采取自动化管理的方式，提升档案数据的应用价值。应加强监督，统一建立管理标准，提升管理实效。在不动产登记档案管理机制实施环节中，应对相应的操作信息进行追踪，防止信息泄露，真正提升不动产登记档案管理的安全。

3）搭建共享平台，采用统一数据。要统一工作系统软件。要对相关业务部门的办公系统进行优化整合，开发研究统一的办公软件系统，做到能够真正集成不动产登记、交易、缴税、金融等相应业务项目和内容，多板块信息可以实现一个终端调用和修改，真正做到一网办、一网看。共享数据资源。针对每个部门单位数据库不同、数据信息载体差异的现状，需要采用统一集成的数据库系统，利用统一的算法和程序，纳入全部用户不动产信息，确保数据共享、信息完全。另外，还要对数据库定期更新和加密维护，数据库要定期备份、定期更新加密软件，确保系统数据的真实性、保密性、完全性。

5 结束语

我们只有加强不动产档案管理的实效，才能有效利用档案为社会服务，促进经济社会可持续发展。在推动不动产档案管理的过程中，应高度重视不动产档案作用，不断提高档案管理业务水平，不断改进管理系统，保证存储安全，推动不动产档案管理工作发展。