浅谈文书档案管理中存在的问题及对策探究

姜红霞 杨世忠

（1.滨州市市政工程管理服务中心，山东 滨州 256600；2.滨州市人民医院，山东 滨州 256600）

1 浅析文书档案管理的重要性

文书档案的管理工作之所以非常重要，主要是因为文书档案与事业单位各部门的生产活动密切相关。只有对文书档案进行有效的管理，才能为国家提供良好的历史文献资料，为有关部门的制度建设提供指导和监督。同时，有效提高机关部门工作效率，将大众文化的作用充分发挥出来。因此，一定要提高档案管理机关和部门的工作效率，减少管理工作中存在的问题。对于文书档案的基本管理工作，主要是对单位办公文件进行有效的管理和使用，在日常的大量文件中，获得有效的信息数据，提高对于日常文件管理的安全性和高效性。日常文书档案管理工作主要包括：1）文书档案收集，是对于整个文件档案管理工作的重要基础，也是对事业单位文件和资料进行集中统一处理的基本条件。随着我国科学技术水平的不断提高，对于文书档案的记录方式也有了很大的革新，传统人工笔记管理方式已经被替代。利用计算机技术将相关的文书档案进行更加完整的收集，并通过语音和图像等更加新颖的方式来体现文件的数据管理的完整性。2）文书档案的组织工作。在具体的工作过程中，相关工作人员要遵循一定的规律和规则，将分散在不同部门的文件和档案进行系统的收集，并且完成对于文件状态的转换，利用电脑中的部分文字软件来进行文件进一步组织工作。3）文书档案标识保存。机关事业单位中一般存在着大量的档案文件，所以管理人员要对文件进行标识，并对文档的保存期限进行限定，及时地更新最新政策规定制度，运用网络技术将重要的文件进行电子方式的传输，最大程度保证文书档案保存的完整性和有效性。

2 文书档案管理工作中存在的问题

2.1 文书档案管理重要性认识不足

机关事业单位对文书档案工作的重要性认识不足，忽视文书档案管理工作的科学性和现实意义，存在认识不认真和不充分的问题。在文书档案实际的管理工作中，部分工作人员认为档案管理工作仅仅是文件的简单收集和保存。导致单位文书档案管理效率低，利用率低，最终失去了实际价值。受多种综合因素的影响，档案管理部门成为单位最容易忽视的部门，自此，档案管理就难以得到领导层的认可和重视，并最终进入恶性循环。

2.2 文书与档案管理衔接不当

在我国文书档案管理的实际工作中，文书管理与档案管理是相辅相成，相互独立的存在。两者之间关系密切，存在一定的差异又相互互补。文书管理是档案工作的前提和基础。文书工作只有准确完成，档案管理工作才能有序开展，如果没有协调统一的发展，衔接工作不好，就会存在脱节的问题。这就导致文件归档计划记录缺乏连通性，从而降低了文件管理工作效率。因此，单位工作人员要正确对待文书和档案管理的理解，尤为注重二者的衔接过程。

2.3 文书档案检索系统不完善

虽然现代技术正在逐步和文件检索系统进行结合，但大多数单位普遍采用传统的文件检索方法。这种方法耗费大量的人力和物力，导致了文件的丢失，并且方便性也很差，这些问题都导致了工作效率的降低。另外，在人工编制检索目录时，往往存在着不同的认知偏差，如果没有统一的编纂标准，就会导致现代信息检索系统利用率低，从而影响检索系统的完善。

3 加强文书档案管理的具体对策

3.1 提高文书档案管理的统一认识

机关单位内部组织应该定期学习相关知识，宣传机关文件管理的重要性，加强领导层和管理层对本业务的正确认识，并且学习相关部门的成功经验，加强法律法规的多元化宣传，从上到下促进各部门员工积极参与，形成对文书档案管理的统一认识。其次，开展意见收集活动，加强文件保管工作的重视，适当增加必要经费，以全面支持档案管理水平的发展。在具体的工作过程中，确保电子文档安全提高是重点。电子文档管理要重视原始信息和数据的保护，保证电子文档的原始数据的真实性。电子文档文件管理部门要做好密码认证，及时发现变更或替换的数据，确保电子文档文件的安全完整性。技术人员建立相关安全制度，防止无关人员的任意操作。团队的综合素质想要实现档案的信息化管理，就要让相关的档案管理人员从过去的杂业型转变为专业型。档案信息化管理的安全、有序高效，离不开高素质管理人员的支持。目前很多档案管理部门或档案馆在信息化建设中，遇到的最大障碍就是缺少既懂软件开发又精通档案管理相关知识的人才。基于此相关部门或机构就要尽一切努力来为档案理人员提供培训学习的机会，并建立竞争机制，让每一位管理人员都能在克服惰性的基础上，充分发挥他们的主观能动性；另外建立激励机制，并实现人员的优化配置，从而在保证工作效率的同时，提高员工的工作责任感以及积极性。

3.2 建立合理的文书档案管理体系

在对文书和档案管理过程中，相关管理者必须建立完善的管理体系，树立正确的管理理念，提高管理效率和质量，文件管理部门应当建立法律法规的红加强文件管理，确保文件管理符合相关法律法规的要求，认真履行职责，按时完成工作，及时做好各项交接登记工作，采取有效措施解决工作中存在的问题，有效提高文件管理的效率。另一方面，要注意文件档案管理的机密性，杜绝发生涉嫌保密问题。保证文书档案管理的规范性，建立文档管理评价体系，提高文件管理质量，树立以人为本的理念。文件管理部门以人为本的理念，根据以人为本的原则，提高文件管理的效率和质量，逐步规范文件管理者的服务模式，提高文件管理服务的质量，实现预定的工作目标。

3.3 重视电子文档管理

文档管理者应重视电子文档管理，逐步优化电子文档管理方法，以达到预期的管理目标。积极应用电子文件的科学技术，即借助专业的光笔，计算机将逐步按笔迹进行签名验证，建立电子文件系统，利用信息技术建立电子文件系统，可以同时进行大量的操作，节省工作时间，提高工作效率。其次，工作人员注重电子文件的审核和加密系统，按规定合理操作，随时备份数据，减少不必要的问题。

4 结束语

随着中国信息技术的不断发展，要不断提高文书档案管理的高效性和安全性，将信息技术运用到文书档案的管理过程中，有效提高我国文书档案的管理效率。档案信息化是我国企事业单位档案管理发展的一个新阶段，有关部门或机构要转变传统文书档案的管理观念，加强专业技术教育，不断学习和探索在进行的过程中，要致力于文书档案管理的信息化建设。加强理论与实践相结合，提高文书档案管理质量，以正确的意识优化和创新相应的问题，从而进行科学、有效、合理的管理，提高文书档案管理的质量和效率。