浅析高校档案馆建设

杜蔚明

（武汉工程大学，湖北 武汉 430205）

2021是十四五规划谋篇布局之年，高校档案馆的下一步建设如何进行，应该进行充分论证和考虑。笔者认为，高校的档案馆建设应该包含两块内容，以服务为中心的档案馆建设和以用户为中心的数字档案馆建设，以下将对这两个方面进行分析。

1 高校档案馆的主要问题

1）高校领导者重视不足。从高校情况来看，教学和科研是两大主线，其他部门的发展和工作主要围绕这两点，而档案馆作为高校建设的记录者，很难发挥主要作用。因此，高校领导者对档案工作通常重视程度不足，也导致到档案工作开展的方方面面。

2）资金投入不足。由于领导者对档案馆的关注度低，也导致档案馆在经费的投入上通常也以维持为主。缺乏充足经费投入，场馆建设、档案信息化建设、创新发展等方面都相对滞后。一些场馆设施都存在超期使用或者带病使用的情况。扫描仪、复印件、打印机、计算机、数码相机、磁带防磁柜、密集架、空调、除湿机等也往往存在老旧、故障率高甚至存在缺少相关设备的情况。

3）人员结构欠合理。高校档案馆的人员结构欠合理，高校档案馆的人员存在年龄结构偏大，对信息化接受意向也存在不同程度的排斥和抵触情绪，工作热情也不高。即使有新进的年轻工作人员，但是由于工作经验少的关系，仅有创新而缺乏档案的实践经验。

4）形象建设待改善。通常，档案馆给办事人员的形象可以描述为：（1）机密重地——神秘；（2）不了解、不关心——陌生；（3）资料单一、利用不便——馆藏结构单一；（4）查档手续繁琐、严格——拒人千里之外；（5）档案工作人员素质低——服务质量差。档案的利用是档案的价值体现，也是档案工作的根本目的，档案馆的形象建设不到位，最终也影响到档案工作的质量。也有工作人员抱怨工作很辛苦，但是仍然在校内得差评，这些都与档案馆的形象有直接的关系。

5）业务功能有欠缺。据研究发现，很多高校均未开展口述史档案收集整理，或开展力度不够，这方面档案较少。在有地区特点的和有民族类的高校档案馆，尤其应该将其纳入档案收集范围。

6）场馆建设布局僵化。从多所高校了解的情况来看，档案馆的布局偏向以机关办公楼的格局为主。而在强调服务意识、服务质量的现代社会，这样的布局也影响了档案馆的服务形象问题。

2 高校数字档案馆的主要问题

1）资金投入不足。数字档案馆建设离不开信息化的支持，信息化完成的效果又与资金投入密切相关。而高校档案馆在这方面往往缺乏足够并且持续的资金投入，一些高校往往在做了首期工程之后便由于后续投入跟不上而偃旗息鼓。甚至在服务器、存储设备等方面都存在超期、超负荷运行，在这方面，需要高校对档案工作有较长远的规划，并且有长期的投入方能见成效。

2）缺少信息化专业人员。除了资金以外，档案馆的人员结构不合理，造成缺少信息化专业人员，对档案信息项目的开展与实施缺乏专业性的意见，对档案信息系统的安全性等要求也缺乏重视和了解，对档案信息系统的拓展功能缺乏长远性的规划，对档案信息系统的对接缺乏认识，这些问题都影响到档案信息系统在部署后的运行的效率和效果。

3）技术应用尚不深入。虽然“三网一库”的基础设施建设已基本在我国副省级市以上的档案馆完成，但大多数数字档案馆的电子文件、网络资源一体化管理均未实现；同时，大部分已部署的网络架构是以传统档案信息化实践要求为基础的，未运用一些新技术，如云计算、物联网等，在面对大数据时代的强大数据压力时，往往难以应对。

4）档案数字化待提高。档案信息系统只是一个骨架，缺乏内容的档案信息系统是没有血肉的，以我校情况为例，档案的数字化加工起步较晚，基础还比较薄弱，内容不够充实也直接影响到信息系统的服务质量，最终回到人工查询的落后方式。

3 建设以服务为中心的档案馆

1）合理规划档案馆布局。有条件的高校可以探索以服务为中心的档案馆布局，参考政务服务大厅的模式，为查档人员提供相对宽松和舒适的查档环境。此外，加强档案利用的宣传，营造科学管档、方便用档的良好氛围，提高档案馆的服务属性，淡化档案馆的行政办公属性。

2）拓展档案利用为学校服务。加强档案的编研工作，加大对档案大数据的分析工作，让高校领导者从历史中找答案，从档案中找方法，为学校发展提供决策依据。高校的沿革、发展的好坏、历史的教训均能在档案记录中找到，以史为鉴是档案价值最大的体现，不仅要学习兄弟院校的先进经验，也要按照自己的办学特点，找到适合自己高校发展的方向和路线。

4 建设以用户为中心的数字档案馆

档案工作管理者对数字档案馆不应该仅仅停留在一个网站的认识上，信息技术的发展为数字档案馆提供了不同渠道、不同展示方式、不同应用对象的选择。建设以用户为中心的数字档案馆应该包括以下几个方面：

1）高校档案馆网站。档案馆网站既是档案馆宣传的窗口，也是档案馆履行职能的重要方式之一。高校档案馆网站要充分体现“为民服务”的宗旨，一方面满足功能性需求，另一方面还要满足个性化需求。档案馆网站可通过学校的统一身份认证平台，对访问的教职工、校友等进行身份识别和认证，再通过计算机技术记录下个人经常使用的功能模块、档案类别等方面进行个性化的排序和推送，实现以用户为中心的档案服务体系。

2）基于HTML5技术的高校档案馆微信（高校APP、支付宝等）。现在，移动端技术已经越来越成熟，基于微信、支付宝的服务已经成为年轻人的首选，同时许多高校都开发有自己高度集成的移动APP。档案信息系统的对外服务一定要充分考虑这方面需求，使用基于HTML5技术开发相应的服务网站（页）可以省去系统在移动端的适配和单独开发的问题。同时，使用微信公众号和支付宝生活号进行档案馆宣传也是较为经济便捷的方案。

3）社交媒体（微博、论坛等）。社交媒体作为现在宣传工作的新阵地，发挥出越来越重要的作用。档案工作通常都是幕后进行，善于使用社交媒体不仅可以加强对高校档案馆的宣传，还能帮助用户对知档用档提供了解的途径。

4）网上校史馆。目前，许多高校都开发了网上校史馆。校史馆与档案工作联系紧密，没有档案工作的基础，校史馆建设也无从谈起。因此，数字档案馆建设应当将反映学校沿革历史、发展历程的网上校史馆纳入其中，统筹考虑。按照功能的不同，网上校史馆可以作为档案编研的重要成果进行充分展示。

5）一站式服务。智慧校园当中一站式服务最为体现“以人为本”理念，很多学校都建立了师生政务大厅、一站式服务中心等等。但是由于档案制度的特殊性，档案馆参与实体方式的一站式服务大厅是有困难的。而网上一站式服务大厅为档案一站式服务提供了可能。在这方面需要与牵头部门在数据标准、服务流程等方面进行充分沟通，让档案服务走入一站式服务当中，让档案查询者享受一站式服务的便利。

5 总结

总之，随着社会进步和科技发展，对档案馆建设，尤其是数字档案馆建设呈现出越来越多元化的发展，但是无论如何发展，档案的核心在利用，利用面向的是人。因此，建设以体现服务和用户为中心的档案馆才是为党管档，为社会主义现代化服务的初心。