新形势下事业单位档案管理工作的创新与发展

江响世

（青岛市即墨区人力资源和社会保障局，山东 青岛 266200）

1 新形势下事业单位档案管理工作的现实意义

1.1 有利于传承单位文化，发挥档案资源的价值

档案资源中详细记载了单位改革过程、发展进程、各项工作成果等重要内容，是单位重要的信息资源。推动档案管理工作创新与发展，努力实现档案管理队伍素质、依法治档水平、档案服务能力、档案业务建设全面提升，能够保管好、利用好档案资源，为后期的档案编研工作提供强有力支撑，传承单位文化。除此之外，档案资源作为一种信息凭证，在上级单位检查以及本单位审计、财务、决策咨询中具有重要的价值[1]。推动档案管理工作创新与发展，完善档案管理机制，逐步建立精细化、网络化、规范化的档案管理体系，能够减少档案丢失、损坏现象，全面发挥档案价值。

1.2 有利于节约档案管理成本，避免档案管理工作边缘化

现阶段，部分事业单位管理者对档案管理人员的重视程度不高。之所以存在这种现象，既有管理者自身思想观念的原因，也有档案管理部门管理实效不强等原因[2]。为此，必须要推动档案管理工作创新与发展，形成现代化、精细化、科学化的档案管理新格局，节约档案管理成本。除此之外，为了更好地让事业单位管理人员充分重视档案管理工作，就必须要彰显档案管理成效。推动档案管理工作创新与发展，将“死档案”变为“活资料”“知识库”“思想库”，为管理人员决策提供相应的支持，可以避免档案管理工作边缘化。

2 新形势下事业单位档案管理工作的创新与发展

2.1 建立健全档案管理制度，夯实档案管理基础

作为一项全局性、系统性、复杂性的工作，档案管理各项工作内容并非割裂关系，而是具有紧密地联系。为此，事业单位必须要建立健全档案管理制度，打通档案管理各个环节。一是要强化事前质量控制，从制度层面明确档案资料收集工作的内容和要求。事业单位要明确档案资料收集的范围、归档部门，及时对相应的资料进行收集、整理。同时，要明确档案形成部门的移交责任，确保形成部门的工作人员能够及时将相应的档案资料移交至档案管理部门，真正实现资料齐全、应归尽归的管理目标，减少遗漏、丢失现象。二是要从制度层面明确档案日常管理的内容[3]。一方面，要明确“档案台账”机制，要求档案管理人员建立相应的管理台账，并编制档案管理目录，便于后期集中检索与查询。另一方面，要明确不同种类档案的保管期限、保管要求，及时清退、销毁已经失效的档案资源，避免档案资源长时间堆积。三是要加强档案库房管理制度建设，明确档案查询、检索、复制、查阅、转出等内容，并将相关制度公布上墙，提升档案管理工作的透明度。

2.2 加快档案信息化建设，实现技术赋能目标

为有效节约档案管理成本，事业单位要围绕信息技术这一重点，实现技术与档案管理的融合。一是要按照档案行业规范《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T62-2017）或者其他规范性文件的要求对现有的纸质档案、录音录像档案进行信息化处理，确保信息化工作的规范性。二是要深化对大数据技术、云存储技术的应用。一方面，要依托于大数据技术，建立档案资源深度检索模型，实现对档案资料的数字化检索、深度字节检索。另一方面，要依托云储存技术进行自动存储与备份，有效保障档案资源的完整性，实现长久保存的目标。

2.3 建立档案数据库，实现信息化向数字化转型

一是要按照档案的类别，明确档案数据库的种类，确保数据库建设具有整体性。通常而言，可以将档案资源划分为人事、财务审计、文书等类别。二是要明确档案数字著录的相关规则，确定档案资源的交换格式、档案属性、档案目录基本结构、档案录入明细等内容。三是要标引、著录的信息录入到数据库中，实现数据长时间保存。同时，对于后期形成的电子文件资料，则可以直接录入到对应的数据库档案中。四是要依托档案数据库开展档案编研工作，切实将数据库打造成“知识库”和“智库”，实现开发利用工作的转型升级。

3 结束语

随着档案事业不断发展以及档案管理理论不断创新，档案管理工作改革进程继续加快。在这种背景下，事业单位只有将档案管理作为长期性、全局性、基础性的工作来抓，才能真正确保档案资源齐全、规范、完整、安全、有效、真实。具体而言，一是要建立健全档案管理制度，夯实档案管理基础；二是要加快档案信息化建设，实现技术赋能目标；三是要建立档案数据库，实现信息化向数字化转型。除此之外，档案管理人员自身也要加强学习，以锐意进取、创新发展、责任高效的态度对待档案管理工作。