浅谈行政单位会计档案工作的完善措施

余荣军

（中共浦城县委浦城县人民政府接待办公室，福建 南平 353400）

1 引言

我国正处于经济结构转型升级的关键节点，各行各业的改革不断推进，政府职能在不断转变发展、财政体制改革在不断深化，在此基础上，政府财务会计的规模和内容也发生了很多变化。2019年1月我国开始实施新的政府会计制度，这些对于完善政府职能、满足社会发展需求具有重要影响。在此改革过程中，行政单位会计档案的重要性也在慢慢地凸显，成为政府会计改革中不可或缺的一环。

2 行政单位会计档案的重要性

1）会计档案是单位管理的需要。会计档案是行政单位管理工作十分重要的环节。在行政单位中，由于实施了政府综合财务报告制度之后，有效、准确的会计档案能够完整地留存记录单位在各个时期内发生的经济活动及有关收入支出。而这种会计档案在政府部门制定各方面支出决策时具有重要参考作用，涉及财政经费的收入支出的会计凭证记录、整理和存档，经过进一步的整理规划，根据以往经验并结合当下的实际情况，可用于帮助制定单位预算收支计划。而且国家将各级政府、部门的会计档案信息汇总，可以对各地方政府、各部门运行有一个统筹了解，也有助于未来我国经济社会建设决策的制定[1]。

2）会计档案是财务管理的需要。会计档案是行政单位财务工作的信息汇总成果，关乎行政单位和政府的运行效率与管理效果。由于会计工作本身的性质特点，主要用于核算资金流通，并能在一定程度上保证收支平衡。在日常的调查研究中，经常碰到要用多项指标评价一个实际问题，并且这些指标之间又存在着一定的相关性，如果不加选择地全部采用，势必增加问题的复杂性和解决难度。因此做好会计档案及其管理工作，有利于形成完整的财务管理体系。此外，由于行政单位会计档案的类型和数量较大，加强会计档案的管理也是必要的，有助于提高财务管理的效率[2]。

3）会计档案是保护单位效益的需要。在新形势下，会计档案不仅是重要会计信息的保管，而且关系到行政单位的经济和社会效益。从经济效益角度来看，严格管理会计档案可以保护国家和集体利益不受侵犯。通过加强会计档案的管理，可以完整记录各种经济活动，及时发现存在的问题，避免出现贪污腐败等违法乱纪行为。从社会效益角度来看，会计档案可以反映各种生产经营活动，对行政单位持续稳定发展起着重要作用，有效管理会计档案可以帮助总结历史经验，提高应对各种突发事件的能力，制定合理的未来发展规划，从而保障社会发展。

3 行政单位会计档案的薄弱环节

1）会计档案工作人员不够重视。会计档案工作人员不够重视可从两个方面看出：一是不重视会计档案工作。在实际工作中忽略会计档案的分类、管理和保管，在这种情况下，如果管理层需要时无法及时找到相关资料，就会降低工作效率、影响工作任务。二是不重视会计凭证工作。完整的会计凭证还包括相关文件、函、通知单和签名等，由于工作人员的忽视和缺乏专业的档案知识，无法有效地执行会计档案管理任务[3]。

2）会计档案工作不够规范标准。行政单位档案工作长期边缘化的尴尬状态，导致该岗位常常是兼职或者临时聘用的工作人员，往往缺乏专业的会计档案知识和技能，所以会计档案工作人员在管理档案时，忽视档案管理中立卷、归档等工作的规范性，没有依照相关的规范与标准进行，使得归档与格式无法统一，最终出现分类不准确、标题不恰当等情况。

3）会计档案收集不够全面完整。政府会计改革后，会计环境发生了较大变化，“双功能”“双基础”“双报告”的会计体系极大丰富了政府会计信息，与此同时会计档案内容增多、工作量和工作难度也随之增大，会计档案的收集应确保内容的包容性，所有部门必须提交相关资料。例如，某些工作任务涉及出国出境，相关资料不易收集造成缺失，从而导致会计档案不完整。

4 行政单位会计档案的完善建议

1）实行会计档案电子化。随着计算机和通信技术在会计工作中的广泛应用，会计档案逐渐进入电子化时代。会计档案包括财务报告、会计凭证、会计帐簿等多种类型。纸质会计档案的管理和保存要求比较复杂和严格，不同类型的纸质档案在保存时对温湿度的要求不同，这将增加会计档案的管理难度，也更容易造成档案的损坏和丢失。深化推进行政单位会计档案电子化不仅顺应了时代潮流，而且降低了会计档案的管理难度，使会计档案的存储和利用更加简便[4]。

2）完善会计档案管理制度。行政单位会计档案管理制度不健全、传统的人工管理方式在社会发展的新形势下已不适用，这些情况的存在可能导致会计档案整合标准不一致、归档不及时、信息资料外泄、丢失、损毁等问题。应当根据政府会计改革的相关内容和规定不断补充和完善行政单位会计档案管理制度，为行政单位会计档案工作提供相关业务操作依据；并根据会计档案管理具体措施的规定，严格有序地开展档案工作，从而减少出现上述问题的可能性，进一步提高会计档案的工作效率。同时，这也是对会计档案工作规范化、标准化的要求[5]。

3）健全会计档案工作人员培训机制。会计电算化的普及和会计档案电子化对相关人员工作能力提出了更高的要求，行政单位会计档案工作人员应具备一定的计算机软硬件使用和维护技能。如果没有这些专业技能或者自身的道德素质有问题，单位的管理效率就会大大降低，其经济和社会效益也会存在风险。因此，在会计档案改革过程中，行政单位应提高工作人员的专业技能和道德素质培训，重视并逐步健全计算机技术知识、会计电算化知识、会计档案管理知识、职业道德素质等多方面的综合培训机制[6]。

5 结束语

在政府会计改革的新形势中，行政单位会计档案对行政单位和政府的经济社会发展有着重要影响。完善会计档案工作不仅是行政单位管理的需要，也是财务管理和保护经济效益、社会效益的需要。相关行政单位应当采取措施，进一步规范和完善会计档案工作，充分发挥会计档案在行政单位深化改革中的积极作用。