事业单位档案管理存在的问题及对策

董齐鲁

（聊城市中心医院，山东 聊城 252000）

档案管理工作对于医院正常运行是非常重要的，它关系到医院与员工的核心利益。运用现代化管理方法有助于提高事业单位档案管理的整体效率；同时，管理人员应该要加强自身学习，不断吸收先进的档案管理经验，有助于解决当下事业单位档案管理存在的几大问题。

1 事业单位档案管理存在的主要问题

1）档案管理制度不完善。现实中，多数事业单位经过长时间的沉淀，并没有形成较好的档案管理制度。作为一家医院的核心部分，档案管理一直是医院与员工之间的桥梁。医院通过档案了解到员工个人的基本信息，然后有针对性地对员工实施人性化的管理；另外，如果档案管理行为上存在漏洞，将会影响到其他部门的工作，使得其他程度无法顺利开展；档案管理制度的不完善还会引起医院内部矛盾，信息交流存在不准确性。因此，医院务必要落实好各项档案管理措施。

2）档案管理人员认知水平差。档案管理的整体水平受到档案管理人员认知度的影响。一般来说，专业的档案管理人员在工作期间，善于利用自己的专业知识处理好工作期间遇到的各种问题。相反，一个并没有经过专业培训的档案管理人员由于本身知识认知程度不够，导致工作管理上容易犯错，并且还会影响到其他部门的正常运行。

3）人才稀缺。目前，档案管理人员是非常稀缺的。优秀的档案管理能力虽然很强，但是真正能够长久工作的，却寥寥无几。一家医院的发展过程中，一定会遇到许多问题。比如员工离职，人员调动以及其他。这些问题都会涉及档案管理。由于人才的缺乏，很多医院在档案管理工作岗位上难免会存在停滞的现象。所以，积极的寻找优秀的档案管理人才，成为医院必须要解决的问题之一。作为优秀的医院，必须要着眼于未来，利用公司现有的有效资源，努力开发优秀的人才，为管理岗位做好充足准备。

2 事业单位档案管理的主要对策

1）加强管理知识培训。档案管理人员最重要的是有足够专业的管理知识，能够清楚认识到其岗位的重要性。因此加强档案管理人员知识培训是必要的。医院应该要从不同的方面抓起，努力为他们创造良好的学习环境，且要利用优秀的资源为人员提供知识来源保障。其次，管理人员自身要加大学习力度，利用多余的时间去掌握更全面，更丰富的管理知识，提升个人管理能力；在工作岗位上，尽量与同事交流学习，完善自己不足之处；另外，可以以个人的名义或团队的名义报名参加知识培训班，充实自己的实力，对于这份档案管理工作是十分有帮助的。学习的过程中，要做到认真听讲，积极发言，消化知识和掌握专业技能。

2）加大建设力度。档案管理对于医院的人力资源管理是紧密联系的。因此，不完善的档案管理制度容易导致人力资源管理出现问题，引起员工与医院之间的不和谐。因此，加大建设力度，完善档案管理制度是需认真对待，不能马虎。随着信息技术的不断发展，档案管理建设应该要融入信息化手段，借助于计算机技术，有效地提升管理水平。此外，还要与各部门之间建立好网络互联关系，做到及时反馈，及时纠正，及时更新等等工作内容。实施人事档案管理现代化，是目前医院必然的一个过程。信息技术广泛应用在医院的日常工作中，没有信息化技术手段的帮助，档案管理显得十分笨拙。

3）加强管理水平。档案管理工作是否让人满意，要看工作者的管理水平。对于医院或部门来说，档案管理发挥着举足轻重的作用。因此，对于管理者的管理水平要求很高，首先它必须是需要有足够强的专业技能。因为档案管理是一项非常复杂的工作，必须要时刻保持清晰的头脑，而且在处理事务上要做到眼疾手快，且出错率小。掌握专业的技能外，更加要求人员有足够强的自律能力。档案管理的工作需要与其他部门进行沟通联系，甚至有时要与老板商量，所以在进行管理的过程中，务必要有一颗自律的心态，对自己的工作全面负责。此外，一个人的素养也是影响档案管理工作效率的原因；多数医院的档案管理人员并没有较高的素养，他们认为档案管理是一项不起眼的工作，不受人尊敬。因而出现了工作态度散漫，不负责，随心所欲等现象。医院人事管理人员一定要加强档案管理工作人员的素质。

4）加大安全。安全设施对于档案管理工作是非常重要的，尤其是医院档案管理库房的环境，不能有任何的安全问题隐患，一旦发现，医院领导干部要起带头作用，处理好相关的事宜。此外，要严格的批评管理人员，对于他们的工作懈怠要做出具体的惩罚；此外，医院自身要加大安全防范意识，积极地投入资金和设备，扩大安全范围和保障度。管理者在任职期间，必须要每天定期排查安全隐患工作，努力做好各项措施，积极与门卫合作。同时，库房的环境一定要干燥，不能潮湿，要做到经常清洗，消毒。对于一些陈旧的档案，要及时做好修护工作，保证数据和信息的完整性。完整的信息保存便于日后恰部门的工作，大大提高了工作效率，方便他人的同时，也保障了医院自身的利益。

还有，医院要加大安全监控，对于医院档案管理库房周围的环境要足够熟悉，安装多个监控设备，定时监察人员的走向。必要时要与监管部门合作，做好监控调取，取证的工作。在一家医院人事管理中，档案管理是起着决定性的作用，它管理者几乎所有员工的基础信息，没有它的存在，很多相关的工作就无法顺利展开。所以完全有必要对其安全性做一次有力的保护。最好是配置经验丰富的看守人员，轮班进行监督，是起到最好防范档案丢失或因意外事故引起的档案损失等等。今天，是一个信息化社会，任何人在出门办事，都必须要用到自己的档案信息，更何况是一家医院，档案管理工作从实际的角度出发，考虑到人事部门的各项工作利益，积极且完整的保存档案是管理者的义务。

3 结束语

档案管理工作室一项非常复杂的工作，需要管理者有足够的管理经验，其次还要有较强的合作意识。档案管理工作期间，必须要保持高度的警惕，同时要对每一种类的档案，清楚地掌握它的各个信息，因此它是个有挑战性的工作。如果自身素质不提高的话，很难胜任。这时，医院要加大技术，财力方面的投入，创造优越的管理环境。