数字化背景下图书馆档案管理的措施

陆丽英

（杭州图书馆，浙江 杭州 310018）

1 图书馆档案信息化管理原则

1.1 电子文件原则

在图书馆档案数字化管理时，档案管理人员认知档案数字化管理对图书馆的重要性，要严格遵守国家政府相关规范。电子文件是整个档案信息化管理的重要组成部分，其中包括存储载体、存储格式等内容，会因为电子文件运行方式不同，存储方式不同而方式较大改变。在数字化背景下，无法直接要求电子档案的运行方式一成不变，需要针对实际情况实施个性化控制，过程的数据和背景的数据是电子档案的重要组成部分，是电子档案不可缺少的程序，无论电子档案根据哪种规范，都需要根据过程的数据和背景的数据进行记录和审核，确保电子档案的准确性和真实性[3]。

1.2 文档一体标准原则

文档一体化标准原则是整个图书馆档案管理数据化的重要原则，档案管理人员要将文档的收集、传输、存储结合为一体，从而提高同步管理的标准 限度。档案馆要加强对数据档案的介绍，在根据数据种类的不同进行分类处理，并严格准时档案规范标准，严格执行文档一体化的标准原则，让档案信息化管理工作具备科学性、严谨性、准确性。传统的档案经过信息化处理转化为数据档案，在采用相关的管理措施的，避免出现档案丢失、档案混乱等现象的产生。

1.3 可开性原则

在我国2019年新档案法当中，对档案资源管理有明确规定，必须确保档案信息来源的真实性，档案信息化管理授权过程，主要是通过纸张文件逐渐向电子文档转化的过程，为了保证档案安全性，必须要严格遵循可开发性原则实施。根据有关档案方面的专家研究，在我国未来会有很长一段时间，都保持纸张档案和电子档案公共存在现象，这是合理过渡期，按照我国档案法规定，电子档案和纸张档案必须同时存在。

2 大数据背景下图书馆档案管理现状

2.1 缺乏大数据应用意识，设备陈旧

现代很多图书馆档案管理人员大数据管理意识严重不足，对大数据在图书馆管理当中应用重视程度不足。传统的档案管理过程中，部分图书馆对于档案管理的重视程度较小，觉得档案管理工作只是简单的记录，完全没有意识到档案管理工作对于图书馆发展的重要性，很多图书馆依旧在使用手工电脑录入和机械的查找方式，耗费大量的人力、物力、财力，在某种角度上来看限制了档案管理人员的管理效率和创新思维。如图书馆由于资金的限制，在购买图书资源档案时，没有按照相关规定购买，认为档案管理工作采用传统的手工模式就能进行操作，购买先进的信息化档案管理设备没有任何意义，导致数字化档案管理工作作用流于表面，无法发挥其真正作用。并且在传统档案管理模式下，很多应用程序和电脑都已经处于老化状态，需要根据大数据时代的实际情况，对电脑设备和技术进行全面更新。但由于图书馆资金投入较少，导致很多老旧设备无法更新，极大影响了图书馆管理水平提高，降低图书馆管理效率。

2.2 资源信息利用率不足

实践应用作为档案信息资源管理的最终目的。图书管理想要提高档案管理的效率，信息资源查找工作必须具有较强的可靠性和准确性。但从我国目前图书馆档案管理情况来看，还存在资源信息利用率不高的现象，部分管理人员对档案管理的收集和管理重视程度不足，档案资源利用率较低。由于档案管理工作主要是以服务实践为中心，有效保存具有较高价值的档案信息资源，但传统档案管理工程的资源效率不高，无法充分利用档案信息资源，在查找方面需要耗费大量时间，档案资源闲置问题非常严重。传统图书馆管理内容非常复杂，缺乏系统化处理和数据化管理，不利于档案资源价值体现。其次缺乏档案信息资源共享途径，很难做到档案数据和资源共享，档案信息采集工作比较落后，未拥有健全的流程，缺乏有效管理技术的融合，最终导致图书馆档案管理效率较低。

2.3 档案管理人员缺乏专业素质

图书馆档案管理工作需要具备较强专业素质，图书馆档案管理人员要熟练掌握图书档案的归档和存档工作，从而对图书管理资料和信息做到全面保护。随着档案管理制度的逐渐普及，数字化档案管理逐渐在图书馆行业普及运用，但随着图书管理档案人员调整，让原有的档案管理人员受到严重影响，档案管理人员数量不足，从而影响图书馆档案工作的顺利进行[1]。尤其是在我国进入数字化时代，随着图书馆档案档管理工作不断深入，档案管理工作人员专业素质严重缺乏，严重阻碍了档案管理工作的开展，往往在档案工作中，有些档案工作人员往往都是兼职。由于图书馆档案管理工作量被大幅度增加，大部分档案管理人员无法对档案管理工作做到有效管理，并且大部分档案管理人员并不是专业人员，而是从其他工作岗位转型而来，专业素质一般较低，只有在档案管理工作当中逐渐积累经验，这极大限制档案管理工作的效用性[2]。

2.4 相关规章制度不完善

在数字化时代背景下，档案信息化管理逐渐成为未来图书档案管理的必然趋势。但在实际档案管理过程中，有些的图书馆已经意识到档案管理数字化的重要性，并且按照相关规定实施档案管理信息化，但由于图书馆数字化档案管理的相关规则制度还未完善，档案管理人员整体专业素质较低，部分图书馆对于档案管理信息化也没有指定相应的规章制度，造成档案管理人员懒散，档案管理工作流于表面，极大地限制了档案数字管理工作的进程。在实施大数据管理之前，图书馆的档案管理工作都是以传统模式为基础，因此图书馆要积极调整图书馆档案管理规则制度。但在档案管理实际工作当中，很多图书馆还在采用传统的规范和管理制度，给图书馆档案管理效率造成巨大的影响[3]。

3 大数据背景下图书馆档案管理的有效策略

3.1 原生数字化档案自动归档途径

随着数字化技术不断普及到业务信息系统，会产生大量数字化档案，这些档案本身就是具有数字化，又被称为原生数字化档案，通过加强业务信息系统和档案管理系统融合，能够提高原生数字化档案自动归档效率[4]。从我国目前原生数字化档案接口情况来看，可以分为以下三种方式：第一，通过服务应用程序实现接口，这种方式主要是由读取和推送两方面组成；第二，数字化档案管理系统，能够直接读取业务系统当中的信息数据或者读取中间交换文件；第三，通过数据管理系统功能，直接完成数据库当中的数据转化，这种方式又由触发器和存储过程两方面组成。第一种接口方式具有安全性高的优点，但在进行原有系统接口开发和设计时，会大幅度提高原有系统的工作量[5]。第二种方式能够由一个人独立完成，如和其他各个信息系统的接口设计，不足之处就是不仅要对信息系统进行详细分析，还要对数据安全性进行检测，从而确保数据的安全性。第三种方式具有较高的效率，能够直接完善档案文件自动生成，但会对原有信息数据造成严重影响，需要通过空闲时间来具体实施。具体采用哪种方式完成自动归档，这需要图书馆根据业务信息不用进行分析，如果图书馆的信息化水平较高，能够对不同信息系统完善掌握，就可以采用第三种、第三种接口方式，完成起亚信息系统和档案管理系统结构。如果图书馆已经具备数字化档案管理，就可以采用第一种方式，构建档案管理系统和后建业务系统之间的应用服务接口[6]。

3.2 财务档案数字化报表数据结构化

财务报表作为图书馆财务档案管理当中重要环节，传统的数字化方式主要是采用识别软件对财务报表进行分析，在对其中的数字和文字进行识别，但这样会丧失数字和表头之间的结构关系，从而导致财务报表数据在结构化统计和查询时，无法获得科学的统计和查询结果。为了提高数字化财务档案报表数据的准确性，要加强对分散报表数据结构的还原，换句话来说，就是还原报表数据当中的原始关系。目前大部分图书馆都是采用人工后期效验的方式，这种方式效率极其低下，很容易出现差错，为了将这种因素降到最低，图书馆可以采用双层图文结构来解决这一问题。双层图文结构是在识别数据上面覆盖一层原始扫描图片，从而确保管理人员能够准确找到原始财务报表。但这种方式还无法解决结构化精准统计和查询问题。为了彻底解决财务档案报表数据结构问题，首先要对扫描识别系统原理进行分析，采用报表数据几何位置自动匹配和财务报表数据词典两种方式，重新恢复财务报表数据结构化信息。

4 总结

综上所述，在数字化时代背景下，网络数据和信息技术得到巨大创新，档案作为人们生活当中存在价值最高的原始数据，档案数字管理、保存、收集受到很多行业的认可，档案数字管理工作主要是以建设档案共享数据库为基础，从而开发出符合功能要求的综合档案管理系统，制定统一标准规范，让各方面档案馆作为档案信息资源的主要渠道，从而实现对数字档案信息资源网络管理和多渠道提供档案信息资源利用等。档案数字管理系统主要是由档案信息系统管理、海量数据存储、档案数据快速采集、档案信息共享、数字档案信息安全保护几个部分组成。