信息化背景下医院档案管理的存在现状与对策

邹晓春

（汉川市人民医院，湖北 汉川 431600）

在信息化时代，电子信息技术已经渗透到了各行各业的各个领域，众多岗位以信息化建设的加强实现了更进一步的发展，信息化建设已经成为医院发展的必要前提，医院档案管理也正步入信息化时代。档案管理信息化建设也已成为医院在现今时代立足发展的重要建设环节。医院是提供医疗服务的重要场所，关系到公众的生命健康安全与社会发展秩序，而其档案管理机制则与医院的日常工作运行有着重要联系。

1 信息化建设对医院档案管理的现实意义

1）有利于医院档案资源开发利用。医院作为提供医疗服务的场所，其档案内容更具科学性和客观性，因此对档案资源整合利用的严谨度要求也会更高。医务人员日常工作需要查阅许多资料，根据病患一直以来的身体情况和病情变化来制定相应的治疗方案，确保治疗方案详细考虑到了病情病理等各个方面的细节问题，保障医患的健康安全。因此，医院档案管理必须重视资源整合开发，通过信息化建设实现高效便捷的资料查阅，提高档案资源的应用程度，降低管理成本的同时提升档案资源管理的工作效率，做到更快更好的资源共享。2）有利于保护医院档案珍贵原件。医院档案管理具有一定的特殊性，比起一般的企业单位，医院档案中具有大量精密尖端设备的文字、图片档案，还有众多医学史料病历等内容，其原件具有较高的保护价值，因此原件整理和保护也十分严格。通过档案管理信息化建设，可以将珍贵档案扫描、录入电子信息库当中，以电子档案的使用减少原件的使用，避免人员传阅导致的破损和丢失，在提高医院档案管理工作效率的同时实现了对珍贵档案原件的妥善保护。3）有利于医院档案管理水平与社会发展相适应。互联网时代加快了网络信息化建设，极大提高了各个领域的生产管理效率，也进一步加快了各行各业的发展步伐，当今时代已经进入快节奏的发展时代。医院要想跟上时代发展的脚步，也应当加快信息化建设，通过工作效率的提升更好地适应现代社会发展。而要确保医院在现代社会中的发展效率，档案管理工作的效率也需要快速提升。因此医院必须重视档案工作的信息化建设，通过电子信息技术的广泛应用做好现代化档案的整合、储存和检索使用，并保证档案管理的质量和资源信息准确性。

2 信息化时代医院档案管理中存在的状况

1）忽略法律规章的有效保障。《中华人民共和国档案法》是国家为规范档案管理、提升档案管理效率质量所提供的法律保障，然而医院管理人员以及相关部门通常忽略了档案管理的相关法律法规问题，很多档案工作人员在进行工作时也缺乏法律意识。有关部门在对医院进行考核时通常没有将档案管理的规范化建设列入考目目标当中，而医院管理人员对法律规章忽视的主要体现在于，不重视专业化的档案工作管理，忽略了档案内容的规范化、档案管理的制度化和档案工作人员的法律意识。档案工作人员实际工作中也经常忽略档案管理的相关法律规定，甚至一些工作人员将档案丢失、泄露当成单纯的业务工作失误，没有意识到其中所蕴含的法律问题，导致档案管理制度的警示、约束效果不足，工作人员放松管理、档案借阅人员损毁遗失档案的事件频频发生。2）缺乏完善的档案管理制度。缺乏完善的档案管理制度在横向上看困扰着各个行业领域，从纵向上看这又是一个在传统型档案管理模式和信息化档案管理模式中都始终存在的问题。在医院信息化档案管理建设过程中，缺乏统一的执行标准和规范的管理制度导致档案工作在档案管理和人员管理方面都表现出一定的问题。首先，医院档案管理缺乏规范的档案信息收集整合制度，对储存、借阅等的管理也很不完善，导致档案管理的工作环节存在很多漏洞。其次，医院档案工作人员的职权划分不明确，工作监督和奖惩制度也不健全，导致工作人员缺乏主动性、积极性和责任感。3）档案管理信息化建设不足。现今时代档案管理信息化建设已经成为档案事业发展的必然趋势，但是仍然有一些医院秉持着传统的档案管理观念，既不更新档案管理的工作理念，也不制定符合时代发展规律的档案管理制度，对档案工作的资金投入和人员素养都不够重视，并且不愿意将先进的计算机设备等划归档案部门使用，导致医院档案管理信息化建设进度缓慢。在这种情况下，医院档案工作人员依然采取人工收集、手动整理、实体存储等传统方式，工作量大，工作内容繁琐，而且工作效率低下。同时，传统档案管理也面临着保管占地、查找不便等情况，往往需要额外耗费人力物力和时间精力，不能适应医院的发展需求。4）档案的安全管理程度不足。医院档案管理的安全程度不足，主要与法律意识、制度完善、管理能力这几方面的因素有关。相关人员缺乏法律意识，就会导致医院领导、档案工作人员和档案需求者等都对档案工作的规范化、制度化不够重视，一些管理人员私自调整、外借医院档案，并且对已经借出的档案不进行及时的盘点回收，导致档案信息的真实可靠性等都受到了影响。个别借阅使用者对档案保管不用心，造成档案损毁、丢失或者信息外泄。而档案管理中出现上述现象，除了因为相关人员法律意识不足以外，不健全的管理制度和工作人员工作能力的缺失也都助长了档案安全危机。5）档案工作者素养有待提升。医院档案管理的信息化建设，最终离不开档案工作者的实际努力，如果档案工作人员素养有所缺失，那么就会从多个方面导致档案工作的疏漏。在信息化建设的进程中，医院档案工作人员的素养要求逐渐提升。对于现代档案管理而言，档案工作者不仅需要专业的档案工作处理能力，还需要一定的网络信息技术，以便操作电子档案系统软件。同时，档案工作人员需要对档案的网络安全和硬件设施等都有一定的维护能力，或者由医院配备专业的维修维护人员，以此保障医院档案安全。医院档案管理队伍的建设，既需要加强传统档案管理的基础技能考核培训，又需要提升档案队伍的信息化程度，只有这样才能充分保证档案工作者的综合素养符合医院建设和时代发展的需要，能够担负起新时期的档案管理工作。

3 信息化背景下医院档案管理的策略革新

医院档案管理所面临的相关问题，与观念意识、机制制度和人员素养等诸多因素有着直接关联，而在现今时代中，其最大的问题始终是与高速发展的信息化社会相适应的问题。随着信息化时代的到来，医院档案管理策略革新不仅要改变档案管理工作一直以来存在的弊病，还要充分立足于时代发展，加快信息化建设。

1）寻求法律政策保障。在信息化背景下，要想强化医院档案管理机制，应当寻求法律政策保障。法律法规和政策始终是相关领域的重要保障，医院要切实维护档案信息的安全，确保管理信息和病患信息等不会外泄，应当充分利用有关法律政策，以明文规定为医院档案管理工作开展的依据，并积极获取相关政策与资金支持，实现档案管理从设施到人员的全面升级。在医院寻求法律政策支持的同时，有关部门也应当加强立法执法，从医院档案管理的实际情况出发，针对社会发展的客观形势完善各项条纹规章，以完备的法律实现档案管理相关工作的有法可依、有法必依，由此推动档案管理事业的发展建设，并进一步促进医院档案管理与医疗工作在当前社会中的顺利发展。2）完善档案管理制度。在信息化背景下，要想强化医院档案管理机制，应当完善档案管理制度。健全完善的档案管理制度是医院档案工作开展的基础保障，而档案工作的有序与否又与医院的医疗服务开展和其他行政管理工作都有着重要关联，因此医院管理者和相关工作人员必须根据医院档案工作的实际情况制定合理的管理规章，以此规范档案工作人员的工作行为，维持档案管理工作的高效运转。首先，应当明确医院档案收集整理、归档储存以及调动使用等各个环节的流程规定，降低管理难度，提升工作效率；其次，应当对档案工作人员的工作范围与相关职责进行划分，通过明确的职责划分确保相关人员的工作履行。3）推行信息化的管理。在信息化背景下，要想强化医院档案管理机制，应当推行信息化的管理。首先，加大资金和技术投入，为档案管理的信息化建设提供完善的物质保障，实现档案管理基础设施和人员素养的全面优化升级。其次，借助计算机设备建立起电子档案库，减少不必要的实体纸质档案，并以此简化档案工作的流程、降低档案信息整合处理的难度，提升档案工作的效率和质量。第三，做好信息化电子档案管理模式的宣传与培训，转变各阶层管理人员以及档案工作者的思想观念，强化档案工作人员的工作素养，让档案管理的电子化办公模式得到各个部门的参与和配合，让信息化的档案管理制度真正实行于医院档案管理工作当中。4）重视档案安全管理。在信息化背景下，要想强化医院档案管理机制，应当重视档案安全管理。医院共组所形成的档案主要包括：药品、器械和设备等的购进、存储和使用记录；病患检查、方案形成、治疗、复查、药物器材使用和主治医生等的相关记录。这些记录与医院的内部管理和病患隐私有着直接联系，如果损毁就会干扰医院管理和医疗服务工作的正常进展，一旦泄露出去也可能对医院、医生和患者造成不利影响。传统档案管理虽然在储存管理方面也存在一些问题，但只要做好人员登记和日常检查，基本可以保证档案不会损毁丢失，但在信息化时代，各种网络技术防不胜防。因此档案管理人员不仅要注意保护实体档案的安全，还要保护电子档案的安全，这就需要医院方面加强对信息技术方面的投入，以专业的网络维护和具有专业素养的工作人员来保护档案信息安全。5）提高工作人员素养。在信息化背景下，要想强化医院档案管理机制，应当提高工作人员素养。档案工作人员不仅需要细心、耐心的品质和较高的保密意识、责任意识，还需要具备专门的档案信息管理知识，在信息化时代，更需要学习计算机网络的相关知识，灵活操作电子档案管理的软件系统，并具备一定的信息安全维护能力。因此，医院一方面要对已有的档案工作人员进行专业素养培训，强化其基础素养和专业能力，并以合理的奖惩激励机制督促工作人员自我管理、自我提升；另一方面，医院应当加强与高校的合作，吸纳经过系统学习的优秀毕业生，通过科学的考核机制筛选具备较高素养的人员，并以合理的岗前培训推动新手工作人员融入岗位，通过良好的福利待遇吸引高素质人才，为档案管理队伍补充新鲜血液。

4 总结

档案管理的信息化建设对医院工作运行有着积极意义，是社会医疗事业发展的重要支撑。在信息化背景下，各行各业的档案管理都面临着极大的挑战，医院档案管理工作的难度也进一步提升。同时，网络信息技术的发展也为档案事业的进步提供了便利条件，让档案工作愈发朝着高质量高效率的方向发展。总而言之，医院档案管理必须加快信息化建设的步伐，实现与时代发展的紧密结合，让档案管理的职能在新时期得到充分发挥，并对医院的工作开展形成良好的推动力。医院及其管理者也应当对档案管理工作重视起来，以信息化的档案工作机制建设提升医院内部档案管理的质量，继而提高医疗服务水平。