试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新

简远征

（中共龙岩市永定区委总值班室，福建 龙岩 364110）

文书在事业单位中，是一项非常重要的办公依据，其对该单位的整体发展、业务进程等各类信息皆有记载，更属于档案管理工作中不可分割的一部分。事业单位的工作质量及其对社会所带来的影响皆离不开文书档案的记录。由此可得，要真正开展此项工作，其过程是较为繁杂的。然而，不少相关人员在对传统的文书档案进行管理时，其管理过程皆具有或大或小的问题，例如，管理效率不够高，管理程序不够简化以及文档不易保存等等。而此类问题的产生，皆背离了当前社会环境下对工作的高效需求。对此，在文书档案管理工作中，有效的引入计算机与信息技术，便能在一定程度上，使文书档案管理工作得到优质的提升。

1 办公室文书管理工作信息化的重要性

1）文书档案管理工作的重要性。文书档案对于事业单位而言，是记录其自身发展的一项重要载体，更是其对管理工作进行完善的重要材料，以及在需要时，供有关部门进行查阅的重要凭据。此外，这类资料与档案也可在国家开展相应经济文化活动时，为其提供相关数据，也能为国家历史的保存提供一份力量。除上述外，机关事业单位文书档案中所反映的资料，也有效的记载了其业务发展的具体进程、资源利用、资金用量等一系列材料。而此，也能为社会带来具有利用价值的相关信息[1]。

2）发展办公室文书管理工作信息化的重要性。信息技术的飞速发展，无疑对社会工作的开展起到了巨大的推动作用。其能有效提高不同行业工作的效率进程，更能有效加快工作制度的有效改革，从而使得不少行业的发展规模愈来愈大。事业单位在进行文书档案管理工作时，可以在其中有效的引入相关的信息技术。如此一来，档案管理者在对档案进行搜集、归纳与整理时，其效率便会更高。而相关人员在对档案进行查阅与使用时，也能更加方便与快速。而信息化系统的加持，更能拓展档案在线浏览业务，从而为使用者带来更大的便利。各单位不同部门人员在进行信息交流时，可以有效利用云储存技术，从而令文书档案的安全性能够得到更高的保障。而云储存技术，也能同时为外派人员进行信息的传递与分享，从而使档案在使用过程中，更加方便、快捷[2]。

2 办公室文书档案管理出现的问题

1）信息化技术认识程度不高。信息技术的使用，从整体社会发展而言，虽有所普及，但还未达到全覆盖的局面。尤其对于年龄较大的文书档案管理工作者，其接受新事物能力则要更弱。因此，此类工作者在信息技术应用方面，还较为陌生，也不能对此项新技术有更深的了解。此种现象也导致了，年纪较大的工作者们无法真正明白信息技术对于档案管理工作所带来的推动作用。如此一来，其自身发展便会受到一定的限制，从而也致使了办公室文书档案信息化无法在事业单位得到真正的发展。

2）工作人员相应技术不够熟练。不少档案管理工作人员未经过系统的技术培训，因而致使了不少档案管理工作者没有一定的信息技术能力。虽大部分原因皆是由于其年纪过长，或是对信息技术了解不够，因而不愿花费时间去学习新技术所导致。但归根其本质，则是未有足够的自主学习能力以及对相应信息技术了解与掌握的能力。此外，事业单位也未设置有关的学习课程以供工作者学习。如此，也就致使了，档案管理工作无法真正与信息化建设相以融合。

3）电子文书档案安全得不到保障。办公室文书档案管理一直未能全面实现与信息化技术合为一体，因此，其数字文书档案的安全系统也未能真正得到保障。此种现象，也导致了档案管理系统所处环境危险，非常容易致使部分信息遗失或被破坏，从而令档案信息未能趋于完整。对此，管理人员只能采取保密安全登记措施来降低档案信息被泄露的可能性。而此方法，也在一定程度上令档案共享变得极为不便，从而引发了档案资料利用率被降低等弊端。

4）管理工作不够完善。从现存状况来看，办公室档案管理工作依然存在着较多的问题，而此类问题也不能全面归置于办公室工作的不完善。时代在飞速发展，职能部门在紧跟社会发展过程中，其革新管理技术上也需要一定的过渡。但部分办公室管理工作者在对于档案管理工作的态度上，皆认为办公室文书档案管理工作体系颇为完善，不用再做其他的改变。而此种态度，则导致了不少档案管理工作者在实际工作中皆遵循旧例，一板一眼。而此现象也致使了办公室设备更新速度缓慢，无法真正引入新型信息技术理念对档案管理工作进行切实发展。

3 完善发展办公室文书档案管理途径

1）提供文书管理信息化认识。社会发展离不开信息化对其本身所产生的推动力。而信息化也逐渐影响了社会生产力的发展与进步。其也是令办公室文书档案管理工作效率大增及其安全性能得到保障的一项重要技术方式。对此，档案管理人员则应对自身技术认知进行提升，更要对信息化的建设投入一定的人力、物力与资金。如此一来，档案管理工作才能真正实现信息化与数字化。

2）加强办公室人员职能培训。在文书档案管理工作中，管理人员即为其工作中的核心。由此可得，管理人员技术水平优良与否，则直接影响了档案管理系统的整体发展。要想令档案管理信息化建设能够真正得到发展，相关人员则应对档案管理工作者的专业水平进行严格把关，令其理论水平及技术水平皆能得到相应的保障。如此，信息化技术才能真正渗入到档案管理工作中，才能有效协助档案信息的整理与采集，从而对档案信息管理系统进行熟练的应用，使档案资料能够信息化，令其能够真正实现信息存档与归类的高度准确。

3）创新办公室文书档案保障工作。办公室文书档案管理除了方便相应人员查找外，也更是为了令单位信息安全得到一定的保障。对此，档案管理人员在对档案进行管理时，应侧重开展文书档案的安全保障工作。针对此项工作，事业单位则可根据自身条件引入安全有效的安保系统，而安保系统也不仅只为了侧重管理层面的创新，而是基于在整个办公室文书档案管理工作中，将其全面管理职能发挥到最大所设立。此外，除了安保系统的设立，相应人员也应针对文件档案设置一定的储存系统，令档案信息能够顺利进入档案资料库。如此一来，档案资料的安全性与完整性便能得到相应的保障，此外，档案信息的保密系统与查询系统也能得到切实的构建，档案信息的查询功能也能变得更加的方便、快捷。

4）改善办公室文书档案管理方式。档案管理人员在进行档案管理工作时，无疑会出现部分资料登记不完整等情形。而此类情况，则对办公室文书档案的安全造成了一定的威胁，也不能令办公室的职能得到真正地发挥。对此，办公室文书档案在管理过程中，应对其管理方式进行一定的转变。首先，文书档案的管理应切实明确到各个负责人。总体而言，办公室人员在进行文书接收后，应对文书档案的整体收发流程进行准确的掌握与了解。更要对文书档案的安全负起相应的责任。此外，相关管理人员在办公室中也应建立系统的分工体系，令办公室人员能够在工作中明确自身职责。而此方式，则能在一定程度上减少办公室文书档案管理出现问题的频率，也能有效促进办公室文书档案管理工作正确迈入科学规范之路。

5）建立办公室文书档案检索系统。检索系统能够对档案资料的管理进行有效的安全保障，也能令档案资料的查询和归档更加方便。文档检索系统总体可区分为重要文档与普通文档两类。普通文档在设立检索系统时，可仅建立关键人名称、文档名称以及时间等基本条目。相应人员在需查询与使用时，仅需找到系统所显示的编码，便能够有效的查询到自己所需使用的资料档案。而重要文档检索系统的设立，其除了需要建立纸质文档备份以外，还需对电子文件进行备份与建立。由此可得，文书档案检索系统的设立，能够有效地对文书档案管理工作的查询与使用功能进行整体覆盖，从而大大节省了使用人的时间，也同时方便了管理人员的工作。

6）定期清理过期文档。在办公室文档中，并不是所有资料文档都有用处，其中也包含着一些过期无效的档案资料。这些无效文档在刚产生时仅在短时间内有效，而一旦超过期限，其便变成了一张废纸，毫无用处。而若一直将无用文档进行保存，则无疑是在一定程度上浪费办公用品资源。此外，若过期文档与未过期文档进行了混淆，那么文档使用者在对文档进行查询与借阅时便会受到一定的阻碍。对此，管理人员应定期对办公室已经过期文档进行及时清理，如此一来，才能有效提高办公室文档管理工作的效率。而被清理的过期文档，若为纸质，相应人员则可将其作为环保纸妥善利用。若为普通电子文档，管理人员则可据其内容对其进行直接删除或是直接压缩到电子储存设备中，并对贮存空间进行清空，从而为新的有效电子文档腾出空间。对于相对重要的文档，虽其价值期限等皆较高较长。但仍不排除其会出现过期失效的情形。若一直对重要的已经失效的文档进行循环保存，则不排除，其会产生一定的潜在风险。对此，将失效过期的重要文档进行定期清理，能够有效确保文档的安全性。

7）建立监督抽查制度。办公室文档管理工作从表面来看，仅为普通的行政工作内容，但其却对事业单位工作发展有着重要的影响。对此，管理人员应对档案管理工作给予高度的重视。并应根据具体情况来设置相应的监督与抽查制度。相应人员在进行监督与抽查工作时也可视文档的重要程度进行分类管理。对于普通文档，管理人员可对其采取不定期抽查方式，并可结合其他有关工作同时进行。如档案使用者在对档案进行查阅时，管理人员则可在借阅文档时，同时对档案保管工作进行检查。若是重要文档，管理人员则要对其进行定期抽查监督，制定以月或季为一个周期的抽查时段。并据最后抽查的结果来对管理人员进行绩效考核，从而推动档案管理工作的开展。

4 结束语

综上所述，在如今科技不断发展的社会之中。办公室文书档案管理工作内容也不再仅为过去单一的分类汇总。信息化社会对文书档案管理工作的要求越来越高。办公室要想在短时间内全面适应信息社会的要求，显然是有一定的困难。但管理工作者只要能够抓住办公室档案管理工作在实现信息化中所出现的种种问题，并制定合适的方式对其问题进行解决，那么办公室档案管理工作依然能够得到巨大的发展与进步。